Adam Głos, prezes zarządu Tax Care, o Chmurze Faktur, elektronicznych dokumentach ułatwiających życie przedsiębiorcom oraz słabościach systemu podatkowego

Rozmawia Barbara Grabowska

Chmura Faktur to platforma służąca do wystawiania, wysyłania i przechowywania faktur online bez konieczności drukowania dokumentów i gromadzenia ich w formie papierowej. Szykuje pan przedsiębiorcom niezłą cyfrową rewolucję!

Czy ja sam? Nie chciałbym tylko sobie przypisywać tej zasługi. Na pewno nie w 100 proc. Myślę, że to zbieg różnych czynników. Z jednej strony miałem pomysł, chciałem pomóc polskim przedsiębiorcom, a z drugiej jego realizację umożliwiły mi zmiany w regulacjach prawnych.

To znaczy?

Był taki czas, kiedy rozwiązania prawne blokowały wprowadzenie na masową skalę elektronicznego dokumentu. Do 2010 r. można było wystawiać e-fakturę, ale wymagała ona każdorazowo podpisu kwalifikowanego, czyli odpłatnego narzędzia do podpisywania dokumentów w komputerze, które nie było i do tej pory nie jest używane przez większość polskich firm. Faktury elektroniczne nie funkcjonowały w ogóle. W praktyce przedsiębiorcy przysyłali fakturę w pliku PDF bez e-podpisu, drukowali, składali, troszkę miętosili, żeby wyglądała na lekko zużytą, fizycznie doręczoną. Od tamtego czasu dużo się zmieniło. W tej chwili do wystawiania, przesyłania i archiwizacji faktur online niepotrzebny jest e-podpis. Organy podatkowe w niektórych interpretacjach indywidualnych dopuszczają też przechowywanie papierowych dokumentów w formie skanu czy zdjęcia i po- sługiwanie się nimi do rozliczeń podatkowych czy podczas czynności kontrolnych. Co więcej, 1,6 mln firm rozliczających VAT informacje o tym podatku może przekazywać fiskusowi wyłącznie online, a to oznacza, że dane z każdej wystawionej i otrzymanej faktury muszą przyjąć postać cyfrową.

Teraz fiskus zachęca do elektronicznych faktur?

Z jednej strony tak, z drugiej nie do końca mu to wychodzi. Słabością systemu podatkowego w Polsce jest to, że przepisy są zbyt często i do tego za szybko zmieniane. Często fiskus musi tłumaczyć, co miał na myśli – w ciągu roku wydaje ok. 30 tys. interpretacji indywidualnych. Co więcej, w teorii powinny one rozwiewać wątpliwości podatnika, a w rzeczywistości bywa różnie. Jest taki słynny przypadek mrożonej bagietki z masłem czosnkowym. W zależności od tego, czy potraktuje się ją jako danie mrożone, kanapkę czy ciastko (bo ma powyżej 5 proc. masła), może być obłożona podatkiem VAT 5-, 8- albo 23-procentowym i urząd skarbowy pozostawia dla podatnika obowiązek rozwiązania tego problemu, ale zastrzegając sobie jednocześnie prawo do swojej interpretacji w razie kontroli. Wątpliwości pojawiają się też przy wystawianiu, przesyłaniu i archiwizacji faktur online. Być może dlatego przedsiębiorcy nadal nie potrafią się rozstać z fakturami na papierze.

Podczas ostatniej konferencji prasowej mówił pan, że w Polsce wystawianych jest 1,5 mld faktur rocznie i tylko 30 proc. z nich powstaje za pośrednictwem rozwiązań online.

Tak, w dodatku co dziesiątą fakturę wystawia się ręcznie, na bloczku wypełnianym długopisem, a finalnie aż 98 proc. faktur przechowywanych jest w formie papierowej. Te 1,5 mld faktur ułożonych jedna za drugą ciągnęłyby się na ponad 400 tys. km i sięgnęłyby do Księżyca, a nawet dalej! Na ich wydrukowanie poświęca się ok. 128 tys. drzew rocznie. To niewiarygodne w czasach, gdy nie rozstajemy się ze smartfonami i z Internetem. A przecież kontrola dokumentów papierowych jest bardziej czasochłonna i droższa dla firm oraz gospodarki. Dlaczego tak się dzieje?

Ludzie boją się kontroli urzędów?

