Rozmowa z profesorem dr. Thomasem Klindtem, radcą prawnym z kancelarii Noerr
– W 2008 roku magazyn Financial Times przyznał panu tytuł prawnika roku za nowatorskie rozwiązania prawne w dziedzinie wdrażania rozwiązań compliance. Termin ten jest jeszcze w Polsce mało znany, proszę powiedzieć, co oznacza.
– Przedsiębiorstwa i korporacje potrzebują w dzisiejszych czasach nowoczesnych rozwiązań, pozwalających obniżyć ryzyko związane z podejmowanymi przez nie działaniami. Rozwiązaniem takim jest compliance – system zapewniania zgodności działania przedsiębiorstwa z prawem, zmniejszający ryzyko złamania przez przedsiębiorcę obowiązującego prawa. Termin „compliance” definiowany jest jako audyt i konsulting służący monitorowaniu otoczenia prawnego podmiotu po to, aby móc doradzać zarządowi w sposób odpowiadający wnioskom wynikającym z prowadzonego monitoringu.
To również profilaktyka, działania naprawcze, wsparcie firmy w toku postępowań prawnych oraz tworzenie procedur. Mówiąc najogólniej – funkcja compliance wymaga gruntownej znajomości funkcjonowania danego podmiotu, czyli często zarówno wiedzy z zakresu finansów czy zarządzania, jak i tzw. umiejętności miękkich – ze względu na konieczność interakcji i współpracy z pracownikami danej organizacji. Compliance obejmuje monitorowanie wszelkich ryzyk prawnych i sankcji administracyjnych, strat finansowych oraz utraty reputacji, jakie mogą dotknąć podmiot w wyniku niedostosowania jego działalności do norm prawnych i regulacji. Funkcją compliance jest monitorowanie wewnętrznej struktury danego podmiotu, tak aby jego działanie było całkowicie zgodne z prawem, a przy tym transparentne. To cały system prewencji przed ewentualną możliwością złamania prawa – niezależnie od tego, czy będą to nielegalne transakcje, próby korupcji, spekulacja, czy inne działania uznawane za przestępstwo w danym kraju.
– To system procedur?
– Tak właśnie można powiedzieć. Przy rosnącej ilości regulacji prawnych, działalność biznesowa narażona jest w każdej niemal dziedzinie na kolizje z prawem. W odpowiedzi na to zagrożenie Amerykanie wymyślili system compliance. W większych organizacjach powstają specjalne stanowiska managerskie (chief compliance officer), zajmowane zwykle przez prawników, których zadaniem jest minimalizacja ryzyka działania niezgodnego z obowiązującymi zasadami. Amerykanie często zanim zaczną inwestować w dany podmiot, chcą się dowiedzieć, czy i jak działają w nim procedury compliance. Mówiąc ogólnie, w tym ujęciu system compliance określa, kto i za co jest odpowiedzialny u danego przedsiębiorcy, kto podejmuje decyzje, podpisuje faktury, etc.
– Czyli compliance wzmacnia wiarygodność przedsiębiorcy?
– Tak, bo jeżeli taki system funkcjonuje u danego przedsiębiorcy, to oznacza, że podmioty u niego zarządzające działają zgodnie prawem, albo przynajmniej chcą uniknąć kłopotów związanych z jego nieprzestrzeganiem.
– To odnosi się do wszystkich działań przedsiębiorcy?
– Oczywiście nie tylko do tego, co może się wiązać z popełnieniem przestępstwa. Compliance pomaga również w uchronieniu organizacji przed stratami finansowymi. Na przykład, we wszelkich postępowaniach antymonopolowych kary nakładane na przedsiębiorstwa mogą być naprawdę ogromne. Nie popełniono przestępstwa, ale pojawia się duży problem niszczący renomę całej organizacji. System compliance dobrze sprawdza się zwłaszcza w dużych międzynarodowych podmiotach, których oddziały działają w różnych krajach, a więc podlegają różnym regulacjom. Podstawą systemu compliance w każdym przedsiębiorstwie jest wyraźna dyrektywa kadry zarządzającej pod adresem wszystkich pracowników, dotycząca obowiązku przestrzegania przepisów prawa oraz informująca, że nadużycia nie będą tolerowane.
– Kto może zostać compliance officer? Koniecznie prawnik?
