Monika Sacewicz, prezes i Iwona Wierzgała, wiceprezes ApexNet sp. z o.o. opowiadają o 23 latach swojej firmy, kamieniach milowych na drodze rozwoju biznesu i o tym, jak radzić sobie w trudnych chwilach

Na czym polega specyfika działalności spółki, którą panie kierują?

Monika Sacewicz: Zajmujemy się szkoleniami w dziedzinie zamówień publicznych, ale też kadr, płac, funduszy unijnych, inwestycji budowlanych i BHP. Przede wszystkim uczymy urzędników, jak zgodnie z prawem wydawać państwowe pieniądze. Pokazujemy im, jak prawidłowo przeprowadzić cały proces postępowania przetargowego, jak przygotować dokumentację i jak ją rozliczyć. Współpracujemy też z klientami, którzy są aktywni na rynku zamówień publicznych, ucząc ich, jak dobrze przygotować oferty, a potem, jak w procesie realizacji zamówienia podchodzić do umów i warunków kontraktów. Słowem – szkolimy obie strony, pomagając im unikać błędów. Zajmujemy się tym już od 23 lat. Wypracowałyśmy pozycję lidera w naszej branży, a z wieloma klientami współpracujemy przez wiele lat.

Założyły panie firmę zaraz po studiach?

Iwona Wierzgała: Po studiach obie niezwłocznie wkroczyły w świat pracy, zyskując cenne doświadczenie w firmach prywatnych, głównie w obszarze szkoleniowym i programistycznym. Nasza przedsiębiorcza przygoda rozpoczęła się od skromnego pokoju, gdzie we dwie odmalowałyśmy meble z recyklingu. To były początki pełne wyzwań, ale dziś z dumą możemy powiedzieć, że nasza firma rozrosła się do zespołu 25 osób zajmujących się sprzedażą, marketingiem i przygotowywaniem szkoleń.

Nie jesteśmy jednak tylko pracodawcami; jesteśmy także współpracownikami dla grupy kilkudziesięciu doświadczonych trenerów specjalizujących się m.in. w zamówieniach publicznych. Część z nich to nasi partnerzy od ponad dwóch dekad, co świadczy o trwałych relacjach, jakie udało się nam zbudować.

Nie sposób nie zapytać, jak to się zaczęło?

MS: Jeszcze przed ukończeniu zarządzania i marketingu w SGH podjęłam pracę w Instytucie Studiów Podatkowych Modzelewski i Wspólnicy, a następnie w firmie informatycznej sprzedającej systemy ERP, dzięki czemu poznałam wiążące się z tym zagadnienia zarówno edukacyjne, jak i technologiczne. To pomogło mi w zrozumieniu nowoczesnego funkcjonowania biznesu w oparciu o technologię, a nie tylko pracę ludzką, co okazało się bardzo przydatne w firmie, którą uruchomiłyśmy z Iwoną. Było to w okresie, gdy internet dopiero się wykluwał. Nasza firma była jednym z pierwszych klientów innowacyjnego mBanku, a żeby wysłać bądź ściągnąć maila, łączyliśmy się przez modem i neostradę.

IW: Nasza historia zaczęła się w firmie Athenasoft, gdzie poznałam Monikę. Moje edukacyjne ścieżki obejmują studia z zarządzania na POU oraz zdobycie tytułu MBA na uczelni Łazarskiego. Początki naszej firmy to było przeszkolenie dwóch klientek w zakresie kosztorysowania przy wykorzystaniu programu, który sprzedawałyśmy i wdrażałyśmy u naszych klientów. To były skromne początki naszej wspólnej drogi do stania się firmą szkoleniową, o czym na samym początku nawet nie myślałyśmy. W tamtym czasie moją specjalizacją było wdrażanie programów do kosztorysowania, czyniących zawód kosztorysanta w pełni funkcjonalnym, a programy, którymi się zajmowałam, miały wspomagać jego pracę. Dzisiaj te programy zdecydowanie zastąpiły tradycyjne podejście, a zawód kosztorysanta stopniowo odchodzi w zapomnienie.

Na potrzeby rozmowy chciałbym się na chwilę wcielić w rolę właściciela firmy, która planuje zdobyć kontrakt na budowę mostu. Co mogłyby mi panie zaproponować?

MS: Po pierwsze, musi już zostać ogłoszony przetarg, żeby nasz ekspert, analizując dokumentację przetargową zamawiającego oraz pańskiej firmy mógł ocenić szanse uzyskania zamówienia. Kolejny etap to przygotowanie dokumentacji. Jest to szczególnie ważne, bo nawet mały błąd może spowodować wykluczenie z postępowania lub odrzucenie oferty.

