W zgodnej opinii ekspertów i praktyków biznesu konsekwencji gospodarczych pandemii nie można było przewidzieć. Dlaczego więc bardzo wielu przedsiębiorców jest na tę zmianę przygotowanych znacznie lepiej niż myśleliśmy? Nie wiemy jeszcze, jakie będą konsekwencje ograniczeń gospodarczych związanych z drugą falą pandemii, jednak niezależnie od tego poszkodowane przedsiębiorstwa muszą powoli zacząć planować przejście z fazy reakcji na kryzys do fazy odbudowy pozycji rynkowej. Oznacza to zmianę strategii z reaktywnej na kreatywną lub inaczej mówiąc: z defensywnej na ofensywną.

Autor: Łukasz Blichewicz – współzałożyciel i prezes zarządu Grupy Assay, ekspert w zakresie rozwoju i finansowania spółek technologicznych

Strategie przyjęte przez poszczególne przedsiębiorstwa będą się różnić w zależności od branży, pozycji rynkowej czy dostępnych zasobów, jednak nie ulega wątpliwości, że w bardzo wielu przypadkach najlepszą odpowiedzią na kryzys będzie przyspieszona digitalizacja przedsiębiorstw. Należy jednak pamiętać o tym, że małe i średnie przedsiębiorstwa są pod tym względem w specyficznej sytuacji. Związana jest ona z ograniczonymi zdolnościami kapitałowymi, niewielką skalą działania czy ograniczeniami dotyczącymi kompetencji personelu. W większości przypadków – szczególnie w warunkach kryzysu gospodarczego – może okazać się, że wdrożenie nowoczesnych rozwiązań informatycznych przekracza możliwości finansowe przedsiębiorstwa. Do tej pory takie rozwiązania, jak na przykład zrobotyzowana automatyzacja procesów, były stosowane głównie przez duże firmy.

Jednak małe i średnie przedsiębiorstwa również szukają możliwości poprawy efektywności swoich procesów. Pomagają im w tym producenci oprogramowania, którzy zdają sobie sprawę z potencjału, jaki drzemie we współpracy w segmentem MŚP. Co zrobić, aby skorzystać z szansy, jaka pojawia się w otoczeniu gospodarczym?

1. Poszukaj procesów nadających się do automatyzacji

Do robotyzacji najlepiej nadają się proste, monotonne czynności manualne, takie jak wprowadzanie danych, obsługa klienta, fakturowanie, obsługa przychodzącej korespondencji, rozliczanie wynagrodzeń. Ponadto automatyczne rozwiązania informatyczne doskonale sobie radzą ze zbieraniem danych i procesami analitycznymi. Mogą być więc używane na przykład do zarządzania internetowymi kampaniami reklamowymi, sprzedaży produktów przez kanały internetowe czy optymalizacji kosztów w różnych obszarach działania przedsiębiorstwa.

2. Nie wyważaj otwartych drzwi

Używaj gotowych rozwiązań. W przypadku niewielkiego przedsiębiorstwa budżet potrzebny na tworzenie dedykowanych rozwiązań może znacznie przekraczać możliwości finansowe. Jeżeli chcesz wdrożyć cyfrowe kanały sprzedaży, nie twórz od razu własnego sklepu internetowego, który będzie wymagał dużych nakładów na promocję. Znacznie lepiej rozpocząć od sprzedaży na platformach zakupowych typu Allegro czy Amazon. Korzystanie z ich usług wiąże się z prowizją, ale gwarantują one dużą ilość wyświetleń ofert. Nie daj się namówić na drogi w zakupie i obsłudze serwer w siedzibie firmy. Na początek zupełnie wystarczy rozwiązanie zdalne. Wiele rozwiązań informatycznych z algorytmami sztucznej inteligencji włącznie można oprzeć na ściągniętych za darmo kodach open source. To najczęściej jedyny sposób na zaawansowane innowacje w małym przedsiębiorstwie.

3. Skoncentruj się na właściwych obszarach wzrostu

Zmiana kanałów dystrybucji może spowodować, że w firmie powstaną nowe centra kosztów i przychodów. Na szczęście łatwo to zjawisko wykryć, gdyż korzystanie z elektronicznych kanałów sprzedażowych radykalnie zwiększa możliwości analityczne. Dzięki temu możesz dokładnie zbadać efektywność poszczególnych działań promocyjnych. Bardzo ważne jest, aby w ramach przedsiębiorstwa wspierać te struktury i projekty, które są prawdziwymi centrami przychodów. Jednym największych błędów, jakie mogą popełnić przedsiębiorcy, jest nieracjonalne przywiązanie do starych struktur. Ciężko jest zrezygnować z projektów, w które przez lata inwestowało się duże środki tylko dlatego, że od kilku miesięcy stały się nierentowne. Jeszcze trudniej zrezygnować z pracowników, którzy przez lata przyczyniali się do sukcesu firmy. Unikanie tego dylematu, który w psychologii społecznej jest określany jako pułapka zaangażowania, jest bardzo ważne na etapie intensywnych zmian.

4. Dostosuj zasoby do nowej strategii

Digitalizacja przedsiębiorstwa z reguły wymaga zmiany priorytetów inwestycyjnych. Być może będzie trzeba obciąć finansowanie projektów przed-covidowych. Z całą pewnością personel będzie musiał nabyć nowe kwalifikacje. Z dużym prawdopodobieństwem trzeba będzie zmienić strukturę działu sprzedaży. Wiele przedsiębiorstw inwestujących w cyfrowe kanały dystrybucji decyduje się na centralizację. Zamiast kosztownej, rozbudowanej struktury oddziałów regionalnych, dealerów i przedstawicielstw, inwestują w centralny magazyn i call center. Oprócz większej kontroli nad kanałami dystrybucji umożliwia to poprawę rentowności dzięki rezygnacji z pośredników.

5. Bądź gotów na rozwój

Wbrew pozorom to nie takie trudne. W tradycyjnym, analogowo działającym przedsiębiorstwie wzrost sprzedaży często musi być związany z ogromnymi inwestycjami. Dodatkowe powierzchnie handlowe, nowi sprzedawcy, wzmocnienie działów technicznych i obsługi klienta czy inwestycja w kadrę zarządzającą to elementy niezbędne dla zachowania wysokiej jakości obsługi klienta. Dodatkowe inwestycje często są potrzebne w sferze produkcji czy logistyki.

Wzrost jest dużo łatwiejszy w przypadku, gdy procesy sprzedażowe są zautomatyzowane. Sklep internetowy, w którym klient jest obsługiwany przez roboty, może praktycznie przy tym samym koszcie obsłużyć 100 albo 100 000 klientów. W razie potrzeby przejście na bardziej wydajny serwer może się odbyć automatycznie.

Dlatego jedną z cech, jakich inwestorzy wymagają od nowoczesnych przedsiębiorstw, jest skalowalność, czyli zdolność do nagłego wzrostu. Tylko wtedy rentowność ich inwestycji może być mierzona w tysiącach procent.