Kierunek: Administracja 2.0

Rozwój społeczeństwa informacyjnego jest motorem cyfryzacji administracji publicznej. Choć w Polsce nadal wiele pozostaje do zrobienia, wydaje się, że informatyzacja sektora publicznego wreszcie wkracza w fazę przyspieszenia.

Cyfryzacja administracji w Polsce i Europie
Zgodnie z wynikami badań prowadzonych w skali globalnej przez Komisję Europejską nowoczesne technologie ICT są obecnie jednym z najistotniejszych stymulatorów wzrostu gospodarczego oraz poziomu zatrudnienia. Opóźnienia lub zaniechania w tym obszarze powodują powiększenie dystansu między Polską a grupą liderów zarówno w Europie, jak i na świecie. Według unijnego wskaźnika DESI (Digital Economy and Society Index) w obszarze cyfryzacji gospodarki Polska zajmuje dopiero 23. miejsce wśród 28 państw członkowskich UE. Cyfryzacja sektora publicznego też nie napawa optymizmem.

Według danych Eurostatu za 2014 rok, tylko co czwarty Polak kontaktuje się z administracją publiczną przez Internet, podczas gdy w całej UE prawie połowa obywateli korzysta z e-administracji, a w Danii, Finlandii i Szwecji ponad 80 proc. Zgodnie z przyjętą Europejską Agendą Cyfrową do 2020 roku Polska zobowiązana jest zapewnić wszystkim dostęp do szerokopasmowego Internetu. Cyfryzacja to nie tylko infrastruktura. To przede wszystkim odpowiednie systemy IT oraz… umiejętne wykorzystywanie wszystkich zaimplementowanych w nich funkcji. To także zaufanie do nowych technologii, wiara, że usprawnią pracę. Ta wiara powinna cechować zarówno osoby wykorzystujące systemy IT w codziennej pracy, jak i petentów pragnących tą drogą komunikować się z administracją.

Potrzeby rynku
Pod koniec 2014 roku na zlecenie Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji (MAiC) przeprowadzono piątą edycję badania „Wpływ cyfryzacji na działanie urzędów administracji publicznej w Polsce”. Na podstawie informacji zebranych z ponad 1,6 tys. urzędów administracji samorządowej (urzędy gminne, powiatowe i marszałkowskie) oraz administracji państwowej (w tym rządowej) oszacowano, że np. 42 proc. badanych urzędów korzysta z systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), lecz tylko dla 7 proc. podmiotów EZD jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw. Metoda tradycyjna, czyli prowadzenie dokumentacji wyłącznie w postaci papierowej, obowiązuje w jednej trzeciej urzędów, a w formie mieszanej (papierowej i elektronicznej) – w 60 proc. badanych jednostek. Jak widać, na tym polu jest jeszcze wiele do zrobienia.

Na szczęście z badań GUS prowadzonych w latach 2014–2015 wynika, że polscy obywatele i przedsiębiorcy w coraz większym stopniu wykorzystują Internet do załatwiania spraw urzędowych. Z roku na rok stopniowo zwiększają się dostępność, zakres i jakość elektronicznych usług administracji publicznej. Jak jednak wykazała kontrola NIK z kwietnia 2016 roku, platforma umożliwiająca załatwianie spraw urzędowych drogą elektroniczną – ePUAP – służy przede wszystkim do wymiany informacji między urzędami, a tylko w niewielkim stopniu wykorzystywana jest do świadczenia obywatelom e-usług. 96 proc. dokumentów stanowi korespondencja między organami administracji publicznej, natomiast sprawy skierowane przez obywateli i przedsiębiorców obejmują niecałe 4 proc.

W kontrolowanych przez NIK urzędach miast i gmin liczba e-usług zrealizowanych przez obywateli/przedsiębiorców w okresie od 1 stycznia 2014 do 30 czerwca 2015 roku wyniosła łącznie 987. Najczęściej korzystano z e-usług w zakresie złożenia pisma ogólnego, skargi, wniosku, zapytania do urzędu, złożenia deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, dopisania do spisu wyborców oraz udostępnienia informacji publicznej. Czy tak niskie statystyki wynikają z niewielkich umiejętności odbiorców e-usług czy oferujących je urzędów? Zgodnie z wynikami badania MAiC 75 proc. urzędów wymaga od aplikujących na stanowiska merytoryczne kompetencji informatycznych. Urzędy coraz częściej dbają o rozwój umiejętności
cyfrowych pracowników – 51 proc. w 2014 roku szkoliło pracowników (44 proc. w 2013), a 27 proc. deklarowało, że nowi pracownicy podlegają obowiązkowi szkoleniowemu w tym zakresie. Jak długo jednak trzeba będzie czekać na rezultaty?