IW: Warto dodać, że w naszej działalności angażujemy się na dwóch głównych płaszczyznach, dostosowując się do różnych etapów procesu. Pierwszy aspekt to nasza działalność szkoleniowa, która skupia się na przygotowaniu pracowników do profesjonalnego przygotowania ofert przetargowych. Oferujemy szkolenia, które pomagają zrozumieć kluczowe aspekty procesu składania ofert, co może być szczególnie istotne na etapie początkowym. Drugim obszarem naszej działalności jest bezpośrednie wsparcie w procesie przetargowym. Mimo że większe firmy budowlane zazwyczaj posiadają specjalistyczne zespoły zajmujące się przetargami, to czasem mogą potrzebować dodatkowej pomocy. W takich przypadkach oferujemy wsparcie prawne, zwłaszcza w kontekście weryfikacji ofert. Nasze doświadczenie staje się szczególnie cenne w sytuacjach, gdy konieczne jest rozstrzyganie sporów i odwołań, zwłaszcza przed Krajową Izbą Odwoławczą. W takich przypadkach pomoc naszych ekspertów jest wręcz nieoceniona.

Rynek zamówień publicznych jest bardzo rozbudowany.

IW: Rynek zamówień publicznych jest wyjątkowo złożony i obejmuje różnorodne sektory oraz instytucje. Przetargi są regularnie ogłaszane na różnych szczeblach, obejmując administrację rządową czy jednostki samorządowe. Istotą przetargów jest równe traktowanie, konkurencyjność, a także transparentność, zwłaszcza tam, gdzie angażowane są środki publiczne.

Nie można również pominąć roli przetargów w kontekście środków unijnych. Choć nasza firma nie zajmuje się bezpośrednim sporządzaniem wniosków o fundusze z Unii, to nasi eksperci wspierają wiedzą przy efektywnym rozliczaniu tych środków. Wspieramy instytucje i firmy w sprawnym korzystaniu z pozyskanych funduszy unijnych, koncentrując się na etapie ich rozliczeń.

Wróćmy proszę do tematu rozwoju waszej firmy, jakie były kamienie milowe?

MS: Organizując drugie szkolenie, zatrudniłyśmy pierwszego pracownika. Pamiętnego dnia – 11 września 2001 roku – pozyskałyśmy kontakt do trenera, który pracuje z nami do dziś. W 2004 roku zostało istotnie znowelizowane prawo o zamówieniach publicznych. A to oznaczało, że znacząco zwiększyła się liczba zamówień na szkolenia, co z kolei pozwoliło nam uzyskać pozycję lidera. Po wejściu Polski do Unii Europejskiej pojawiło się mnóstwo nowych firm szkoleniowych. Nie chciałyśmy z nimi konkurować, proponując coraz niższe ceny. W 2006 roku zorientowałyśmy się, że dzieje się coś złego. Na naszym szkoleniu w Gdańsku pojawiło się niewiele osób, podczas gdy inna sala w tym samym hotelu była wypełniona po brzegi. Dlaczego? Konkurencyjne szkolenie na ten sam temat, ze względu na unijne finansowanie, było bezpłatne. Zareagowałyśmy nietypowo – nie obniżyłyśmy cen, stawiając na jakość i innowacyjność. Była to ryzykowna decyzja, która przyniosła dobre efekty, choć przez pewien czas nie było nam łatwo. Klienci docenili nasz sposób działania, przede wszystkim to, że zatrudniamy najlepszych ekspertów.

IW: W kontekście rozwoju naszej firmy, ważnym momentem był dzień, który utkwił mi w pamięci. To 11 września 2001 roku, kiedy to udało mi się nawiązać kontakt z trenerami, którzy do dziś są integralną częścią naszego zespołu. Kolejnym istotnym wydarzeniem było zorganizowanie już 10. edycji Dni Otwartych Zamówień Publicznych. To wydarzenia, na które bezpłatnie zapraszaliśmy zainteresowanych z całej Polski. Już przy pierwszej edycji byłyśmy zaskoczone, widząc aż 1,5 tysiąca uczestników. Te dni nie tylko dały nam znaczny punkt zetknięcia z potencjalnymi klientami, ale także stanowiły wyjątkową okazję do zrozumienia rozmiaru specjalistycznego zapotrzebowania w kraju i zidentyfikowania konkretnych problemów branżowych. Warto również podkreślić, że osoby, które uczestniczą w naszych szkoleniach, utrzymują swoje stanowiska niezależnie od zmiany decydentów, co świadczy o trwałych relacjach i zaufaniu, jakie udało się nam zbudować na przestrzeni lat.

