Wzrost znaczenia Polski w Europie jest coraz bardziej zauważalny, zwłaszcza w kontekście pozytywnego eksponowania kraju w mediach. Opowieści o Polakach udzielających pomocy Ukraińcom i oferujących schronienie potrzebującym zdobywają powszechne uznanie

Poprzez różnorodne vlogi, blogi i artykuły prasowe można dostrzec rosnące zainteresowanie Polską. Podróżnicy nie tylko delektują się kuchnią polską, lecz także doceniają jej dostępność, serdeczność Polaków, piękną architekturę i naturę oraz dostrzegają wysoki poziom bezpieczeństwa w kraju. Ponadto w Polsce obserwuje się zauważalny wzrost inwestycji w nowe obiekty konferencyjne i hotelowe. Ten rozwój tworzy nowe perspektywy, które są szczególnie atrakcyjne dla planistów wydarzeń, poszukujących nowych i dostępnych komunikacyjnie miejsc do organizacji wydarzeń.

Uczestnictwo w spotkaniach w którymkolwiek z kluczowych miast Polski – czy to Warszawie, Krakowie, Wrocławiu, Łodzi, Poznaniu, Gdańsku, czy Katowicach – to wyjątkowe doświadczenie dla zagranicznych uczestników. Każde z tych miast oferuje szeroki wybór wyjątkowych miejsc, łączących w sobie elementy odzwierciedlające regionalną historię i kulturę, a także nowoczesne centra kongresowe.

Branża spotkań i wydarzeń inicjuje nowe możliwości zatrudnienia, generuje przychody z podatków, napędza lokalne gospodarki, zwiększa atrakcyjność destynacji, wzmacnia indywidualną turystykę i aktywności rekreacyjne (takie jak połączenie służbowych podróży z pobytem wypoczynkowym – tzw. „bleisur” – oraz krótkie wypady miejskie), a także tworzy korzystne dziedzictwo. Skutecznie zorganizowane wydarzenie nie tylko dostarcza znaczącej wartości i możliwości nawiązywania kontaktów biznesowych, lecz także pozostawia „pozytywny wpływ” – trwały korzystny ślad w otoczeniu, w którym się odbywa.

Ten konstruktywny wpływ wykracza poza aspekty finansowe i obejmuje efekty organizacyjne wydarzenia, przyczyniając się do przełomowych zmian w świecie lub miejscu, gdzie odbywa się to wydarzenie.

Wydarzenia międzynarodowych stowarzyszeń

W ostatnim czasie Polska stała się preferowanym miejscem dla wielu prestiżowych wydarzeń branżowych. Dla przykładu Poznań gościł 2022 UFI European Conference. Również w zeszłym roku Kraków miał zaszczyt być gospodarzem 61. Kongresu ICCA. To prestiżowe wydarzenie zostało zorganizowane po raz pierwszy w Polsce. Główną areną spotkań kongresu było ICE Kraków Congress Centre, a dodatkowe wydarzenia były organizowane w Teatrze im. Juliusza Słowackiego, Starej Zajezdni Kraków by DeSilva na Kazimierzu, Tauron Arena, Muzeum Sztuki i Techniki Japońskiej Manggha oraz Muzeum Lotnictwa Polskiego. To międzynarodowe wydarzenie przyciągnęło ponad 900 uczestników z 80 krajów, ponad 100 prelegentów wygłosiło swoje prelekcje i prowadziło sesje. Kongres ICCA 2022 był oczekiwany z niecierpliwością jako powrót do bezpośrednich spotkań po pandemii, oferował starannie zorganizowane wydarzenia w Krakowie. Ten prestiżowy kongres połączył światowej klasy obiekt ICE Kraków Centre z innymi unikalnymi miejscami, wszystko poparte profesjonalnym przygotowaniem wydarzenia. To wysłało silny sygnał, że Polska jest idealnym miejscem do organizacji dużych międzynarodowych wydarzeń.

„Polska jako miejsce spotkań ma przed sobą świetlaną przyszłość. Jest pięknym i fascynującym krajem. Pomoc, którą świadczycie Ukrainie, zasługuje na podziw, co nie umyka uwadze świata. Mam nadzieję, że Kongres ICCA w Krakowie przyczynił się do wzrostu popularności Polski jako destynacji MICE i zainspirował naszych delegatów do powrotu” – powiedział w stolicy Małopolski Senthil Gopinath, CEO ICCA.

Małgorzata Przygórska-Skowron, kierownik Kraków Convention Bureau i członek komitetu organizacyjnego 61. Kongresu ICCA, powiedziała: „To wydarzenie, o które rywalizują największe miasta na świecie. Jesteśmy pierwszym miastem w Polsce, które z powodzeniem zorganizowało Kongres ICCA, i dzięki temu naprawdę znaczącemu wydarzeniu Kraków wchodzi do pierwszej ligi przemysłu spotkań”.

Uwielbiany przez odwiedzających za swoją historię i charakter Kraków stał się numerem jeden w Polsce, jeśli chodzi o spotkania i międzynarodowe wydarzenia, dzięki nowoczesnej infrastrukturze hotelowej oraz obiektom. TAURON Arena Kraków, Międzynarodowe Targi i Centrum Kongresowe EXPO Kraków, Centrum Konferencyjne CKF_13 Fabryczna oraz ICE Kraków Congress Centre mogą pomieścić tysiące uczestników.

Polska, będąca członkiem Unii Europejskiej od 2004 r., zajmuje strategicznie centralną pozycję w Europie Środkowej. Ostatnie rankingi Polski w globalnych raportach, takie jak 23. miejsce w ICCA Business Analytics – Country and City Rankings, oraz 20. miejsce w UIA International Meetings Statistics Report, podkreślają jej znaczenie.

Obiekty kongresowe w Polsce

Polska oferuje organizatorom wydarzeń imponujący wybór obiektów konferencyjnych i kongresowych na terenie całego kraju. Oto kilka najbardziej prestiżowych i godnych uwagi:

• Europejskie Centrum Solidarności – zlokalizowane na terenie dawnej Stoczni Gdańskiej, pełniące funkcje edukacyjne, muzeum oraz centrum różnorodnych wydarzeń.
• ICE Kraków Congress Centre – zaawansowane, wszechstronne miejsce kongresowe usytuowane w sercu miasta, oferujące panoramiczne widoki na Zamek Królewski na Wawelu.
• Hala Stulecia we Wrocławiu – pierwotnie otwarta w 1913 r. jako przestrzeń wystawiennicza, wpisana jest na Listę światowego dziedzictwa UNESCO.
• Poznańskie Centrum Kongresowe i Międzynarodowe Targi Poznańskie – gospodarz licznych targów i prestiżowych wydarzeń.
• Centrum Nauki i Techniki EC1 – fascynująca renowacja postindustrialnego obiektu na cele kulturalne i eventowe.
• EXPO Warszawa – obecnie najbardziej pojemny obiekt w stolicy Polski dla nawet 13 tys. uczestników; dodatkowo Hilton Warsaw City oferujący wiele sal konferencyjnych.
• Międzynarodowe Centrum Kongresowe w Katowicach – największe centrum kongresowe w Polsce, usytuowane obok Areny Spodek, będące jednym z najważniejszych obiektów konferencyjnych, wystawienniczych, sportowych i rozrywkowych w Europie Środkowej.
• Centrum Kongresowe Targi Kielce – wiodący podmiot na rynku wystawienniczym w Polsce, organizujący Międzynarodowe Targi Przemysłu Obronnego MSPO.
• LCK Lubelskie Centrum Konferencyjne w Lublinie – strategicznie usytuowane w sercu regionu lubelskiego.