Inwestycje w zakresie IT
Firma EMC opublikowała w czerwcu 2016 roku wyniki badania przeprowadzonego podczas konferencji „Państwo 2.0” (25 lutego 2016), dotyczącego m.in. stosowania rozwiązań przetwarzania w chmurze oraz wykorzystywania funduszy unijnych w projektach IT w sektorze publicznym. W badaniu wzięli udział przedstawiciele administracji rządowej, samorządowej oraz urzędów państwowych, a także reprezentanci środowisk naukowych i jednostek badawczych. Ponad połowa respondentów (52 proc.) zadeklarowała, że wykorzystuje fundusze unijne w projektach IT, a 29 proc. stwierdziło, że się o nie ubiega. Wysoki poziom ich wykorzystania zadeklarowali przedstawiciele administracji rządowej (61 proc. wykorzystuje, 24 proc. ubiega się) oraz samorządu terytorialnego (45 proc. wykorzystuje i 32 proc. ubiega się). Obszary, w które inwestują, to bezpieczeństwo (32 proc.), transmisja danych (25 proc.), aplikacje (20 proc.), data center (18 proc.). Inwestycje w zakresie nowoczesnych technologii, takie jak chmura obliczeniowa (publiczna – 10 proc., prywatna – 8 proc.) i analityka wielkich zbiorów danych (8 proc.), cieszyły się znacznie mniejszym zainteresowaniem. Na podstawie zebranych informacji wysnuto wniosek, że wydatki na IT wymagają optymalizacji w celu lepszego wykorzystania dostępnych zasobów i… przygotowania administracji na spodziewane obniżenie unijnego finansowania w przyszłości.

Cyfrowe państwo
Tymczasem sprawność systemów IT administracji publicznej jest jednym z warunków stabilności państwa. W ciągu najbliższych dwóch lat instytucje zamierzają inwestować w najważniejsze (zgodnie z deklaracjami uczestników konferencji „Państwo 2.0”) obszary nowych technologii: – administracja rządowa w aplikacje (33 proc.) i bezpieczeństwo (32 proc.), – samorządy w transmisję danych (42 proc.), bezpieczeństwo (38 proc.) i data center (21 proc.), – inne urzędy w bezpieczeństwo (46 proc.), data center (33 proc.) i transmisję danych (21 proc.). Cieszy przywiązywanie tak dużej wagi do bezpieczeństwa IT oraz sprawnej transmisji danych, co jest warunkiem sine qua non upowszechniania e-usług wśród społeczeństwa.

W dokumencie Ministerstwa Cyfryzacji (MC) „Kierunki działań strategicznych ministra cyfryzacji w obszarze informatyzacji usług publicznych” (https://mc.gov.pl), w rozdziale poświęconym orientacji administracji państwa na usługi cyfrowe, czytamy: „Państwo musi skoncentrować się na zapewnieniu e-usług adekwatnych do realnych potrzeb, zgłaszanych przez obywateli i przedsiębiorców. […] Administracja musi wsłuchiwać się w głos klientów i dbać o ich wysoki poziom satysfakcji, tak jak robi to biznes w warunkach konkurencyjnego rynku. E-usługi nie mają przenosić papierowych procedur biurokratycznych w sferę cyfrową (e-pismo, e-wniosek), ale realnie upraszczać i maksymalnie automatyzować procesy załatwiania spraw”. To właściwa droga w kierunku cyfrowego państwa.

Trendy w sektorze publicznym Sektor publiczny w niewielkim tylko stopniu korzysta ze zdobyczy nowoczesnej informatyki – wynika z badania „Dojrzałość technologiczna sektora publicznego w Polsce” przygotowanego na zlecenie firmy EMC oraz Fundacji IT Leader Club Polska i upublicznionego w grudniu 2015 roku. Zaledwie 4 proc. badanych organizacji ma wysoki lub bardzo wysoki udział aplikacji chmurowych w swoim IT. Za to aż 68 proc. nie korzysta z aplikacji chmurowych w ogóle lub korzysta w stopniu nikłym, a dalsze 10 proc. deklaruje niski ich udział. Tymczasem zastosowanie chmury w sektorze publicznym zapewniłoby znaczące obniżenie kosztów, bardziej efektywne wykorzystywanie środków wydawanych na IT oraz przygotowanie infrastruktury na wypadek obniżenia finansowania inwestycji w przyszłości. A inne korzyści? Lepsze wykorzystanie czasu pracy specjalistów i sprzętu, łatwy dostęp do aplikacji oraz aktualnych danych w czasie rzeczywistym oraz możliwość predykcji przyszłości (narzędzia klasy BI oraz Big Data), większe bezpieczeństwo fizyczne danych krytycznych, większa odporność na awarie.

W tym samym badaniu okazało się, że największą popularnością cieszy się wirtualizacja (19–32 proc.), natomiast takie technologie jak Big Data, cloud computing i rozwiązania wysokiej dostępności są mniej popularne. 62 proc. organizacji nie ma rozwiązań Big Data ani nie planuje ich wdrażania. Aż 46 proc. użytkowników środowisk wirtualnych w niskim lub bardzo niskim stopniu używa rozwiązań zapewniających ciągłość ich pracy na wypadek awarii. A to także ważny aspekt bezpieczeństwa e-usług. Nie tylko zabezpieczenie przed przechwyceniem newralgicznych danych, lecz także ciągłość działania systemów, częste backupy i łatwy dostęp do bazy danych oraz archiwów. Przytoczone dane wprawdzie nie napawają optymizmem, ale wszystko jeszcze przed nami. Informatyzacja sektora publicznego wkracza bowiem w fazę przyspieszenia