Jak firma przetrwała pandemię?

IW: W 2011 roku, poszukując innowacyjnych rozwiązań, zdecydowałyśmy się na zorganizowanie serii szkoleń online. Pomimo udanej realizacji, okazało się, że rynek jeszcze nie był gotowy na tego typu rozwiązanie. Kiedy nadeszła pandemia COVID-19, byłyśmy równie przerażone, jak inni właściciele firm szkoleniowych. Pamiętam dokładnie dzień 11 marca 2021 roku, kiedy to otrzymałyśmy informację, że branża szkoleniowa musi wstrzymać swoją działalność. Następnego dnia mieliśmy zaplanowane 4 szkolenia w różnych miejscach, a rezygnacje zaczęły napływać lawinowo. Stanęło przed nami pytanie: co teraz? W ciągu jednej doby przestawiłyśmy naszą działalność na tryb online, korzystając z doświadczeń zdobytych sprzed 10 lat. Okazało się, że mamy w tym dość elastyczne podejście. W paradoksalny sposób, pandemia wzmocniła naszą firmę.

Spojrzenie na wydarzenia biznesowe przez pryzmat poświęcenia uwagi uczestnikom jest przepisem na sukces – opowiada Kuba Janas, producent konferencji w londyńskim magazynie finansowym Investment & Pensions Europe, i co-founder w ExtraMile, butikowym konsultingu eventowym

Zawodowo tworzysz wydarzenia i projektujesz doświadczenia dla ich uczestników. Dużo pracujesz z ludźmi. Pozwól, że zacznę lekko prowokacyjnie – czy lubisz ludzi?

Przyznam, że zaskoczyłeś mnie tym pytaniem, ale zdecydowanie – tak. Ludzie oraz ich potrzeby muszą być zawsze w centrum uwagi. Na każdym etapie projektowania wydarzenia zadaję sobie pytanie, czy sam skorzystałbym na uczestnictwie w evencie. Takie podejście może wydawać się egoistyczne, ale jest zupełnie odwrotnie. Będąc częścią ekosystemu, biorę udział w wielu wydarzeniach, zarówno jako ich organizator, prowadzący, jak też – najczęściej – uczestnik. To właśnie ta ostatnia rola pozwala mi uzyskać najszerszą perspektywę i wgląd w potrzeby odbiorców.

Bez względu na branżę? Każda ma przecież swoją własną publiczność, a i ich oczekiwania diametralnie się różnią.

To sprawy uniwersalne dla wszystkich branż. Zwyczajowo dzielę każdy projekt na cztery główne obszary: format, agendę, doświadczenie oraz wymianę wiedzy. Dwa pierwsze są o tyle ważne, że to właśnie one zarządzają oczekiwaniami uczestników od samego początku – jeszcze przed rozpoczęciem samego wydarzenia. Pozwalają na oddech między sesjami. Brak przemyślanego formatu, za to z przeładowaną agendą – to prosta droga, aby stworzyć konferencję, gdzie nie ma chwili, by wymienić się pomysłami czy wizytówką. Trzeba bowiem pędzić z jednego wykładu na drugi.

Czy tylko mnie nasuwa się porównanie do szkoły?

Tak, a to mocno wpływa na odbiór. Przecież nie o to chodzi! Wszyscy zdajemy sobie sprawę z tego, jak trudno w pełnym skupieniu wysiedzieć cały dzień na kolejnych prezentacjach. Organizatorzy, często niezamierzenie, stawiają na pasywność uczestników. Zupełnie się zapomina, że podczas wydarzeń sektorowych mamy pod jednym dachem grupę specjalistów, którym w ten sposób zabieramy możliwość rozmowy – lub nakazujemy wybór pomiędzy kolejną prezentacją a okazją do rozmowy z zaproszonymi ekspertami. Zamiast marnować ten potencjał, wykorzystajmy go i ułóżmy agendę tak, by uczestnicy mieli szansę przetrawić przekazaną wiedzę, ale też skonfrontować swoje spojrzenie ze współuczestnikami oraz poznać samych prelegentów.

Jak ten UX i wymiana wiedzy powinny wyglądać w praktyce?