Polska w światowych rankingach

Przez ostatnie dwa dziesięciolecia obserwowaliśmy znaczną transformację i profesjonalizację polskiego przemysłu spotkań. Najlepiej świadczą o tym raporty i rankingi umożliwiające porównania z innymi krajami oraz prezentujące rozwój miejsc docelowych w różnych obszarach.

Opracowanie ICCA Business Analytics Country and City Ranking jest tworzone na podstawie danych o spotkaniach stowarzyszeniowych zebranych przez Convention Bureau, obiektach konferencyjnych, hotelach oraz samych stowarzyszeniach. Analizowane spotkania muszą spełniać trzy kryteria: muszą mieć charakter cykliczny, udział minimum 50 uczestników oraz obejmować co najmniej trzy kraje.

W ostatnim rankingu ICCA Polska zajęła 23. miejsce na świecie z 134 spotkaniami. Ranking ten obejmuje zarówno dobrze ugruntowane miasta kongresowe, często uważane za pierwsze wybory (Warszawa z 52 spotkaniami oraz Kraków z 42 spotkaniami), jak i miasta uznawane za drugi wybór (Gdańsk z 12 spotkaniami oraz Wrocław z 10 spotkaniami).

Natomiast raport UIA 2023 International Meetings Statistics obejmuje analizę niemal pół miliona spotkań zorganizowanych w 12 110 miastach i zaangażowanych w nie 28 733 międzynarodowych organizacji. Spotkania objęte analizą UIA muszą spełniać jednocześnie cztery kryteria: muszą trwać co najmniej trzy dni, musi brać w nich udział co najmniej 300 uczestników, musi mieć uczestników z co najmniej pięciu krajów oraz obejmować co najmniej 40 proc. uczestników międzynarodowych.

W 2022 r. Polska znacząco poprawiła swoje miejsce w rankingu, awansując o trzy miejsca w stosunku do 2021 r. W naszym kraju zorganizowano 123 wydarzenia spełniające wspomniane wyżej kryteria. Polska jest jedynym krajem w Grupie Wyszehradzkiej, który znalazł się w TOP 20 miejsc na świecie, wyprzedzając Węgry (26. miejsce), Czechy (28. miejsce) i Słowację (64. miejsce) w rankingu obejmującym 100 krajów.

Wśród stu najlepszych miast na świecie w 2022 r. Kraków osiągnął najwyższą pozycję wśród polskich miast, zajmując 32. miejsce z 43 spotkaniami (awans o 11 miejsc w porównaniu z 2021 r.). Tyle samo wydarzeń zostało zorganizowanych w Waszyngtonie, a o jedno więcej zanotowano w Rzymie. Warszawa uplasowała się na 46. miejscu z 30 spotkaniami (spadek o 7 miejsc w porównaniu z poprzednim rokiem). Dla porównania 30 wydarzeń zorganizowano także w Maastricht oraz Czedżu (Korea Południowa). Gdańsk zadebiutował w rankingu, zajmując 84. miejsce z 16 wydarzeniami (tyle samo w Zurychu, San Diego w Kalifornii oraz Las Vegas w stanie Nevada).

„Polska jako gospodarz międzynarodowych spotkań plasująca się w czołowej dwudziestce na świecie to nie tylko potwierdzenie naszych zdolności infrastrukturalnych i technologicznych czy profesjonalizmu naszych dostawców. W tych kategoriach Polska może śmiało konkurować z innymi globalnymi miejscami. Jednak organizatorzy kongresów i konferencji czy planiści stowarzyszeń, którzy stawiają wysoko poprzeczkę dla miast konkurujących o przywilej organizacji wydarzeń, szukają czegoś więcej w miejscu docelowym, które wybierają. To swoisty genius loci, niepowtarzalne doświadczenie kulturowe, autentyczność miejsca, jego tradycje kulturowe i kulinarne czy lokalna kreatywność. Polskie miasta-gospodarze, tak zróżnicowane pod względem charakteru, mają jednak wspólny mianownik. Przyciągają swoją niezwykłą gościnnością i żywotnością lokalności, a także otwartością społeczności lokalnej. Jesteśmy świadomi tego, co możemy zaoferować organizatorom, i odpowiadamy za sposób organizacji wydarzeń. Spełniamy potrzeby współczesnego świata i stajemy w obliczu stawianych nam wyzwań, wprowadzając ideę zrównoważonej turystyki we wszystkich jej aspektach, zarówno klimatycznych (środowiskowych), jak i społecznych”– mówi Paula Fanderowska, prezeska Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce.

25 lat Programu Ambasadorów Kongresów Polskich (AKP)

Organizacja wydarzeń międzynarodowych to nieustające wysiłki, w których kluczową rolę odgrywają międzynarodowe kontakty oraz potencjał intelektualny i biznesowy kraju. W Polsce mamy wiele wybitnych naukowców, ekspertów i pasjonatów z różnych dziedzin, którzy aktywnie angażują się w międzynarodowe stowarzyszenia i cieszą się globalnym uznaniem.

Współpraca jest zakorzeniona w sektorze MICE w Polsce, a doskonałym przykładem tej współpracy jest Program Ambasadorów Polskich Kongresów. Zainicjowany 25 lat temu przez partnerstwo między Polską Organizacją Turystyczną a Stowarzyszeniem Konferencje i Kongresy w Polsce program ten został utworzony w celu promowania Polski jako wiodącej destynacji dla międzynarodowych kongresów i konferencji.

Do tej pory tytuł Ambasadora Polskich Kongresów został przyznany ponad 300 osobom, wśród których znajduje się wybitna grupa osobistości ze świata ekonomii, nauki i kultury aktywnie uczestnicząca w świecie naukowym. Ci wyjątkowi ludzie są wybierani, aby promować Polskę jako miejsce docelowe dla nadchodzących międzynarodowych wydarzeń i rozpowszechniać informacje o mocnych stronach kraju w swoich międzynarodowych sieciach. Głównym celem Programu Ambasadorów Polskich Kongresów jest przyciągnięcie znaczących kongresów do Polski, zapewniając skuteczne wsparcie w przyciąganiu podobnych wydarzeń do naszego kraju za pomocą wysiłków polskich profesjonalistów pracujących w międzynarodowych organizacjach, takich jak naukowcy i specjaliści z różnych dziedzin.

Spotkanie z laureatami i oficjalne wręczenie certyfikatów odbywa się podczas Gali Ambasadorów Polskich Kongresów. W przeszłości Gale Ambasadorów Polskich Kongresów odbywały się w różnych miastach, w tym w Warszawie (do 2009), Krakowie (2010, 2017), Toruniu (2011), Poznaniu (2012, 2018), we Wrocławiu (2013), w Kielcach (2014), Katowicach (2015, 2019), Łodzi (2016) i Gdyni (2022). Organizacja gali w różnych miastach daje możliwość zaprezentowania lokalnego potencjału dla przemysłu spotkań i wydarzeń. W 2024 r. gala zostanie zorganizowana w Katowicach.

