Wejście w życie unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) spowoduje zmiany w polskim Kodeksie pracy. Zmodyfikowane zostaną przepisy o przetwarzaniu danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników. Zmiany dotyczą zatem wszystkich przedsiębiorców, którzy zatrudniają pracowników. Szczególnie odczują je jednak firmy zajmujące się rekrutacją oraz przetrzymywaniem i tworzeniem baz danych potencjalnych pracowników dla innych firm.

Zmiany w Kodeksie pracy
Główne zmiany w Kodeksie pracy dotyczyć będą zakresu przetwarzania danych osobowych pracowników i kandydatów na pracowników oraz zgody na przetwarzanie danych osobowych. Nie są one rewolucyjne. W ich wyniku jednak niektóre instytucje zostaną ukształtowane inaczej niż dotychczas oraz zostaną wprowadzone pewne nowe rozwiązania, zwłaszcza jeżeli chodzi o monitoring w miejscu pracy.

Przetwarzanie danych przed nawiązaniem stosunku pracy
Zgodnie z projektowanymi regulacjami pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub od pracownika podania określonych danych osobowych. Wyraz „żąda” użyty w art. 221 § 1 i 2 Kodeksu pracy wskazuje, że jest to obowiązek pracodawcy (aktualnie Kodeks pracy posługuje się sformułowaniem „Pracodawca ma prawo żądać”, a więc nadaje pracodawcy uprawnienie, a nie kształtuje jego obowiązek).
Ponadto pracodawca nie będzie mógł już żądać i przetwarzać imion rodziców i adresu zamieszkania kandydatów na pracowników (chyba że adres ten kandydat podał jako adres do korespondencji, czyli adres zamieszkania jest tożsamy z adresem do korespondencji). Będzie mógł natomiast przetwarzać adres poczty elektronicznej albo numer telefonu kandydata – ustawodawca uznał bowiem, że wystarczy jedna z tych form komunikacji. Prawdopodobnie jednak pracodawcy będą mogli skorzystać z dobrodziejstwa projektowanego art. 222 § 1 Kodeksu pracy i przetwarzać zarówno numer telefonu, jak i adres e-mail, jeśli obie te dane będą dotyczyły stosunku pracy i osoba ubiegająca się o zatrudnienie wyrazi na to zgodę w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej.

Przetwarzanie danych po nawiązaniu stosunku pracy
Jeśli chodzi o pracowników, to planowane regulacje wyłączają możliwość przetwarzania danych w postaci imion ich rodziców, chyba że podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów lub jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. Przetwarzanie adresu do korespondencji, adresu poczty elektronicznej albo numeru telefonu będzie możliwe tylko za zgodą wyrażoną na piśmie lub elektronicznie. Po nawiązaniu stosunku pracy konieczne zatem będzie uzyskanie zgody od pracownika na przetwarzanie tych danych.

Przetwarzanie danych o stanie zdrowia pracownika
Nowe przepisy Kodeksu pracy wprowadzą też pewne ograniczenia w przetwarzaniu danych osobowych wrażliwych. Po pierwsze przetwarzanie przez pracodawcę danych biometrycznych będzie możliwe tylko w odniesieniu do danych osobowych pracownika, które dotyczą stosunku pracy, jeżeli pracownik wyrazi na to zgodę w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Ponadto nowa regulacja wprowadza w zasadzie absolutny zakaz przetwarzania danych osobowych o nałogach, o stanie zdrowia oraz o życiu seksualnym lub orientacji seksualnej.

Monitoring w miejscu pracy
Konieczność dostosowania przepisów prawa pracy do wymogów stawianych przez RODO spowodowała, że wreszcie w Kodeksie pracy uregulowano kwestie związane z monitoringiem w miejscu pracy. O korzystaniu z monitoringu pracodawca będzie miał obowiązek powiadomić pracowników na 14 dni przed jego wprowadzeniem. Jeżeli pracodawca będzie zaś przyjmował nowych pracowników, a już korzysta z monitoringu, będzie musiał ich o tym poinformować przed dopuszczeniem ich do pracy.
Ponadto projektowana regulacja wyraźnie wskazuje, że monitoring nie może stanowić środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika. Wprowadzenie monitoringu w miejscu pracy będzie możliwe tylko dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Podsumowanie
Planowana nowelizacja Kodeksu pracy dokładnie określa, jakie dane kandydatów do pracy i pracowników można będzie przetwarzać, kiedy wymagana będzie zgoda na przetwarzanie danych i w odniesieniu do jakich danych osobowych. Ponadto wprowadza zakazy dotyczące przetwarzania określonych danych wrażliwych tych osób i reguluje zagadnienie monitoringu w miejscu pracy.