Podczas prowadzenia warsztatów zawsze stawiam na wciągnięcie odbiorców w rozmowę. Dążę do tego, by uczestnicy zapomnieli o mnie i skoncentrowali się na rozmowie, która ostatecznie prowadzi do wymiany wiedzy. Mam wesprzeć ich w osiągnięciu tego celu, nie zastąpić. Moderując panel,kieruję się tą samą zasadą. Pamiętam, że prócz gości na scenie mamy też gościa regularnie pomijanego – mowa o wszystkich ludziach zgromadzonych na sali. Nie chcę, aby byli biernym tłem. Z mojego doświadczenia wynika, że aktywne wykorzystanie ich znajomości tematu, skonfrontowanie ich perspektyw z tymi wyrażanymi przez moich rozmówców oraz bezpośredni kontakt z panelistami przełoży się na kumulatywny wzrost wiedzy, a zarazem obniży barierę wejścia do późniejszej dyskusji w trakcie networkingu.

Unikaliśmy tego słowa, ale musiało ono w końcu paść. Czy według ciebie networkingu można się nauczyć? I jeśli tak, to czy organizatorzy o tym pamiętają?

Cieszę się, że wreszcie padło. Networking to sól każdego eventu, a mimo to rzadko działa tak, jak powinien. To umiejętność, którą jako organizatorzy musimy pielęgnować u uczestników i oferować im jak najlepsze warunki, by mogli podnosić swój skillset. Zapewnienie przestrzeni fizycznej jest istotne; to wiedza powszechna. Ale dopiero przestrzeń mentalna, złapanie tego oddechu, o którym wspominałem wcześniej, realnie przekłada się na nieskrępowaną wymianę myśli. W chwili, gdy nasze wydarzenie przeładujemy treścią, to będzie ono imponująco wyglądać na papierze, ale niekoniecznie w pełni zadowoli uczestników. Zabierzemy im czas, który mogliby inaczej spożytkować. Wrócę do włączania ludzi na sali do dyskusji – robię to zawsze na jak najwcześniejszym etapie, zamiast czekać do ostatnich minut na jedno czy dwa szybkie pytania. Rozmowa to współpraca, a nie wykład ex cathedra.

Z tym, że musi być na to czas

Zarówno czas, jak i zaangażowanie. Zauważyłeś, że aspekt dzielenia się wiedzą często nie działa na konferencjach? Przebodźcowanie i przeładowanie agendy często ma kompletnie odwrotny efekt od zamierzonego. Wiele osób czuje się zniechęconych kolejnym panelem lub prezentacją i wybierają odpisywanie na maile. Inni po prostu omijają sesje, ze stratą dla uczestników, ekspertów, sponsorów i organizatorów. Wcale nie musi tak być. Prowadząc wydarzenie, bardzo zwracam na to uwagę, bo puste sale nikomu nie służą. Są sposoby, żeby pomóc uczestnikom w wyłuskaniu najważniejszych informacji z danej sesji. Często w połowie i pod koniec eventu robię krótkie podsumowanie składające się z najważniejszych tematów, liczb, nieoczywistych faktów. To nie tylko szansa na podkreślenie tego, o czym dyskutowano, ale okazja, by zasugerować temat do dyskusji przy kawie czy winie. Przydaje się także nieco później do przygotowania choćby postu na media społecznościowe dla tych, którzy dotrzeć nie mogli.

Organizatorzy nie są jednak samotną wyspą i wydarzenia zazwyczaj mają kilku wiodących partnerów ze swoimi potrzebami. Jak wiadomo, oczekiwania sponsorów niekoniecznie są tożsame z oczekiwaniami uczestników. Jak więc podejść do tego tematu w sposób satysfakcjonujący dla obydwu stron?

Partner chce pozycjonować się jako ekspert; nie może to jednak być jednoznaczne z prowadzeniem sprzedaży. Układając agendę, definiujemy formułę i charakter poszczególnych jej elementów. To właśnie ten moment jest kluczowy dla osiągnięcia równowagi pomiędzy przekazywaniem treści a stworzeniem przestrzeni do wymiany wiedzy. Chcemy spowodować, aby uczestnik zdobył wiedzę domenową; sprowokować do spojrzenia na tematykę ze świeżej perspektywy, a nie tylko informować o tym, w jaki sposób sponsor lub partner realizuje swoje cele korporacyjne. Jeśli błędnie rozłożymy akcenty, to możemy doprowadzić do sytuacji, w której szereg firm zaprezentuje swoje dokonania uczestnikom, którzy najpewniej i tak już o nich słyszeli. W efekcie może to negatywnie wpłynąć na ogólną ocenę doświadczenia przez uczestników – wyjdą z niego z przeświadczeniem, że wzięli udział w grupowym deja vu. To organizator jest odpowiedzialny za współpracę z partnerami, żeby przekaz z wydarzenia przygotował grunt pod wartościowy networking. Głos uczestników oraz zapewnienie tego, by speakerzy byli dostępni w trakcie mniej formalnych rozmów, również bardzo pomaga.