Oprócz Programu Ambasadorów Polskich Kongresów istnieją także Lokalne Kluby Ambasadorów. Kluby te służą jako platformy do organizowania spotkań informacyjnych i networkingowych w regionach. Lokalne Kluby Ambasadorów ułatwiają wymianę wiedzy i najlepszych praktyk związanych z organizacją międzynarodowych wydarzeń. Obecnie lolakne kluby aktywnie działają w Krakowie, Warszawie, we Wrocławiu, w Poznaniu, Łodzi (utworzony jesienią), a planowane są kolejne kluby, między innymi w Katowicach.

Poland Convention Bureau

Pod koniec 2022 r. Poland Convention Bureau uzyskało status odrębnego działu w ramach Polskiej Organizacji Turystycznej (POT). Aneta Książek została mianowana na stanowisko kierownika biura. PolandCVB niedawno powitało także dwie nowe osoby: Magdę Mazgaj, specjalistkę ds. marketingu, oraz Jarosława Marciuka, głównego specjalistę ds. marketingu internetowego. Projekty działu są wspierane w różnych zakresach przez inne działy Polskiej Organizacji Turystycznej.

Aneta Książek, kierownik Poland Convention Bureau w Polskiej Organizacji Turystycznej, mówi: „Polska, ze swoją bogatą historią, kulturą i nowoczesną infrastrukturą wyrosła na kwitnące centrum przemysłu spotkań i wydarzeń w Europie. W 2022 r. nasze biuro świętowało swoje 20-lecie. W ciągu tych dwóch dekad obserwowaliśmy ogromną transformację i profesjonalizację polskiego przemysłu spotkań. Dziś nadszedł czas na kolejne zmiany. Oznacza to kontynuowanie współpracy z branżą i nad znanymi projektami, ale także poszukiwanie najlepszych sposobów wpływania na konkurencyjność Polski w erze VUCA. Wierzę, że Poland Convention Bureau sprosta nowym zadaniom i będzie nadal przyczyniać się do rozwoju Polski jako lidera w Europie Środkowej w dziedzinie spotkań i wydarzeń”.

W październiku POT rozpoczął międzynarodową kampanię marketingową pod tytułem „POLAND. More than you expected”, skierowaną do międzynarodowych planistów spotkań i organizatorów wydarzeń. Ponadto pracownicy biura koordynują wydarzenie Spotlight on Poland i prowadzą inicjatywę edukacyjną zwaną „Laboratorium Twórców” (#eventprofsLAB).

„Projekt Laboratorium Twórców ma na celu podniesienie profesjonalizmu polskiego przemysłu spotkań i tworzenie treści w obszarze Internetu, zwłaszcza dla rynków międzynarodowych prezentujących Polskę jako bardzo atrakcyjną destynację na wydarzenia. Nazwa projektu odnosi się do przestrzeni kreatywnej zapewniającej zasoby, narzędzia i wsparcie dla osób lub zespołów tworzących różnego rodzaju treści, takie jak filmy, zdjęcia, muzyka, teksty, grafiki czy inne formy mediów cyfrowych. Program obejmuje różnorodne warsztaty i szkolenia na różne tematy” – mówi Jarosław Marciuk, główny specjalista ds. marketingu internetowego w Poland Convention Bureau POT.

Gwarantowana jakość

W celu zapewnienia wysokiej jakości usług świadczonych przez polskie podmioty na rzecz międzynarodowych organizatorów wydarzeń Poland Convention Bureau prowadzi akredytowany Program Rekomendacji Polskiej Organizacji Turystycznej. W jego ramach partnerzy i dostawcy są monitorowani i nagradzani. Rekomendacje otrzymują co dwa lata po spełnieniu wymagających kryteriów trzy rodzaje podmiotów:

• Convention Bureau (CVB) – miejskie i regionalne organizacje, często działające w ramach lokalnych lub regionalnych organizacji turystycznych.
• Profesjonalny Organizator Kongresów (PCO) – rekomendację mogą uzyskać podmioty gospodarcze wyspecjalizowane w planowaniu i organizacji kongresów, posiadające odpowiednie doświadczenie organizacyjne, zaplecze techniczne oraz przeszkolony zespół pracowników umożliwiający pełną realizację kongresu własnego lub zleconego dla min. 250–500 uczestników.
• Organizator Podróży Motywacyjnych (ITC) – rekomendację mogą uzyskać podmioty gospodarcze wyspecjalizowane w planowaniu i organizacji podróży motywacyjnych (incentive) w Polsce, posiadające odpowiednie doświadczenie organizacyjne, zaplecze techniczne oraz przeszkolony zespół pracowników umożliwiający pełną realizację imprez incentive dla min. 50–100 uczestników.

Rozwój i nowe cele

Mimo napotykanych wyzwań sektor podąża ścieżką odbudowy i rozwoju. Rozwój wydarzeń ma istotne znaczenie z wielu powodów. Główne miasta, takie jak Warszawa, Kraków, Poznań, Łódź i Wrocław, oferują specjalne usługi Convention Bureaux dla planistów wydarzeń. Obecnie obserwujemy powstawanie nowych biur (aktualnie 14 w Polsce) i wielu obiektów kongresowych i hoteli biznesowych. Powoduje to zwiększone zainteresowanie naszej branży uczestnictwem w targach (IMEX we Frankfurcie, IMEX w Las Vegas, IBTM w Barcelonie), na których POT organizuje stoisko narodowe. Poland Convention Bureau POT aktywnie działa na rzecz rozwoju inicjatyw zarówno w Polsce, jak i na arenie międzynarodowej.

Polska może poszczycić się miejskimi i regionalnymi biurami Convention, które stanowią wyjątkowe miejsce zarówno dla międzynarodowych planistów wydarzeń, jak i lokalnej branży MICE. Oprócz gdańskiego CVB, które reprezentuje również Sopot i Gdynię, istnieją dodatkowe cztery regionalne biura (w kolejności roku ich powstania):

• Lubelskie Convention Bureau,
• Mazovia Convention Bureau,
• Silesia Convention Bureau,
• Świętokrzyskie Convention Bureau

W dzisiejszej rzeczywistości istotne jest wspieranie projektów i inicjatyw skupionych na zrównoważonym rozwoju wraz z poszanowaniem zasad różnorodności, równości i inkluzyjności (DEI – Diversity, Equity, and Inclusion). Te kwestie stają się coraz bardziej istotne w kontekście planowania wydarzeń.

Wiktoria Król-Cieciorowska, prezeska Zarządu Convention Bureau Wrocław, mówi: „Nasza Fundacja przygotowała dokument GREEN EVENTS, przedstawiający dobre praktyki dla naszych miejsc wydarzeń w dążeniu do zrównoważonego rozwoju. Opisywane są działania, jakie podejmują między innymi Hala Stulecia, Hydropolis, Tarczyński Arena Wrocław, DoubleTree by Hilton Wroclaw, Q Hotel Plus Wrocław Bielany czy Hotel Zamek Topacz. Planujemy rozwijać ten dokument, aby obejmował więcej lokalnych obiektów korzystających z zielonych rozwiązań”.

Wydarzenia korporacyjne w Polsce

Polska oferuje szerokie możliwości organizacji zróżnicowanych wydarzeń korporacyjnych, które zapewniają uczestnikom różnorodne i unikalne doznania. Począwszy od gry w golfa podziemnego w dawnej kopalni, a skończywszy na spotkaniach w postindustrialnych halach, historycznych browarach czy fabrykach wódki przekształconych w wyjątkowe, nowoczesne przestrzenie eventowe. Całość jest realizowana w sposób, który nie tylko zaskakuje i zachwyca uczestników, lecz także, zwłaszcza dla organizatorów z zagranicy, pozostaje przyjazna dla ich ograniczeń budżetowych.