Myślę, że jest to wypadkowa wielu czynników. Po pierwsze to kwestia przyzwyczajenia. Przez lata coś robiło się w określony sposób. Zmianom nawyków nie sprzyja też niepewność prawa. Przedsiębiorcom łatwiej byłoby przekonać się do faktur online, gdyby urzędy skarbowe miały w tej sprawie jednolite stanowisko. Dzisiaj przez wiele osób faktury wyłącznie w formie elektronicznej są postrzegane jako ryzyko. To kwestia czasu i inwestycji, by zmienić przyzwyczajenia. My wdrażamy system, który to ułatwi. Wierzę, że doczekamy się momentu, kiedy zacznie być powszechnie używany. Razem z Chmurą Faktur przedsiębiorcy otrzymują wygodę. Mamy jedną platformę do wystawiania i odbierania dokumentów, do przekazywania ich księgowej. System obejmuje wszystkie etapy fakturowania. Właśnie. Chcieliśmy znieść bariery i wykreować prosty w obsłudze, intuicyjny system, który nie jest przeładowany funkcjami, który umożliwiałby właścicielowi firmy zarządzanie niemal całym swoim biznesowym wszechświatem. Chcieliśmy stworzyć system, który zaspokaja jedną konkretną potrzebę, ale od początku do końca. Stworzyliśmy więc aplikację, która umożliwia wystawianie, przekazywanie, odbieranie i przechowywanie faktur w jednym miejscu. Prosta usługa, oszczędza czas, nie wymaga żadnych nakładów, żadnych opłat, jest otwarta dla wszystkich uczestników życia gospodarczego – przedsiębiorców, biur księgowych, konsumentów i administracji publicznej.

Czyli wystarczy się zarejestrować?

Dokładnie tak. Podstawowa funkcjonalność zawsze będzie nieodpłatna. Można pójść dalej: założyć konto w Idea Banku, naszej spółce matce, można skorzystać z usług księgowych w Tax Care. Sama jednak Chmura Faktur jest i będzie dostępna bez żadnych opłat i limitów. W dodatku jest tym lepsza, im więcej przedsiębiorców z niej korzysta. Zależy nam na powszechności. Bo co z tego, że ja jestem w Chmurze Faktur, kiedy wszyscy moi kontrahenci korzystają z papieru. Wykreowaliśmy taki system, który pozwala użytkownikom zapraszać do Chmury Faktur innych i tym samym przenosić coraz więcej firm do cyfrowego świata, który ułatwia funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Brzmi jak tworzenie społeczności.

Troszkę tak, ale nie chcieliśmy iść w kierunku social mediów. Chmura Faktur ma ogromny potencjał, aby połączyć przedsiębiorców, tworząc unikatową biznesową sieć. Na koniec dnia biznes to ciężka praca, a nie ikonki z uśmieszkami. Na początku mieliśmy funkcje oznaczania ważnych dokumentów serduszkiem. To spotkało się z negatywną reakcją pierwszej grupy testującej, klientów Tax Care. „Przecież my nie kochamy tych faktur” – oburzyli się. Teraz zamiast serduszka jest gwiazdka.

Czym jest Tax Care?

To ogólnopolskie biuro rachunkowe nowego rodzaju. Istnieje na rynku od 2010 r. Rynek usług księgowych jest nasycony i bardzo trudny. W Polsce zarejestrowanych jest 70 tys. tego typu firm, według naszych szacunków aktywnych jest ok. 40 tys. Niestety świadczone przez nie usługi są bardzo nierówne. Niektóre biura są bardzo dobre merytorycznie, dostarczają usługi na wysokim poziomie, ale często o popularności biura świadczy to, że są tam dobra kawa i miła pani księgowa. Naszą misją jest ujednolicenie usług księgowych w naszym kraju. Tax Care jest największym biurem rachunkowym w Polsce, łącznie z naszymi partnerami obsługujemy ponad 25 tys. klientów. Działamy we własnych centrach księgowych, w największych miastach. Budujemy też Program Partnerski, współpracując z biurami rachunkowymi na podstawie modelu partnerskiego i franczyzowego. W ciągu dwóch lat chcemy być obecni w każdym mieście powiatowym w Polsce. Zależy nam, by usystematyzować rynek i zaoferować klientom ustandaryzowaną usługę księgową, tak by wiedzieli, czego można wymagać od księgowego. Niestety, klientom trudno jest ocenić jakość usług, bo efektów nie widać od razu. Utarło się twierdzenie, że każdą fakturę na firmę można wrzucić w koszty, ale nie o to chodzi. Dobry księgowy księguje tak, aby podczas kontroli urzędu skarbowego nie pojawiły się nieścisłości ani błędy, za które trzeba będzie zapłacić. To nie jak wizyta u fryzjera, kiedy od razu widać, czy ładnie nas obciął. W usługach księgowych profesjonalizm sprawdza się wtedy, kiedy przedsiębiorca przekazuje księgowemu zawiadomienie z urzędu skarbowego, który pyta o jego rozliczenia.

Jak więc wybrać dobre biuro?