Czyli networking jest dla ludzi, a nie ludzie dla networkingu?

Jest dokładnie tak, jak mówisz. Gdy spojrzymy na poszczególne części składowe każdego wydarzenia, o których rozmawialiśmy – projektowanie formatu, planowanie agendy, bieżącą oraz otwartą komunikację z partnerami, dbanie o wymianę myśli i opinii podczas eventu, a także inkluzywny hosting – to w ujęciu ogólnym powstaje  zjawisko, które nazywam uczłowieczeniem networkingu. Wysiłek organizatorów jest skupiony na tym, aby wszyscy uczestnicy mieli słuszne poczucie, że wydarzenie jest dla nich, a nie oni dla wydarzenia.

Lepiej zaprojektowana agenda i format, nacisk na doświadczenie oraz wymianę wiedzy – czy te cztery wartości wymyśliłeś sam?

Nie, to raczej efekt doświadczenia, wzlotów i upadków przy współtworzeniu konferencji finansowych, prawniczych i technologicznych. Dla korporacji, domów mediowych i NGOsów  – od Reyjkaviku, przez Londyn, Madryt i Paryż, po Amsterdam, Brukselę i Kopenhagę. Jednocześnie wiara w te elementy stanowi też punkt wyjścia do nowej inicjatywy o nazwie ExtraMile, którą współtworzę z Karoliną i Michałem, moimi przyjaciółmi. Są podobnie myślącymi profesjonalistami równie silnie przekonanymi o konieczności postawienia człowieka w centrum każdego eventu.

Co do czterech wartości – przypomina mi to trochę theory of marginal gains – teorię zaczerpniętą zarówno ze świata finansów, jak i historii przytoczonej w „Atomowych nawykach” autorstwa Jamesa Cleara. Opisuje on decyzję brytyjskiej federacji kolarskiej o koncentrowaniu się na dotychczas ignorowanych obszarach i szukaniu tam mikroskopijnych przewag; jednak w ujęciu łącznym prowadzących do osiągnięcia wcześniej nieosiągalnych wyników i seryjnym wygrywaniu. Z chęcią opowiemy o tym, w jaki sposób przekładamy to na konsulting eventowy oraz konferencje, które tworzymy. Zapraszam na kawę do Trend House lub Cambridge Innovation Center, gdzie regularnie można nas spotkać. Dobre espresso to zawsze świetny pomysł, aby rzucić praktyczne światło na to, co robimy.

rozmawiał Adrian Kondrat, VC in the CEE

ExtraMile

ExtraMile to efekt synergii trójki profesjonalistów z bogatym, międzynarodowym doświadczeniem (od Londynu przez Brukselę po Zagrzeb). Kuba Janas wraz z Karoliną Lewandowską i Michałem Kramarem oferują usługi szytego na miarę konsultingu eventowego – budują formaty, prowadzą hosting wydarzeń, wspierają technicznie partnerów. Stawiają na bezpośredni, ludzki vibe, jednocześnie robiąc rzeczy wartościowe w obszarach takich, jak networking oraz „community building”.

Kuba Janas

Producent konferencji oraz dziennikarz pracujący w londyńskim magazynie finansowym Investment & Pensions Europe. W grudniu 2023 r. wraz z dwójką przyjaciół współzałożył ExtraMile, czyli butikowy konsulting eventowy, gdzie odpowiada za prowadzenie konferencji i moderację paneli.

Od 2021 r. jest również członkiem zarządu Fundacji PLUGin – organizatora Polish Tech Daya, diasporowego festiwalu poświęconego przedsiębiorczości, innowacyjności i technologii, organizowanego w Londynie, Paryżu i Warszawie. Po 12 latach mieszkania za granicą, 1,5 roku temu wybrał Warszawę.

Adrian Kondrat

VC in the CEE, podcascie o ekosystemie venture capital w Europie Środkowo-Wschodniej. Opowiada o ludziach, którzy wspierają founderów i startupy – od projektu do produktu. Podcast jest dostępny na wszystkich wiodących platformach podcastowych. Współzałożył startup z branży Adtech i od 2019 roku jest zaangażowany w tworzenie konferencji technologicznych, w tym Pitch To London i Polish Tech Day, które promują polskie startupy za granicą. Dodatkowo nadzoruje obszar Customer Experience (CX) dla znaczącego brytyjskiego magazynu inwestycyjnego.