Atrakcyjność kraju jest widoczna w różnych aspektach, ponieważ ludzie szukają swoich szans rozwoju zawodowego w Polsce, by skorzystać z niskiego poziomu bezrobocia, bezpiecznego otoczenia oraz wzrastającego PKB per capita. Szczególnie ostatnie znaczące inwestycje z Azji i ze Stanów Zjednoczonych sygnalizują obiecującą przyszłość. Przełomowe ogłoszenie Intela o inwestycji o wartości 4,6 mld dol. w budowę Zakładu Integracji i Testowania Półprzewodników koło Wrocławia jest tego dowodem. Dodatkowo giganci technologiczni, tacy jak Google, Microsoft, Nvidia i Dell Technologies, również dokonali znaczących inwestycji w Polsce. Te wydarzenia wywierają także pozytywny wpływ na branżę MICE w kraju.

Polska dysponuje rezerwuarem niezwykle wykwalifikowanych specjalistów w branży IT. Nasz kraj plasuje się na czwartym miejscu w Unii Europejskiej pod względem absolwentów kierunków STEM i zajmuje pierwsze miejsce pod względem kobiet absolwentek kierunków STEM. To umieszcza Polskę w znakomitej pozycji jako znaczącego konkurenta w coraz bardziej cyfrowym świecie w ciągu najbliższych pięciu lub dziesięciu lat. Kraj znajduje się w punkcie zwrotnym swojej historii, wykorzystując wzrost gospodarczy napędzany wysoce wykwalifikowaną siłą roboczą i znacznymi inwestycjami zagranicznymi.

Barbara Świderska, prezeska MPI Poland Chapter, mówi: „Mieszkam w regionie śląskim, gdzie znajduje się niemal 450 tys. firm na stosunkowo niewielkim terytorium, w tym międzynarodowe korporacje z kluczowych sektorów: energetyki, motoryzacji, lotnictwa, farmacji, IT. Wraz z niezwykłą infrastrukturą eventową i imponującymi instytucjami badawczymi stajemy się Doliną Krzemową Europy”.

To wszystko sprawia, że Polska staje się coraz bardziej atrakcyjną destynacją dla nowych wydarzeń związanych z technologią, takich jak znane Intel Extreme Masters ESL Katowice, które odbywają się w Spodku, charakterystycznym miejscu Katowic. Natomiast Kinguin Esports Performance Center w Warszawie wyróżnia się jako wyjątkowe, popularne i nowoczesne miejsce na skalę europejską.

Możliwości podróży motywacyjnych

W Polsce istnieje niepowtarzalna szansa na organizację konferencji 125 metrów pod ziemią w historycznej kopalni soli lub zorganizowanie wydarzenia w nowoczesnych, postindustrialnych przestrzeniach. Tylko w Polsce można stworzyć wyjątkowe programy motywacyjne – od spokojnych rejsów statkiem przez zielone krajobrazy do własnoręcznego tworzenia i wypuszczania drewnianych łodzi. Eksploracje kulinarne oferują kuszącą gamę doświadczeń, obejmującą pyszne smaki polskich pierogów, lokalnych alkoholi, piw i win, organicznych mięs, serów.

Joanna Montenarh, wiceprezeska SITE POLAND, mówi: „Głównym celem SITE POLAND jest podkreślenie znaczenia podróży motywacyjnych jako potężnego narzędzia marketingowego oraz pozycjonowanie Polski jako wiodącej destynacji na arenie międzynarodowej. Urok Polski tkwi w bogatej historii, architektonicznych kontrastach w miastach, wielu atrakcjach turystycznych, wyjątkowej infrastrukturze obejmującej nowoczesne hotele i unikatowe miejsca eventowe, atrakcyjnej propozycji wartości w porównaniu z zachodnioeuropejskimi konkurentami oraz łatwym dostępie za pośrednictwem rozległej sieci lotniczej. Polska stawia na zrównoważony rozwój, demonstrując mocne zaangażowanie w praktyki przyjazne dla środowiska w swoich hotelach, obiektach i restauracjach. Podkreślanie wsparcia dla lokalnych producentów żywności i społeczności jest kluczowe dla tworzenia autentycznych doświadczeń. W zasadzie Polska jest doskonale przygotowaną destynacją do organizacji różnorodnych wydarzeń MICE, posiadającą nieograniczone możliwości w tym zakresie. Wszystkie te czynniki sprawiają, że Polska jest wyjątkowo atrakcyjną destynacją MICE”.

Położona w sercu Europy Polska ma wszystko, aby stać się znaczącym graczem na globalnym rynku. Umiarkowany klimat, stabilne warunki gospodarcze, bogata historia, dziedzictwo kulturowe, różnorodność środowiskowa i postęp technologiczny sprawiają, że jest to idealna destynacja na spotkania, konferencje i programy motywacyjne przez cały rok.

Nowe i fascynujące miejsca

W każdym polskim mieście znajduje się szeroki wybór niezwykłych miejsc, od średniowiecznych zamków i pałaców po rewitalizowane obiekty poprzemysłowe, idealne do organizacji różnorodnych wydarzeń. Prowadzone oraz planowane inwestycje w Polsce nieustannie wprowadzają nowe możliwości kreowania ofert przez profesjonalistów z branży eventowej (tzw. eventprofs). Dzięki licznym nowym obiektom oraz eleganckim lokalom wybór jest bogaty i zapewnia mnóstwo opcji do wyboru:

• Stradom House Kraków jest pierwszym obiektem z marki Autograph Collection wprowadzonym do Polski. Inną godną uwagi opcją jest drugi obiekt tej marki w Polsce, Hotel Verte, dogodnie położony tuż przy warszawskiej Starówce.
• Centrum Konferencyjne CFK_13 Fabryczna prezentuje się imponująco jako nowe miejsce wydarzeń, emanujące urokiem architektury lat 20. XX w. w Krakowie.
• Browary Warszawskie wyłaniają się jako wybitna realizacja odrestaurowanego z dawnego zniszczonego wojną i wcześniej zaniedbanego historycznego obiektu.
• Koneser, osadzony na terenie historycznej fabryki wódki Koneser na warszawskiej Pradze, stanowi centrum kultury i rozrywki.
• Fabryka Norblina oferuje wyrafinowane przestrzenie wydarzeniowe w ekscytującym postindustrialnym otoczeniu w sercu stolicy.
• Elektrownia Powiśle przeszła przez staranną rewitalizację z dawnej elektrowni, ważnego miejsca podczas powstania warszawskiego w czasie II wojny światowej, do nowoczesnej przestrzeni.
• Kopalnia Guido, była kopalnia węgla niedaleko Katowic, została zaadaptowana na cele organizacji wydarzeń, eleganckich kolacji, wydarzeń integracyjnych oraz podziemnego golfa, co zapewnia unikalne doświadczenia odwiedzającym.

