– Co się w ostatnich latach zmieniło w systemach IT wspierających pracę działów HR?

– Zaszła w nich prawdziwa rewolucja. Kiedyś systemy tego typu wspierały jedynie obsługę kadr i płac, co leżało raczej w kompetencjach działów administracyjnych i księgowości, skupiających się na formalnej obsłudze pracowników. Systemy te miały niewiele wspólnego z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Od tego czasu w dużym stopniu zmieniło się podejście do obszaru HR, ponieważ operacyjne zarządzanie zasobami ludzkimi zostało oddane w ręce managerów i bezpośrednich przełożonych. Działom HR wyznaczono nową funkcję – partnera biznesowego, kształtującego politykę pozyskiwania i rozwoju talentów oraz budującego programy angażowania i utrzymywania pracowników. Te trendy musiały znaleźć odzwierciedlenie w systemach HR, które obecnie wyglądają zupełnie inaczej niż 15-20 lat temu.

– Czy także w waszych systemach?

– Nasz najbardziej zaawansowany system TETA HR jest od dwóch lat zintegrowany z platformą do samoobsługi pracowniczej TETA Web, poprzez którą nie tylko kierownicy, ale także szeregowi pracownicy mogą samodzielnie załatwić wiele spraw związanych z HR. Ma to istotny wpływ na oszczędność czasu i zasobów, ale przede wszystkim na zwiększenie zaangażowania pracowników w funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Pracownicy, za pomocą TETA Web samodzielne wystawiają wnioski urlopowe, ale także zgłaszają zapotrzebowania na szkolenie. Po zakończeniu szkolenia każdy uczestnik ma możliwość wypełnienie ankiety, na ile to szkolenie spełniło ich oczekiwania. Tym samym mają oni większy, niż kiedykolwiek wcześniej, wpływ na kształtowanie własnego rozwoju, a co z tym idzie wpływ na politykę kadrową firmy.

Więcej możliwości mają kierownicy liniowi lub managerowie, którzy z poziomu platformy mogą np. zainicjować proces rekrutacji, poprzez złożenie wniosku o rekrutację. To bardzo ważne, bo o tym czy potrzebny jest nowy pracownik w zespole i jakie ma mieć kompetencje, wiedzą najlepiej właśnie oni, a nie dział HR.

– Czym wasz system różni się od rozwiązań dostawców zachodnich?

– Naszą silną stroną jest dostosowanie go do potrzeb polskiego rynku. Na bieżąco reagujemy na wszelkie zmiany w regulacjach, które u nas zdarzają się znacznie częściej niż w krajach wysoko rozwiniętych, jak nowości w zestawieniach GUS, zmiany w podatkach, czy w komunikacji z ZUS. Przykładowo w tym roku na firmy nałożono obowiązek wysyłania PIT-ów drogą elektroniczną i nasz system został do tego dostosowany tak aby firmy mogły złożyć deklaracje w odpowiednim terminie.

Bardzo ważne jest przy tym to, że nasz system jest zintegrowany tzn. że raz wprowadzone dane o pracowniku nie muszą być wprowadzane po raz drugi. Systemy firm zachodnich często wymieniają dane chcąc połączyć funkcjonalności „twardego HR” z „miękkim HR”. W naszym systemie nie ma granicy między procesami miękkimi i twardymi, procesy są ze sobą połączone np. rekrutacja jest zakończona zatrudnieniem wyłonionego kandydata, a wynik oceny pracownika stanowi podstawę naliczenia.

– System TETA HR i platforma TETA Web to jednak rozwiązanie raczej dla większych firm?

– Tak, bo „miękkim” HR-em są głównie zainteresowane średnie i duże firmy i właśnie w tę stronę poszło nasze rozwiązanie. Same działy HR są obecnie mniejsze niż kiedyś, stąd pomysł, żeby je odciążyć udostępniając pracownikom i managerom platformę do samoobsługi pracowniczej TETA Web.

– Unit4 w ramach nowej strategii stawia na koncepcję SMAC. Co przez to należy rozumieć i czy system TETA HR jest z nią zgodny?

– Chodzi tu o to, aby wszystkie rozwiązania oferowane przez Unit4 były wyposażone w elementy Social, Mobile, Analytic i Cloud. Produkt TETA HR je posiada. Pracownicy mają bezpośredni kontakt z działem HR poprzez platformę webową (Social), dostęp do systemu jest możliwy ze smartfonów (Mobile), jest on wyposażony w narzędzia analityczne oraz rozwiązania BI umożliwiające managerom różnego szczebla przeprowadzanie wielowymiarowych analiz (Analytic), oferujemy również dostęp do niego w modelu SaaS (Software-as-a-Service) – czyli system dostępny w chmurze (Cloud).