Opisane regulacje spowodują, że szczególnie przedsiębiorcy z branży HR oraz ci zatrudniający większą liczbę pracowników będą musieli wdrożyć stosowne procedury i dokumentację, która pozwoli na prawidłowe i legalne przetwarzanie danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy.

radca prawny Robert Nogacki, Kancelaria Prawna Skarbiec

Być ponad prawem w imieniu prawa – fiskus chce kupować faktury dokumentujące fikcyjne transakcje, czyli w praktyce brać czynny udział w nielegalnym obrocie tzw. pustymi fakturami. Jak duże mogą być konsekwencje balansowania na granicy nakłaniania przedsiębiorców do popełnienia przestępstwa?

Od 1 marca 2017 r. obowiązują w Polsce przepisy zaostrzające odpowiedzialność za wykorzystywanie w obrocie gospodarczym pustych faktur. Kary przewidziane przez znowelizowany Kodeks karny mogą sięgać nawet 25 lat pozbawienia wolności. Z końcem 2017 r. Ministerstwo Finansów poszło o krok dalej – przygotowało regulacje zezwalające na zastawianie pułapek na wszystkich uczestników transakcji z udziałem fikcyjnej faktury przy pomocy metod przypominających w swym kształcie tzw. zakup kontrolowany.

Za zgodą prokuratora
Znane dotąd przede wszystkim służbom policyjnym metody zaliczane są do grupy czynności operacyjno-rozpoznawczych. Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) (Dz.U. 2016 poz. 1947) przyznała uprawnienie do dokonywania zakupu kontrolowanego także funkcjonariuszom Służby Celno-Skarbowej. Mogą oni jednak skorzystać z niego jedynie wtedy, gdy będzie to mieć na celu wykrycie i ustalenie sprawców oraz uzyskanie i utrwalenie dowodów przestępstw na znaczną szkodę, z reguły przekraczającą pięćdziesięciokrotną wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę, czyli 105 000 zł (od 1 stycznia 2018 r. płaca minimalna w Polsce wynosi 2100 zł brutto). Dodatkowo służby skarbowe muszą uzyskać uprzednią zgodę prokuratora generalnego.

Urzędnicy bez nadzoru… i z bronią
Fiskus miałby kupować puste faktury incognito, a dzięki temu – wykrywać nie tylko ich wystawców, ale także tych, którzy z takich kosztów korzystają w celu obniżenia obciążeń podatkowych. To oni mają być głównym celem kontrolowanego zakupu. Ponadto jeszcze w 2018 r. resort finansów chce zrezygnować z wymogu uzyskania zgody prokuratora, by organy fiskusa miały do tej formy prowokacji łatwiejszy dostęp, oraz ją rozpowszechnić – umożliwić stosowanie jej również do spraw dotyczących faktur o niższej wartości. To kolejny z kontrowersyjnych i budzących spore obawy pomysłów przyznawania urzędnikom ogromnej władzy. Nie można bowiem zapomnieć, że ustawa o KAS, przyznająca funkcjonariuszom celno-skarbowym uprawnienia stosowania środków przymusu bezpośredniego, nie wyłączyła z ich katalogu prawa użycia broni.

Istnienie dobrej wiary
Zgodnie ze stanowiskiem Naczelnego Sądu Administracyjnego „[w] wypadku ustalenia, że w danej sprawie wystąpił rzeczywisty obrót towarami lub usługami, ale ten, który według faktury miał być świadczącym usługę lub dostarczającym towar okazał się być jedynie firmantem ukrywającym wobec nabywcy dane określające rzeczywistego podatnika (…), dobra wiara ma znaczenie. Sąd powinien (…) dokonać wyczerpującej oceny, czy w swoich działaniach Skarżąca dochowała należytej staranności, co powinno ją uchronić przed utratą prawa do odliczenia” (wyrok NSA z 5 grudnia 2013 r., sygn. I FSK 1687/13).
Innymi słowy, istnienie dobrej wiary po stronie nabywcy pustej faktury pozwoli mu uniknąć nie tylko utraty prawa do obniżenia podatku należnego, ale też odpowiedzialności na trzech płaszczyznach: podatkowej, karnej i karnoskarbowej (porównywalnej do tej, która spaść może na wystawcę takiej faktury).