Warszawa – European Best Destination 2023

Warszawa otrzymała prestiżowy tytuł najatrakcyjniejszej destynacji turystycznej w Europie w konkursie European Best Destinations 2023. W ciągu zaledwie trzech tygodni głos na Warszawę oddało 142 tys. internautów z ponad 130 krajów na całym świecie. Spośród 21 europejskich miast Warszawa zajęła pierwsze miejsce jako Europejska Najlepsza Destynacja 2023 i została polecana w czterech innych kategoriach:

• Best Destinations for acity break,
• Best Destination for Food Lovers,
• Best Cultural Destination,
• Safest Destinations in Europe.

Otrzymanie wyróżnienia przez Warszawę w konkursie stanowiło niezwykłą promocję stolicy Polski w tym roku. Pozytywny skutek tych działań marketingowych spodziewany jest nie tylko wśród turystów. Potencjalnie może on także generować większe zainteresowanie międzynarodową branżą spotkań oraz wydarzeniami, zarówno w perspektywie średnio-, jak i długoterminowej

Polska kuchnia

W 2023 r. trzy polskie restauracje zdobyły gwiazdki Michelin, siedem otrzymało wyróżnienie Bib Gourmand, a 39 uzyskało rekomendacje. Miasta Warszawa, Kraków, Poznań oraz wieś Kościelisko w Tatrach stały się głównymi miejscami dla pasjonatów kulinariów. To znaczący kamień milowy w turystyce kulinarnej i branży MICE, umacniający pozycję Polski jako wiodącej destynacji dla wyjątkowych doświadczeń kulinarnych.

Krótki przewodnik MICE

MICE to skrót oznaczający spotkania biznesowe (Meetings), podróże motywacyjne (Incentives), konferencje (Conferences) oraz wystawy/wydarzenia (Exhibitions/Events). Jest to skrót powszechnie używany w branży turystycznej i eventowej, odnoszący się do określonego segmentu związanego z turystyką biznesową i planowaniem wydarzeń. Każdy element MICE reprezentuje różne rodzaje spotkań lub wydarzeń:

Meetings obejmują wszelkie formalne zgromadzenia ludzi w celu określonym, takie jak seminaria, warsztaty, spotkania zarządu czy spotkania zespołów roboczych. Incentives to wydarzenia lub wyjazdy organizowane przez firmy lub organizacje w celu motywacji lub nagradzania pracowników i klientów. Podróże motywacyjne mogą obejmować wyjazdy lub specjalne wydarzenia organizowane w celu uznania lub nagrodzenia osiągnięć. Conferences to większe wydarzenia, podczas których uczestnicy gromadzą się, aby dyskutować na określone tematy, dzielić się informacjami, prezentować badania, nawiązywać kontakty zawodowe i rozwijać się zawodowo. Mogą dotyczyć określonej branży lub obejmować szersze tematy. Exhibitions/Events odnoszą się do targów, wystaw, jarmarków lub wydarzeń, podczas których firmy, organizacje lub jednostki prezentują swoje produkty, usługi, innowacje lub pomysły szerszej publiczności. Uczestnicy mogą kontaktować się z wystawcami i zapoznawać się z różnymi ofertami w określonej branży lub tematyce.

Branża MICE obejmuje różne aspekty planowania i organizowania tych rodzajów wydarzeń, często koncentrując się na zgromadzeniach związanych z biznesem, rozwoju zawodowym, możliwościach networkingowych oraz prezentowaniu produktów lub usług wybranej grupy docelowej.

Convention Bureau (CVB) to organizacja lub instytucja dedykowana promowaniu określonego miasta, regionu lub kraju jako atrakcyjnego miejsca na różnorodne wydarzenia biznesowe, konferencje, kongresy, targi czy spotkania branżowe. Ich celem jest przyciągnięcie i wsparcie organizatorów wydarzeń, udostępnianie informacji o potencjalnych miejscach, ułatwianie połączeń z lokalnymi dostawcami usług i zachęcanie do wyboru ich lokalizacji jako miejsca na określone wydarzenia. CVBs jako centralny punkt kontaktowy dla osób planujących wydarzenia biznesowe, oferując logistyczne, informacyjne i marketingowe wsparcie, usprawnia proces organizacyjny i zapewnia pomyślny przebieg wydarzeń. Pierwsze Convention Bureau zostało założone w Detroit w 1897 r., pierwsze europejskie CVB zostało utworzone w Niemczech w 1973 r.

Professional Congress Organizer (PCO), czyli Profesjonalny Organizator Kongresów to wyspecjalizowana jednostka lub firma oferująca kompleksowe usługi w planowaniu i organizowaniu kongresów, konferencji, spotkań i podobnych wydarzeń dla stowarzyszeń, firm czy instytucji oraz zarządzaniu nimi. PCO zajmuje się różnymi aspektami zarządzania wydarzeniami, w tym wyborem miejsca, marketingiem, rejestracją, organizacją logistyczną, wsparciem technicznym, zarządzaniem finansami oraz koordynacją na miejscu. Jest ekspertem w zapewnieniu sprawnego przebiegu wydarzeń, spełnianiu określonych wymagań i celów wyznaczonych przez klientów oraz profesjonalnym doradztwie na każdym etapie procesu planowania i realizacji wydarzenia.

Incentive Travel Company (ITC) Firma organizująca podróże motywacyjne (incentive travel) specjalizuje się w tworzeniu podróży motywacyjnych dla pracowników, klientów lub interesariuszy w oparciu o ich osiągnięcia, wyniki lub cele i zarządzaniu tymi podróżami. Te firmy tworzą unikalne programy podróży jako motywację dla osób indywidualnych lub grup, oferując wyjątkowe i niezapomniane doświadczenia. Firmy Incentive Travel mają na celu inspirację i motywację przez spersonalizowane propozycje podróży, które wychodzą poza typowe wyjazdy wypoczynkowe, oferując ekskluzywne, spersonalizowane i często luksusowe doświadczenia, aby wzmocnić motywację, zaangażowanie i uznanie w organizacjach. J.M.

Tourism industry

Poland’s prominence is on the rise, with the current European scenario presenting avenues for positive media exposure. Accounts of Poles aiding Ukrainians and extending refuge to those in distress have captured widespread attention.

Through diverse vlogs, blogs, and media narratives, a noticeable fascination with Poland is arising. Travelers not only relish Polish cuisine but also value its affordability, the amiable hospitality of its people, and recognize the country’s safety. Moreover, Poland is experiencing a surge in the establishment of new conference facilities and the inaugurations of hotels. This progress presents fresh opportunities, particularly enticing for event planners who prioritize safety and place their confidence in Poland’s commitment to this aspect.

Orchestrating an event in any of Poland’s key cities—be it Warsaw, Kraków, Wrocław, Łódź, Poznań, Gdańsk, or Katowice—is an exceptional experience! Each city offers a splendid collection of distinctive venues, combining elements reflective of their regional history and culture, alongside cutting-edge congress centers. These venues are adept at delivering captivating and visually stunning productions, whether it’s for one-time events or top-notch, recurrent international formats.

Associations events in Poland

In recent times, Poland has become a preferred destination for many prestigious association events. Kraków had the honour of hosting the 61st ICCA Congress for the very first time. And it was the ICE Krakow Congress Centre that welcomed the 61st ICCA Congress in 2022.This event attracted over 900 attendees from 80 nations and featured a lineup of 100+ speakers who generously shared their insights and expertise. The 2022 ICCA gathering, eagerly awaited as a return to in-person interactions post-pandemic, offered meticulously executed on-site events. This prestigious congress seamlessly blended the world-class setting of ICE Kraków Centre with other unique venues, all backed by professional event organizations. This sent a strong signal that Poland is the ideal location for hosting major international events.

