Nowe technologie w sektorze MŚP

Nowe technologie i rozwiązania IT nie tylko zapewniają przewagę konkurencyjną, ale i decydują o być albo nie być każdej firmy

Małe i średnie firmy to grupa podmiotów uznawana za istotną dla przedsiębiorczości, odgrywająca znaczącą rolę w tworzeniu nowych miejsc pracy, szybko reagująca na zmiany w otoczeniu społeczno-gospodarczym, dostosowująca działalność do bieżącej sytuacji oraz potrzeb rynku lokalnego, regionalnego, krajowego, a nawet międzynarodowego. Z jej cyfryzacją nie jest jednak najlepiej. Europejskie MŚP znajdują się na znacznie wyższym poziomie cyfryzacji procesów – tak przynajmniej wynika z badania zrealizowanego przez Ipsos MORI na zlecenie Microsoftu. Na przykład, w Holandii deklarowana skala cyfryzacji firm jest ponad dwukrotnie wyższa niż w Polsce (42 proc. vs. 20 proc.), a w Wielkiej Brytanii 36 proc. firm deklaruje pełną cyfryzację procesów. Mamy więc na rym polu dużo do zrobienia.

Jak pracujemy?
Ponad 40 proc. pracowników polskich firm deklaruje, że spędza w pracy 40-50 godzin tygodniowo, podczas gdy średnia europejska to ponad 10 godzin mniej. Wyniki te można tłumaczyć nie tylko wyższym stopniem zaangażowania polskich pracowników, ale także… niższym poziomem produktywności, który wynika z mniejszego wykorzystania technologii IT pomagających podnosić wydajność pracy. Polacy są przy tym zbyt przywiązani do biura, jako tradycyjnego miejsca pracy (76 proc. vs. 61 proc. w Europie). Jako jedną z głównych przyczyn takiej sytuacji wskazują problem z realizacją pracy w sposób zdalny (45 proc. odpowiedzi). Okazuje się również, że skala wykorzystania narzędzi mobilnych, takich jak smartfon i tablet, jest w firmach wciąż niska, choć wyniki dla Polski i Europy są w tym przypadku zbliżone (Polska: 40 i 15 proc., Europa 44 i 22 proc.). Przyczyna niższej wydajności pracy leży więc nie w braku dostępu do urządzeń mobilnych, ale w sposobie ich wykorzystania.

Kluczem do szybkiej i sprawnej obsługi klienta i efektywniejszej realizacji zadań jest bowiem dostęp do zasobów firmy i możliwość ich wykorzystania z poziomu urządzenia przenośnego. Badanie wykazuje też sporą różnicę w stopniu zastosowania usług i rozwiązań mobilnych w firmach polskich i europejskich. W 31 proc. polskich przedsiębiorstw z sektora MŚP wciąż dominuje praca oparta na dokumentach papierowych, stosowana już tylko w 23 proc. europejskich firm. 36 proc. polskich firm uczestniczących w badaniu deklarowało przejście na tryb online. Średnia europejska jest wyższa – 40 procent. Zupełnie inaczej postrzegana jest też skuteczność różnych form komunikacji. Polacy eksponują znaczenie spotkań bezpośrednich (66 proc. deklaracji) oraz rozmów telefonicznych (60 proc.). Niższy procent wskazań uzyskał e-mail, który w przypadku respondentów z innych krajów jest traktowany jako najefektywniejsza forma komunikacji. Przyznało tak 67 proc. respondentów z państw Unii Europejskiej, którzy najniżej ocenili skuteczność bezpośrednich spotkań.

Systemy do zarządzania ERP
Polska zajmowała w 2014 roku odległe miejsce w klasyfikacji państw Unii Europejskiej w zakresie wykorzystywania systemu ERP przez przedsiębiorstwa – 22 proc., podczas gdy średnia dla UE to 31 proc. (wg Eurostatu). Zgodnie z raportem Głównego Urzędu Statystycznego, z systemów ERP w roku 2014 roku korzystało 48,9 proc. przedsiębiorstw zatrudniających do 250 osób, a w 2015 roku – 46,5 proc. Wśród małych firm (do 49 pracowników) było znacznie gorzej: odpowiednio 15,3 proc. i 14,2 proc. Dla segmentu MŚP najważniejsze jest, aby system klasy ERP wspomagał najważniejsze obszary działalności i łatwo dał się zintegrować z wykorzystywanymi specjalistycznymi aplikacjami, np. wspomagającymi obsługę łańcucha dostaw i procesy logistyczne oraz związanymi z analityką biznesową. Na przykład, w produkcji potrzebne są funkcje magazynowe i produkcyjne, a w firmach dystrybucyjnych obsługa różnych kanałów sprzedaży.

Bezpieczeństwo IT
W polskich małych i średnich firmach brakuje procedur związanych z bezpieczeństwem informacji. 20 proc. firm sektora w ogóle nie archiwizuje swoich danych (średnia europejska to 13 proc.), a 46 proc. przyznaje, że mogłoby mieć trudności z odzyskaniem plików, ale trzymają kopie zapasowe na dysku twardym. W przypadku dostępu do danych poza biurem, 47 proc. pracowników przesyła potrzebne dane na prywatny e-mail, a 95 proc. szefów firm akceptuje taki proceder. Z kolei w badaniu ICAN Research zleconym przez Orange Polska, przedstawiciele większości (71 proc.) badanych firm sektora uważają, że poziom informatyzacji ich firm jest wysoki, chociaż jest to chyba stwierdzenie na wyrost.

Najpopularniejszym sposobem zabezpieczenia pozostaje bowiem oprogramowanie antywirusowe (88 proc. odpowiedzi), 53 proc. firm wdrożyło politykę zarządzania hasłami dostępu, 46 proc. szyfruje pocztę elektroniczną i tylko 35 proc. korzysta z backupu danych. Jako główny trend w informatyzacji najwięcej, bo 25 proc., badanych wskazało rozwój systemów wspierających zmiany modeli biznesowych i wzrost skali działalności biznesowej. 23 proc. największe znaczenie przypisuje rozwojowi internetowych narzędzi handlowych, w tym platform e-commerce, a 18 proc. możliwości wykorzystania rozwiązań IT do współpracy z zewnętrznymi specjalistami. IT podnosi przy tym jakość obsługi klientów oraz poprawia komunikację i produktywność pracowników w firmach sektora MŚP. 37 proc. respondentów podkreśla szczególny wpływ technologii na komunikację wewnętrzną, współpracę i dostępu, 46 proc. szyfruje pocztę elektroniczną i tylko 35 proc. korzysta z backupu danych.

Jako główny trend w informatyzacji najwięcej, bo 25 proc., badanych wskazało rozwój systemów wspierających zmiany modeli biznesowych i wzrost skali działalności biznesowej. 23 proc. największe znaczenie przypisuje rozwojowi internetowych narzędzi handlowych, w tym platform e-commerce, a 18 proc. możliwości wykorzystania rozwiązań IT do współpracy z zewnętrznymi specjalistami. IT podnosi przy tym jakość obsługi klientów oraz poprawia komunikację i produktywność pracowników w firmach sektora MŚP. 37 proc. respondentów podkreśla szczególny wpływ technologii na komunikację wewnętrzną, współpracę i wymianę wiedzy między pracownikami, 38 proc. podkreśla znaczenie IT dla obsługi klientów, 29 proc. wskazuje na poprawę produktywności zespołu, a 27 proc. podkreśla większą satysfakcję z pracy. Respondenci uznali, że IT zapewnia lepszy kontakt z klientem (40 proc.) oraz przyczynia się do redukcji kosztów (33 proc.).