Przyjść do Tax Care! Klienci często się obawiają, że gdy przyjdą do dużego biura, będą tylko numerkiem w tabelce arkusza kalkulacyjnego. Nie, nasze usługi są zindywidualizowane. I klienci to doceniają. Mówią, że czują się z nami bezpiecznie. Mają wsparcie merytoryczne, nieograniczony dostęp do usług i świadomość, że możemy udźwignąć odpowiedzialność za ewentualne błędy. Mamy największą na rynku, wymaganą polisę OC. Jesteśmy ubezpieczeni na wielomilionową sumę i mamy stabilność finansową dzięki działaniu w ramach dużej grupy kapitałowej.

Kim są państwa klienci?

To głównie mikrofirmy, takich jest najwięcej. Spośród 2 mln aktywnych firm zaledwie 2,5 proc. stanowią spółki kapitałowe, 97,5 proc. to jednoosobowe działalności gospodarcze i spółki osobowe. Naszą specjalnością są świeżo upieczeni przedsiębiorcy. Rocznie otwiera się około 350 tys. podmiotów – to niesamowita liczba chętnych do pracy na własny rachunek. Ci ludzie oczekują porady we wszystkich aspektach swojej działalności gospodarczej. Chociaż Polacy są zaradni. Więcej niż połowa przedsiębiorców w Polsce jeszcze do niedawna sama prowadziła sobie księgowość, mimo że koszt takiej usługi w przypadku małej firmy nie przekracza 200 zł miesięcznie.

A potem przychodzą do Tax Care z płaczem?

Dopóki nie przeżyją kontroli skarbowej! Ale przecież nie każdy przedsiębiorca w tym kraju jest kontrolowany i nie każdy musi mieć kłopoty. Już sam udział w takiej kontroli jest nieprzyjemny. My reprezentujemy naszych klientów w urzędzie, gdy zachodzi taka potrzeba. Nie każde biuro rachunkowe to robi.

Gdzie zdobywał pan swoje doświadczenie?

Zaczynałem na rynku doradztwa finansowego w firmie Expander. To była pewna misja, to był nowy produkt na rynku. Uczestniczyłem też w budowie sieci franczyzowej Expandera, zajmowałem się rozwojem franczyzy również w Getin Noble Bank, co przydaje mi się dzisiaj. W Tax Care zacząłem pracować osiem lat temu. Była to firma, która mieściła się w jednym pokoju. Prywatny start-up, który z dnia na dzień stał się ogólnopolskim przedsięwzięciem. Dzisiaj jesteśmy namiastką korporacji, a ja mam wielką satysfakcję z tego, co robimy! Jestem dumny zwłaszcza z naszych ostatnich trzech lat. Uprościliśmy księgowość dla najmniejszych firm, wprowadziliśmy rozwiązania uszyte na miarę małego biznesu, zmieniając usługi księgowe o 180 stopni. Opinie, jakimi dzielą się z nami klienci, mówią same za siebie – w ponad 90 proc. To opinie pozytywne!

Jakie są teraz największe przeszkody dla biur rachunkowych?

Mierzą się ze sporym wyzwaniem. To kulminacja przełomowych regulacji, które każą zerwać z przyzwyczajeniami. Mamy elektroniczne deklaracje VAT, pliki JPK, za chwilę będą Centralny Rejestr Faktur, e-kasy fiskalne i e-paragony. W tym momencie niewyobrażalne jest, aby księgowa nie pracowała na systemie księgowym online, do tego na bieżąco aktualizowanym. Tymczasem rzeczywistość szokuje! Takie scenki mi ostatnio opisywano: Urząd skarbowy. W ogromnej kolejce do informacji stoją przedsiębiorcy, głównie po pięćdziesiątce, z… laptopami w ręku. Wszyscy mieli problemy z JPK. Druga – uwaga – w centrum stolicy. Do urzędu przychodzi księgowa i pyta: „Gdzie dostanę druczki JPK?”. Nam paradoksalnie utrudnienia sprzyjają.

Chmura Faktur spodobała się administracji publicznej?

Jest pozytywne przyjęcie tego przedsięwzięcia. Przedstawiciele administracji wykazują duże zrozumienie w zakresie cyfryzacji i kreowania innowacyjnych platform dla przedsiębiorstw.

Kiedy państwa usługa stanie się tak popularna, że przedsiębiorca, wzorem pytania przy kasie: „Czy płaci pan kartą czy gotówką?”, usłyszy: „Faktura papierowa czy w chmurze”?

Czasy i technologie zmieniają się bardzo szybko. Myślę, że jest bardzo prawdopodobne, iż takie pytanie padnie szybciej, niż nam się to wydaje.

Co lubi Adam Głos:
Samochód: fiat 126p, najlepiej z Tomem Hanksem jako pasażerem!
Wakacje: Nie ma znaczenia miejsce, ważne z kim. Najlepiej z rodziną, bo mało mam dla niej czasu.
Sport: Staram się odnaleźć w nim przyjemność dla zdrowia, ale żeby lubić….
Hobby: Nowe technologie – bardzo pojemne stwierdzenie w dzisiejszych czasach