“Poland, as a meeting place, has a bright future ahead of it. It is a beautiful and fascinating country. The help you provide to Ukraine also deserves admiration, which is not unnoticed in the world. I hope that the ICCA Congress in Krakow has contributed to the popularity of Poland as a MICE destination and that we inspired our delegates to return” says Senthil Gopinath, CEO, ICCA.

Małgorzata Przygórska-Skowron, head of the Krakow Convention Bureau and a member of the local organising committee for the 61st ICCA Congress, said: “This is an event that the largest cities in the world compete for. We are the first city in Poland to successfully organise an ICCA Congress and thanks to this truly significant event, Kraków is entering the premier league of the meetings industry.”

Loved by visitors for its history and character, its modern hotel infrastructure and sophisticated venues have helped make Krakow Poland’s number one city for meetings. The TAURON Arena Kraków, the EXPO Krakow International Trade Fair and Congress Centre, the CKF_13 Fabryczna Conference Centre and the ICE Krakow Congress Centre can all accommodate many thousands of participants.

Poland, a member of the European Union since 2004, holds a strategically placed central position in Central Europe, spanning from the mountains to the Baltic Sea. Poland’s recent rankings in global reports, such as 23rd on the ICCA Business Analytics – Country and City Rankings and 20th on the UIA International Meetings Statistics Report, highlight its significance.

Our country offers a diverse range of options for event professionals, encompassing rich heritage, pristine natural landscapes, modern infrastructure, and exceptional services. Moreover, the favourable quality-to-price ratio is a significant advantage. A pool of skilled meetings industry professionals is available to create tailored experiences for various client profiles. Poland’s strengths are further enhanced by its leading universities and research institutes, particularly in technology, biochemistry, and medicine. This multifaceted landscape positions Poland as a top destination catering to a wide array of event preferences and industry expertise.

Congress Venues

Poland presents event organizers with an impressive selection of convention and congress venues across the nation. Here are a few of the most spacious and notable:

• European Solidarity Center – Located within the former Gdańsk Shipyard, serving as ahub for various events.
• ICE Kraków Congress Center – An advanced, versatile congress venue nestled in the city’s core, boasting panoramic vistas of the Wawel Royal Castle.
• The Centennial Hall in Wrocław – Originally inaugurated in 1913 as an event space, recognized also as aUNESCO World Heritage Site.
• Poznań International Congress Center and Fairs – Host to numerous grand-scale and esteemed events.
• EC1 Łódź – City of Culture – A captivating refurbishment of apost-industrial edifice, having hosted the 12th Annual Advisory Forum on Cultural Routes of the Council of Europe in September.
• EXPO Warsaw – A large and innovative venue accommodating up to 13,000 attendees; additionally, the Hilton Warsaw City provides extensive conference facilities in the capital of Poland.
• Katowice International Conference Centre – it stands adjacent to the Spodek Arena and serves as one of Central Europe’s premier venues for conferences, exhibitions, sports, and entertainment.
• The Congress and Exhibition Centre of Kielce Trade Fairs – A leading entity in Poland’s exhibition market, organizing the significant International Defence Industry Exhibition MSPO.
• Modern Lublin Conference Centre – Strategically located in the heart of the Lubelskie region.

Poland in global rankings

Over these two decades, we have witnessed a significant transformation and professionalization of the Polish meetings industry. This is best demonstrated by reports and rankings that enable comparisons with other countries and showcase the development of destinations in various areas.

The ICCA Business Analytics Country and City Ranking is compiled based on data regarding association meetings collected from convention bureaus, conference venues, hotels, and the associations themselves. The meetings analyzed must meet three criteria: they must occur periodically, involve a minimum of 50 participants, and involve at least three countries.

In the recent ICCA`s ranking Poland secured the 23rd position globally with 134 meetings. This ranking includes both well-established congress cities, often considered as first choices (Warsaw, with 52 meetings, and Kraków, with 42 meetings), as well as cities that are considered second choices (Gdańsk, with 12 meetings, and Wrocław, with 10 meetings).

In turn, the UIA 2023 International Meetings Statistics Report encompasses 499,498 meetings organized in 12,110 cities and involving 28,733 international organizations. Meetings included in the UIA analysis must meet four simultaneous criteria: they must last a minimum of three days, involve at least 300 participants, have participants from a minimum of five countries, and include a minimum of 40% of international participants.

In 2022, Poland improved its ranking significantly, climbing three places from 2021 with 123 events. It stood out as the only country in the Visegrad Group to secure the 20th position globally, surpassing Hungary (26th), the Czech Republic (28th), and Slovakia (64th) in the world rankings, which included 100 countries.

Among the top one hundred cities worldwide in 2022, Kraków achieved the highest position among Polish cities, securing the 32nd spot with 43 meetings (an improvement of 11 places compared to 2021). Warsaw ranked 46th with 30 meetings (down by 7 places from the previous year), and Gdańsk made its debut in the rankings, claiming the 84th position with 16 events.

“Poland as a host of international meetings placing in the top 20 of the world rankings is not only a confirmation of infrastructural and technological capabilities or the professionalism of our suppliers. In these categories, Poland can confidently be compared with other global destinations. However, meeting owners or association planners, who set the bar high for cities competing for the privilege of hosting events, are looking for something more in the destination they choose. A kind of genius loci, that unique cultural experience, the authenticity of a place, its cultural and culinary traditions, or local creativity. Polish host cities, so diverse in their character, nevertheless have a common denominator. They attract with their extraordinary hospitality and vital locality, as well as the openness of the local community. We are aware of what we can offer organizers and are responsible for how we organize the events. We meet the needs of the modern world and face the challenges it poses to us, and we implement the idea of sustainable tourism in all its aspects, both climatic (environmental) and social. We are guided by the following mottos: Let’s experience Culture & Tradition, Let’s challenge DEI & Sustainability, Let’s develop through Innovation & Technology” – says Paula Fanderowska, Chair of the Board of Polish Conference & Congress Association

25 years of the Polish Congress Ambassadors Program

The organization of international events is an ongoing endeavour in which international connections and a country’s intellectual and business potential play pivotal roles. In Poland, there is an abundance of exceptional scientists, experts, and enthusiasts across various fields who actively engage in international associations and enjoy global recognition.

Collaboration is ingrained in the Polish MICE sector, and a prime example of this collaborative spirit is The Polish Congress Ambassadors Program. Initiated 25 years ago through a partnership between the Polish Tourism Organisation and a non-governmental organization, the Conference and Congress Association in Poland, this program was established with the aim of promoting Poland as a premier destination for international congresses and conferences.

So far, the title of Polish Congress Ambassador has been awarded to more than 300 individuals, with an exceptional group of personalities from the worlds of economics, science, and culture actively participating in the Project Chapter. Every three years, the Project Chapter is tasked with selecting a new cohort of Polish Congress Ambassadors. These noble individuals are chosen to promote Poland as a destination for upcoming international events and to disseminate information about the country’s strengths within their international networks.

The primary objective of the Polish Congress Ambassadors Program is to attract congresses to Poland while providing effective support in attracting similar events to our country through the efforts of Polish professionals working within international organisations, such as scientists and specialists from various fields.