– Jak duże jest zainteresowanie „miękkim” HR?

– Zainteresowanie rośnie w szybkim tempie. W ramach tego obszaru oferujemy narzędzia do pozyskiwania i rozwoju talentów – od rekrutacji i  planowania rozwoju zawodowego, po szkolenia, ocenę pracowniczą i testy wiedzy.

W ramach platformy TETA Web oferujemy też moduł do zarządzania przez cele – narzędzia znanego na świecie od lat 60. poprzedniego wieku, ale w Polsce rzadko stosowanego, które pozwala powiązać poszczególne działania pracowników ze strategią firmy. Powodzenie przedsięwzięcia zależy oczywiście przede wszystkim od tego, na ile poprawnie zostały zdefiniowane cele, ale zautomatyzowanie procesu na platformie TETA Web istotnie ułatwia nadzór nad nim.

– A motywowanie pracowników?

– To także wspiera TETA Web. Weźmy najpopularniejsze motywatory finansowe, czyli premie. W systemie istnieje możliwość zbudowania arkuszy premiowych bazujących na wynikach jakościowych i ilościowych. Dane do arkuszy można pobierać z systemów, obsługujących bezpośrednią działalność (np. sprzedaż) i na ich podstawie wyliczać premie, chociaż umożliwiamy również wprowadzanie kwot uznaniowo. Przejrzystość metod premiowania, które gwarantuje system, wpływa mobilizująco na pracowników. Warto zwrócić uwagę na motywatory socjalne, które przez pewien czas były w zapomnieniu, a obecnie wzrasta zainteresowanie nimi. Nasz system także je wspiera.

– Na ile system jest elastyczny?

– Jest łatwy w obsłudze i szybki we wdrożeniu, a jego poszczególne elementy można uruchamiać etapami. Można go też dostosować do swoich potrzeb dzięki trybowi projektowania np. zmieniać formularze, ukrywać lub dodawać pola, można również tworzyć własne raporty. W ostatniej wersji programu jest dostępny edytor dokumentów, za pomocą którego działy kadrowe mogą w prosty sposób tworzyć dokumenty seryjne, np. zaświadczenia o zatrudnieniu ze swoim logo i czcionką. Za pomocą narzędzia TETA Orbita można do systemu dopisywać własne funkcjonalności, ale wymaga to już umiejętności programistycznych. Oferujemy szkolenia z tego zakresu, ale jeśli jakaś firma nie zatrudnia programistów, zawsze może zamówić u nas usługę związaną z rozwojem aplikacji.

– Plany na przyszłość?

– Właśnie rozszerzyliśmy system o funkcjonalności przydatne firmom o rozproszonej strukturze, a w szczególności sieciom placówek usługowych i sklepów. 17 lipca miał premierę moduł Planowanie pracy w sieciach placówek, który ułatwia optymalne wykorzystanie zasobów ludzkich, w stosunku do potrzeb placówki. Efektywne zarządzanie czasem pracowników i przydzielanie zadań osobom o odpowiednich predyspozycjach, stanowi duże wyzwanie dla naszych klientów. Nasz nowy moduł ułatwia „dopasowanie” pracownika do zadania i jednocześnie kontroluje harmonogramy w stosunku do wymogów prawa pracy.

Dużą wagę przywiązujemy też do rozwoju koncepcji SMAC, a szczególnie do strony socjalnej, która jest niezwykle ważna, gdy w krótkim czasie zatrudnia się wielu pracowników. My sami właśnie to odczuwamy, w związku z powierzeniem polskiemu oddziałowi stworzenia korporacyjnego działu R&D oraz działu wsparcia Klientów musimy przyjąć ok. 700 osób w ciągu roku. Firm z tego typu potrzebami na polskim rynku jest więcej, planujemy udostępnić im moduł „Witaj na pokładzie”, który pozwoli nowym pracownikom szybko zaadaptować się w organizacji. Z doświadczeń naszych Klientów i własnych, wiemy, że jest to ogromne wyzwanie.

– Co jeszcze daje współpraca z wami?

– Generalna wiedza wśród firm o tym, co się dzieje w segmencie HR jest raczej rozproszona i to właśnie nam udaje się ją zebrać razem implementując potem w naszych produktach. A doświadczenia wyniesione z wdrożeń w różnych firmach pozwalają wyselekcjonować potrzeby klientów, które się powtarzają i włączyć do standardowej wersji systemu. Błędy przy wprowadzaniu danych, czasochłonność ręcznie wykonywanych prac, ograniczenie możliwości raportowania, to tylko niektóre z wyzwań przed jakimi stają działy HR. Ale dzięki użytkowaniu naszego systemów HR można się z nimi uporać.