Zaostrzone sankcje
Sankcja wynikająca z ustawy o podatku od towarów i usług nakłada na wystawcę faktury obowiązek zapłaty podatku z samego tylko tytułu wystawienia faktury, bez względu na to, czy dokumentuje ona rzeczywiste zdarzenie, czy nie (art. 108 ust. 1). Dodatkowo fiskus może naliczyć tzw. stawkę sankcyjną w wysokości 100% podatku naliczonego wynikającego z pustych faktur (art. 112c).
Z kolei przepisy Kodeksu karnego skarbowego oraz Kodeksu karnego w przypadku nierzetelnej, fałszywej dokumentacji za pomocą faktur zdarzeń gospodarczych ze szkodą Skarbu Państwa przewidują bardzo wysokie kary – odpowiednio:
– karę grzywny do 720 stawek dziennych albo karę pozbawienia wolności na czas nie krótszy od roku, albo obie te kary łącznie (art. 62 § 2 k.k.s.);
– karę do 25 lat pozbawienia wolności z możliwością orzeczenia obok kary grzywny do 3000 stawek dziennych (art. 277a § 1 i art. 277b k.k.).

Wbrew ustawie o prokuraturze
Idea eliminowania z obrotu gospodarczego fikcyjnych faktur nie jest oczywiście sama w sobie zła. Niemniej jednak, w obliczu tak wysokich sankcji, kontrowersje budzi pomysł przyznawania urzędnikom równie dużych kompetencji bez wprowadzenia odpowiedniego nadzoru nad ich wykonywaniem. Konieczność jego zapewnienia wynika z ustawy Prawo o prokuraturze (Dz.U. 2016 poz. 177), która stanowi, że prokuratura stoi na straży praworządności m.in. poprzez koordynowanie ścigania przez inne organy państwowe przestępstw skarbowych. Zgodnie bowiem z art. 57 § 2 Prawa o prokuraturze „Prokurator Generalny, Prokurator Krajowy lub upoważniony przez nich prokurator sprawuje kontrolę nad czynnościami operacyjno-rozpoznawczymi poprzez wgląd w materiały zgromadzone w toku kontroli operacyjnej, zakupu kontrolowanego (…)”.
Również sama ustawa o KAS nakazuje uzyskanie pisemnej zgody prokuratora generalnego. Wymaga ona też, by czynności operacyjno-rozpoznawcze były podejmowane tylko, jeśli inne środki okażą się bezskuteczne (art. 118 ust. 1).
Brak nadzoru prokuratorskiego nad czynnościami kontrolnymi fiskusa może prowadzić do jeszcze gorszych konsekwencji – w wyroku z 28 stycznia 2016 r. Sąd Najwyższy orzekł, że skarga na przewlekłość postępowania prowadzonego m.in. przez urząd skarbowy w sprawach o przestępstwa skarbowe trwające dłużej niż 6 miesięcy przysługuje tylko, gdy było one prowadzone lub nadzorowane przez prokuratora (I KZP 13/15).

Podsumowanie
Przedsiębiorcy, którzy świadomie lub nieświadomie padną ofiarą firmanctwa, mogą ponieść tego dotkliwe konsekwencje – wstrzymanie zwrotów VAT, odmowa prawa do odliczeń, kontrole skarbowe, grzywny, a nawet kary pozbawienia wolności. W przypadku ujęcia w kosztach pustej faktury nawet przesłanka dobrej woli może nie mieć żadnego znaczenia. Zgodnie bowiem ze stanowiskiem sądów administracyjnych, potwierdzającym stanowisko organów podatkowych, „to na podatniku ciążył obowiązek dołożenia należytej staranności w transakcjach handlowych, w tym obowiązek wykazania należytej staranności w doborze kontrahenta” (wyrok WSA w Warszawie z 18 marca 2014 r., sygn. III SA/Wa 2870/13).
Z punktu widzenia etyki zakup pustych faktur przez fiskusa, i to bez nadzoru prokuratorskiego – a więc nadzoru nad nadużyciami, a nawet bezprawiem urzędniczym – budzi wątpliwości. Niezależnie od tego warto mieć się po prostu na baczności. Gdy więc fiskus szykuje się do wypróbowania nowej broni w walce o uszczelnienie systemu podatkowego, dobrze zadbać o swoje narzędzia obrony – o przeprowadzenie w firmie audytu podatkowego czy też profesjonalnego wywiadu gospodarczego. Gorzej, jeśli na środki prewencyjne już za późno. Wtedy pozostaje nam przedsięwziąć środki zarządzania kryzysowego, by poradzić sobie nie tylko z kontrolą podatkową, ale i z grożącymi sankcjami karnymi skarbowymi.

radca prawny Robert Nogacki, Kancelaria Prawna Skarbiec