The meeting with the winners and the official presentation of certificates takes place during the Polish Congress Ambassadors Gala. In the past, the Galas of Ambassadors of Polish Congresses have been hosted in various cities, including Warsaw (until 2009), Kraków (2010, 2017), Toruń (2011), Poznań (2012, 2018), Wrocław (2013), Kielce (2014), Katowice (2015, 2019), Łódź (2016), and Gdynia (2022). Hosting the Gala in different cities provides an opportunity to showcase the local potential for meetings and events. In 2024 Gala will be organized in Katowice.

In addition to the Polish Congress Ambassadors Program, which has been in operation since 2019, there are Local Congress Ambassador Clubs. These clubs serve as platforms for organizing information and networking meetings. Local Ambassador Clubs facilitate the exchange of knowledge and best practices related to hosting international events. Currently, Congress Ambassador Clubs are active in Kraków, Warsaw, Wrocław, Poznań, Łódź (established this autumn), with plans to establish new club in Katowice.

Poland Convention Bureau

In late 2022, the Poland Convention Bureau regained its status as an independent entity within the framework of the Polish Tourism Organisation (PTO). Aneta Książek has been appointed as the Head of the Poland Convention Bureau. Poland CVB has recently welcomed two new additions: Magda Mazgaj, a marketing specialist, and Jaroslaw Marciuk, chief digital marketing specialist. The collaborative efforts are further bolstered by the invaluable support they receive from various departments of the Polish Tourism Organisation.

Aneta Książek, Head of the Poland Convention Bureau at Polish Tourism Organisation says: “Poland, with its rich history, vibrant culture, and modern infrastructure, has emerged as a thriving hub for the meetings and events industry in Europe. In 2022, the Poland Convention Bureau of the Polish Tourism Organisation celebrated its 20th anniversary. Over these two decades, we have witnessed a great transformation and professionalisation of the Polish meetings industry. Today, it is time for more changes. This means continuing to work with the industry and on well-known projects, but also looking for the best ways to influence Poland’s competitiveness in the VUCA era. I believe that the Poland Convention Bureau will be up to its new tasks and will further contribute to the development of Poland as a leader in Central Europe for meetings and events.”

In autumn, Poland Convention Bureau launched a new international marketing campaign titled “Poland. More than you expected,” dedicated to international meeting planners and event organizers. Furthermore, they coordinate the Spotlight on Poland event and operate an educational initiative known as the EventprofsLab (Laboratorium Twórców).

“Eventprofs Creators Lab project aims to enhance the professionalism of the Polish meetings industry and develop compelling content, particularly for international markets, showcasing Poland as a highly attractive destination for hosting events. The project’s name refers to a creative space providing resources, tools, and support for individuals or teams to create various types of content, such as films, images, music, texts, graphics, or other forms of digital media. The program includes a diverse range of workshops and training sessions covering various topics”, says Jarosław Marciuk, Chief digital marketing specialist at Poland Convention Bureau.

Quality guaranteed

In order to ensure the high quality of services provided to international association events, the Poland Convention Bureau has an accredited Polish Tourism Organisation Recommendation Programme, where partners and suppliers are monitored and awarded. They include convention bureaux, professional congress organisers and incentive travel companies.

Development and new objectives

Despite facing challenges, the sector is on a path to recovery. The development of business events in Poland’s major cities, including Warsaw, Łódź, Kraków, Wrocław, Poznań, Gdańsk, Szczecin, Bydgoszcz, Lublin, Kielce, and Katowice, holds significant importance for various reasons. Business events have a far-reaching impact on key sectors, educational institutions, healthcare facilities, and the broader economy.

Also major cities like Warsaw, Kraków, Poznań, Łódź and Wrocław offer special convention bureaux services for event planners. Currently we are witnessing the emergence of new convention bureaux (14 in Poland) and business hotels, with growing interest from our industry in participating in trade fairs and workshops. Poland Convention Bureau actively works to expand initiatives both within Poland and internationally.

Poland boasts its municipal and regional convention bureaus, serving as exceptional resources for both international event planners and the local MICE industry. Besides the Gdansk Convention Bureau, which also represents Sopot and Gdynia, there are an additional four regional CVBs (listed in the order of their founding year):

• Lubelskie Convention Bureau
• Mazovia Convention Bureau
• Silesia Convention Bureau
• Świętokrzyskie Convention Bureau

In today’s landscape, the significance of sustainability-focused events and initiatives, along with a commitment to Diversity, Equity, and Inclusion (DEI), underscores the growing importance of responsible practices in event planning. Each of Poland’s convention bureaux stands ready to offer guidance on maximizing the environmental friendliness of events while promoting DEI principles within the MICE industry.

Wiktoria Król-Cieciorowska, President of the Board at Convention Bureau – Wrocław says: “Convention Bureau – Wrocław has prepared a GREEN EVENTS document presenting good green practices for our event venues as we strive for sustainable development. We plan to expand the document to include more local facilities using green solutions.”

Corporate events made in Poland

Poland offers diverse and captivating experiences for delegates, ranging from underground golf in a former mine to gatherings in post-industrial halls, historic breweries, or vodka factories transformed into atmospheric and cutting-edge event spaces. All this is delivered in a manner that not only surprises and delights delegates but also respects budget constraints.

The nation’s appeal is evident as individuals are relocating to Poland to benefit from its low unemployment rates, secure environment, and rising GDP per capita. Notably, recent significant investments from Asia and the U.S. suggest a promising future. Intel’s groundbreaking announcement of a USD 4.6 billion investment in building a Semiconductor Integration and Testing Plant near Wrocław is a testament to this trend. Additionally, tech giants like Google, Microsoft, Nvidia, and Dell Technologies have also made substantial investments in Poland. These developments exert a positive influence on the MICE industry in the country.

Poland possesses a reservoir of tech talent that is truly remarkable. It ranks fourth in the European Union for STEM graduates and holds the top spot for female STEM graduates. This places Poland in a prime position to emerge as a formidable competitor in the increasingly digital world over the next five to ten years. The country stands at a pivotal moment in its history, leveraging economic growth propelled by a highly skilled workforce and substantial foreign investment.

Barbara Świderska, President of MPI Poland Chapter says: “I reside in the Silesia region, home to nearly 450,000 businesses in a relatively small territory, including international corporations from key sectors: energy, automotive, aviation, pharmaceuticals, IT. Together with an incredible events infrastructure and impressive research institutions, we are becoming the ‘Silicon Valley’ of Europe.”

All of which makes Poland an increasingly attractive destination for new technology-related events, such as renowned Intel Extreme Masters ESL Katowice that takes place at Spodek, the city’s landmark venue. The Kinguin Esports Performance Center in Warsaw stands out as a highly popular and unique high-tech venue on a European scale.

Incentive Travel opportunities

In Poland, you have the unique opportunity to host a conference 125 meters below ground in a historic salt mine or arrange an event within the modern, post-industrial spaces. Nowhere else but in Poland can you design distinctive incentive programs, from leisurely boat cruises on verdant landscapes to the hands-on creation and launching of wooden boats. Culinary explorations offer a tantalizing range of experiences, featuring the delicious flavors of Polish dumplings, local spirits, beers and wines, organic meats, cheeses, and much more.