– Najczęściej jest to prawnik, po części również pracownik audytu wewnętrznego.
– Czy każda organizacja powinna mieć taki dział monitorujący? Czy najczęściej to outsourcing?
– Outsourcing compliance nie jest rozwiązaniem. Dział compliance musi dobrze znać przedsiębiorstwo od wewnątrz. Żaden zewnętrzny podmiot nie jest w stanie tego zagwarantować.
– Jakim praktykom najczęściej zapobiega system compliance?
– Przede wszystkim, korupcji i nieuczciwej konkurencji. W ciągu ostatnich kilku lat coraz częściej odnosi się też do ochrony danych. Każde przedsiębiorstwo musi się samo zastanowić, czy potrzebuje takich rozwiązań. Trzeba więc sobie uświadomić, jak wysokie są koszty compliance. Ale i to, że działania niezgodne z prawem to nie tylko kary pieniężne. Poza bezpośrednimi karami (grzywny, utrata zysków, podatki), spółkę obciążać mogą również skutki szumu medialnego wywołanego skandalem oraz utrata zaufania na rynku międzynarodowym. Podejrzenia i niejasności utrzymujące się wokół firmy mogą m.in. utrudnić pozyskanie odpowiednich kandydatów do pracy. Prowadzone w wielu krajach dochodzenia w sprawie korupcji mogą również skutkować wypowiedzeniem przez władze tych krajów już zawartych kontraktów lub wpisaniem firmy na „czarną listę”.
– Z pana doświadczenia, jak często przedsiębiorstwo mówi, że compliance jest dla niego złe?
– Nigdy. Jak ktoś się zdecyduje, że prowadzi „czysty” biznes, to już tak jest. Chyba, że zdecyduje się „przymknąć” oko na niektóre praktyki… Kiedyś przygotowywałem odpowiednią strukturę compliance dla podmiotu mojego klienta. Był tak zadowolony, że zaraz poprosił o przygotowanie następnej, tym razem dla oddziału działającego w Rosji. Jeżeli przedsiębiorstwo ma siedzibę w Niemczech, a działa też za granicą, za nielegalną działalność spółki-córki będzie ukarane w Niemczech. Obecnie dużo niemieckich przedsiębiorstw ma kłopoty z aferami korupcyjnymi w Grecji, ale będą za nie odpowiadać
w Niemczech.
– Czy compliance zyskuje na znaczeniu?
– Funkcja compliance początkowo pojawiła się w zagranicznych instytucjach finansowych, które dostrzegły znaczenie zapewnienia zgodności prowadzonej działalności z obowiązującym prawem oraz minimalizacji ryzyka wywołania zaburzeń w tej sferze. Obecnie zalety compliance docenia na Zachodzie coraz większa liczba podmiotów, także o charakterze produkcyjno-usługowym, a rozmiary działów compliance rosną od jednoosobowego stanowiska pracy do potężnych departamentów o złożonej strukturze.
– Na czym polega pomyślne wprowadzenie systemu compliance?
– Pomyślne wprowadzenie systemu compliance wymaga, aby poszczególne kroki były podejmowane w sposób staranny i w odpowiednim czasie. Celem takich działań jest uświadomienie zarówno kierownictwu, jak i szeregowemu personelowi, iż compliance jest naturalnym, codziennym elementem biznesu. Podstawowym zadaniem systemu zarządzania compliance jest udostępnienie narzędzi pozwalających na zabezpieczenie i dokumentowanie takich czynności na poziomie organizacyjnym, jak określenie misji przedsiębiorstwa oraz sporządzenie wytycznych dotyczących polityki compliance w formie wewnętrznego regulaminu firmy (na przykład, wytyczne dotyczące wręczania prezentów, podarunków i wyrazów wdzięczności), szkolenie kierownictwa i pracowników, stworzenie przejrzystych zasad odpowiedzialności za kontrolę i monitoring, określenie obowiązków raportowania, systemu obiegu informacji, wdrażanie uniwersalnych zasad mających zastosowanie w każdej sytuacji i na każdym poziomie organizacyjnym firmy w codziennej pracy. Ważne jest też ustanowienie systemu informowania o nieprawidłowościach, rozwiązania w rodzaju „telefonu alarmowego”, dzięki któremu każdy może anonimowo poinformować właściwą osobę, że zauważył jakieś niepokojące zjawiska.