Joanna Montenarh – SITE POLAND Vice President says „The primary mission of SITE POLAND is to underscore the significance of incentive travel as a potent marketing tool and to position Poland as a premier destination in the international arena. Poland’s allure lies in its rich historical tapestry, architectural juxtapositions within its cities, a multitude of tourist attractions, a remarkable infrastructure that includes cutting-edge hotel facilities and versatile event venues, an exceptional value proposition compared to Western European counterparts, and seamless accessibility via an extensive flight network. All of these factors converge to make Poland an exceptionally appealing MICE destination.”

Poland prioritizes sustainability, showcasing a firm dedication to eco-friendly practices across its hotels, venues, and dining establishments. Emphasizing support for local food producers and communities is central to their ethos. In essence, Poland stands as an exceptionally well-equipped destination to host a diverse range of MICE events, boasting boundless potential in this regard.

Exciting new venues

There’s an extensive array of remarkable venues available in every Polish city, ranging from medieval castles and palaces to rejuvenated industrial spaces, perfect for hosting various events such as welcome receptions, gala dinners, or networking gatherings. Warsaw’s Wilanów Royal Palace offers a grandiose setting, while Wieliczka, near Kraków, boasts a UNESCO World Heritage Site, the former Salt Mine, presenting an extraordinary and unforgettable event location. The ongoing investment in Poland continuously introduces stunning new venues and hotels. With numerous revitalized post-industrial structures and chic options, the selection is abundant, ensuring you’ll be spoiled for choice.

• Close to Katowice, Guido Coal Mine, a former coal mine, has been repurposed for events, fine dining, team-building activities, and underground turbo golf, providing aunique experience for visitors.
• Stradom House Kraków is the first property within the Autograph Collection to be introduced in Poland, offering adistinctive and unparalleled hospitality experience. Another noteworthy option is their second Polish property, Verte Hotel, conveniently located adjacent to Warsaw’s Old Town.
• The CFK_13 Fabryczna Conference Center stands as an impressive new event venue, exuding the charm of the 1920s architectural style in Krakow.
• Warsaw Breweries (Browary Warszawskie) emerges as an outstanding urban mixed-use area, magnificently revitalized from awar-damaged and previously neglected historic zone.
• Koneser, nestled within the historical Koneser vodka factory premises in Praga district in Warsaw, embodies acultural and entertainment hub with meticulous design.
• The Norblin Factory offers refined event spaces within an exhilarating post-industrial development in the heart of the capital city.
• Elektrownia Powiśle has undergone thoughtful redevelopment from adisused power plant, an integral site during the Warsaw Uprising in WWII, now transformed into amodern space.

Warsaw – European Best Destination 2023

Warsaw was awarded the prestigious title of the most attractive tourist destination in Europe in the European Best Destinations 2023 contest. In just three weeks, 142,000 internet users from over 130 countries around the world cast their vote for the capital of Poland. Of 21 European cities voted for, Warsaw was ranked European Best Destination 2023 and was recommended in four other categories:

• Best Destinations for acity break
• Best Destination for Food Lovers
• Best Cultural Destination
• Safest Destinations in Europe

This achievement bears promising prospects for the meeting industry. The European Best Destination recognition bestowed upon Warsaw promises extensive promotion for the Polish capital in the coming year. These positive effects are anticipated to resonate not just among tourists but also potentially generate increased interest in the international meeting industry and events in both the medium and long term.

Polish gastronomy

Three Polish restaurants have earned Michelin stars, while seven have received the Bib Gourmand, and 39 have earned recommendations. The cities of Warsaw, Kraków, Poznań, and the village of Kościelisko in the Tatra Mountains are prime destinations for food enthusiasts. This marks a significant milestone in the Polish culinary landscape, cementing Poland’s position as a leading destination for exceptional dining experiences.

“Membership in the Michelin family is prestigious but also requires annual verification of the gastronomic level of the head chef. It also offers a fantastic opportunity to exchange experiences through participating in international projects available only to the select few”, says Maciej Dobrzyniecki, the President of the Polish Academy of Gastronomy.

Poland. More than you expected – potential of the meetings industry

For over two decades, the meetings industry has been an important area covered by the activities of the Poland Convention Bureau. Created in 2002 as a department of the Polish Tourism Organisation, it is responsible for promoting Poland as an attractive destination for international business events. Set in the heart of Europe, Poland has everything it takes to become a major player on the global market. Poland’s moderate climate, stable economic conditions, rich history, cultural heritage, environmental diversity, and technological advancement make it an ideal year-round destination for meetings, conferences, and incentive programs.

Importance of the MICE industry

The Meetings Industry sparks fresh job prospects, drives tax revenue, energizes local economies, enhances destination appeal, bolsters individual tourism and leisure activities (such as bleisure and city breaks), and establishes a favorable legacy. An effectively organized event not only delivers substantial value and networking prospects but also leaves behind a ‚positive impact’ – a lasting beneficial imprint on its surrounding environment. This constructive influence extends beyond financial aspects and encompasses the event’s organizational effects, contributing to transformative changes in the world or the location where the event takes place.

MICE industry terms short guide

MICE stands for Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions/Events. It’s an acronym commonly used in the tourism and events industry to refer to a specific segment related to business tourism and event planning. Each component of MICE represents a different type of gathering or event: Meetings: This includes any formal gathering or assembly of people for a specific purpose, such as seminars, workshops, board meetings, or team meetings. Incentives: These are events or trips provided by companies or organizations to motivate or reward employees or clients. Incentive travel can include vacations, trips, or special events organized to recognize or reward achievements. Conferences: Conferences are larger-scale events where participants gather to discuss specific topics, share information, present research, network, and engage in professional development. They can be industry-specific or cover broader topics. Exhibitions/Events: These refer to trade shows, expos, fairs, or events where companies, organizations, or individuals showcase their products, services, innovations, or ideas to a larger audience. Attendees can interact with exhibitors and explore different offerings within a specific industry or theme. The MICE industry encompasses various aspects of planning, organizing, and hosting these types of events, often focusing on business-related gatherings, professional development, networking opportunities, and showcasing products or services to a targeted audience.

A Convention Bureau (CVB) is an organization or institution dedicated to promoting a specific city, region, or country as an attractive destination for various business events, conferences, congresses, trade shows, or industry meetings. Their goal is to attract and support event organizers, provide information about potential venues, facilitate connections with local service providers, and encourage the selection of their location as the venue for specific events. Convention Bureaus act as a central point of contact for those planning business events, offering logistical, informational, and marketing support to streamline the organization process and ensure successful events. The first convention bureau was established in Detroit in 1897, pioneering the concept and setting the stage for similar organizations worldwide. Germany later introduced the first European CVB in 1973.

A Professional Congress Organizer (PCO) is a specialized entity or company that offers comprehensive services in planning, organizing, and managing congresses, conferences, meetings, and similar events for associations, corporations, or institutions. PCOs handle various aspects of event management, including venue selection, marketing, registration, logistical arrangements, technical support, financial management, and on-site coordination. They are experts in ensuring the smooth execution of events, meeting the specific requirements and objectives set by their clients, and providing professional guidance throughout the entire event planning and execution process.

An Incentive Travel Company specializes in creating and managing travel experiences designed to motivate or reward employees, clients, or stakeholders based on their achievements, performance, or goals attained. These companies curate unique travel programs or trips as incentives for individuals or groups, offering distinctive and memorable experiences. Incentive Travel Companies aim to inspire and incentivize through tailored travel offerings that go beyond typical leisure trips, providing exclusive, personalized, and often luxury experiences to enhance motivation, engagement, and recognition within organizations.