– Czy to nie kłóci się z prawem pracowników do prywatności?
– To dobre pytanie, ale prawda też jest taka, że, na przykład, komputery w firmie są własnością przedsiębiorstwa i teoretycznie pracownik nie ma prawa do przechowywania na nim swoich prywatnych informacji. Zatem ryzyko leży po stronie pracownika, w razie gdyby doszło do jakiegoś śledztwa. W Niemczech mieliśmy już taki problem – compliance officer zlecił badania komputerów, poczty, kalendarzy spotkań i zadań. W rezultacie… stracił pracę. W przypadku wewnętrznego śledztwa w firmie istnieje zawsze kwestia przestrzegania praw człowieka. Ta dyskusja dopiero się rozpoczęła i budzi tymczasowo kontrowersje, jednak jeżeli chcemy zmniejszyć ryzyko popełnienia przestępstwa w przedsiębiorstwie, powinniśmy mieć system compliance. W innym wypadku możemy tylko mieć nadzieję, że wszystko będzie funkcjonowało prawidłowo. A jak wiemy, nadzieja bywa zawodna, zwłaszcza w dużej, międzynarodowej organizacji działającej na wielu rynkach.
– Czy compliance może być stosowane również w małych i średnich przedsiębiorstwach?
– Oczywiście, ale wiadomo, że z uwagi na koszty stosują je głównie duże korporacje. Trzeba wiedzieć, że, na przykład, w przypadku dużej międzynarodowej grupy, grzywny liczone są od zysku całej grupy, a nie tylko od spółki, która zawiniła. Compliance jest niezbędne w bankowości czy finansach, ale również w sektorze przemysłowo-usługowym. Pamiętajmy, że wszelkie naruszenia prawa i związane z tym konsekwencje to nie tylko problem dyrektora zarządzającego (chief executive officer) przedsiębiorstwa, ale i zarządu oraz udziałowców. Compliance to ochrona ich inwestycji. W Stanach Zjednoczonych na przykład, gdzie compliance jest stosowane na szeroką skalę, wszedł w użycie termin „carbon compliance”. To znaczy, że prowadzony biznes powinien być sprawdzany pod kątem potrzeb ochrony środowiska. Nie tylko dlatego, że jesteśmy ekologiczni, ale przede wszystkim, by zabezpieczyć inwestycję. Oto przykład: jeżeli kanadyjski fundusz emerytalny inwestuje w rynek nieruchomości w Danii, to ich compliance officer nakłania CEO, by sprawdził, jakie będę warunki naturalne i wymogi ochrony środowiska w Danii za 20 lat, tak by inwestycja była bezpieczna. Zaleca, by przewidziano koszty ewentualnych zmian w środowisku naturalnym. Jeżeli chcę kupować ziemię w południowych Włoszech, to powinienem sprawdzić, czy za 10 lat nie będzie tam problemów z wodą. Jeżeli sprzedaję jakiś produkt w obecnych czasach, muszę przewidzieć, czy moi klienci nadal go kupią za 5, 10 lat, czy raczej wybiorą bardziej „ekologicznego” sprzedawcę. Amerykanie już zauważyli i zrozumieli ten problem na rynku inwestycji, funduszy powierniczych, w firmach ubezpieczeniowych, bankowości czy przemyśle.
– Czyli compliance officer jest jakby doradcą CEO?
– Tak, przewiduje on, jakie mogą być problemy i ostrzega, na co trzeba zwrócić uwagę. Wysłuchanie jego zaleceń leży w interesie firmy.
– Czy w Polsce, gdzie rynek usług compliance dopiero raczkuje, potrzebny jest głośny medialnie przypadek, by przedsiębiorstwa zaczęły na dużą skalę wdrażać systemy compliance?
– Takie zdarzenie na pewno pobudziłoby rynek do działania. Lepiej jednak zapobiegać kryzysom zanim nastąpią.
Co lubi Thomas Klindt?
Ulubiony sposób spędzania czasu – dobre cygaro do kieliszka różowego wina w towarzystwie żony
Wakacje – najchętniej w The Hatton (Melbourne), Feldmilla Hof (Włochy), Les Residence des Cascades (Egipt)
Kuchnia – włoska
Ulubiona restauracja – Watermark w Nashville
Hobby – yoga i współczesna muzyka jazzowa
