Biuro wspomagające aktywność i wydajność

W dzisiejszych czasach wymagania dotyczące efektywności stały się już integralną częścią życia zawodowego.

Przemiany, jakie to generuje, nie muszą być jednak zmianami na gorsze…

Biura oparte na aktywności pozwalają na oszczędność, wspierają dobre samopoczucie pracowników i zwiększają wydajność. Doświadczenie pokazuje, że wielu decydentów i pracowników – nie tylko w firmach, ale również w placówkach samorządowych i państwowych – chce wprowadzać tego rodzaju zmiany. Doskonały przykład zarządzania zmianą na szczeblu gminy stanowi fińskie miasto Kaarina, gdzie nowe rozwiązania aranżacji biura wspierają zarządzanie organizacją pracy.

Już w fazie planowania postawiono na uczestnictwo personelu, co było ważne nie tylko ze względu na motywację. Pracownicy są ekspertami w swojej dziedzinie, więc ich zaangażowanie musi mieć wpływ na osiągnięcie dobrych wyników funkcjonalnych. Dla skutecznego zarządzania zmianą istotne jest, by personel rozumiał zasady pracy w biurze opartym na aktywności. Doświadczenia pokazują, że pracownicy często obawiają się np. zagrożenia sfery prywatności w biurze. W Kaarina osoby, których aktywność zawodowa tego wymaga, mają zapewnioną prywatność. Każdy może wybrać odpowiednią przestrzeń dostosowaną do zadań, jakie ma wykonywać w danej chwili.

Rozwój technologiczny oznacza, że znaczna część pracy jest wykonywana poza biurem. Według badań przeprowadzonych w Finlandii, stanowiska pracy w rejonie Helsinek są wolne przez więcej niż połowę czasu. A stanowią drugą co do wielkości pozycję w wydatkach firmowych. Wystarczy przeanalizować przez średnio ile godzin w ciągu tygodnia zajęte są sale konferencyjne i stanowiska pracy w typowym biurze… W Kaarina zaplanowano podniesienie poziomu wykorzystania przestrzeni i eliminację zbędnych kosztów leasingu oraz ogrzewania. Przeprowadzono badanie środowiska pracy, aby ocenić potrzeby i oczekiwania pracowników. Okazało się, że większość z nich nie potrzebuje własnego stanowiska. Burmistrz miał największe biuro, którego używał tylko przez krótki czas w godzinach pracy. Aby dać przykład pracownikom, postanowił porzucić symbol statusu, jakim jest własny gabinet i postanowił pracować bez stałego stanowiska.

Warto zauważyć, że w biurze opartym na aktywności informacje o użytkownikach są zbierane i uaktualniane na bieżąco. Dane te stanowią podstawę dla organizacji środowiska pracy, a zmiany odnośnie do aranżacji biura mogą być dynamicznie wprowadzane w reakcji na zmieniające się wymagania. Poprawia to samopoczucie pracowników. W rozwiązaniach Marteli pomiary są wykonywane bez ingerencji w aktywność użytkowników. Biuro oparte na aktywności eliminuje hierarchię dość powszechną w sektorze publicznym. W Kaarina burmistrz pracuje w tych samych pomieszczeniach co pozostali pracownicy. Z punktu widzenia zarządzania ma to istotny wpływ na komunikację. Przepływ informacji w obu kierunkach jest zdecydowanie łatwiejszy. W efekcie prowadzi to do znacznej poprawy efektywności pracy w sektorze publicznym, a również – jak w Kaarina – może to służyć w umacnianiu wizerunku gminy.

Sektor publiczny, z natury zachowawczy, mniej dostrzega zróżnicowane potrzeby klientów i pracowników. Kiedy aranżacja przestrzeni w sposób naturalny zachęca do spotkań i współpracy, niepotrzebne bariery znikają, a wiedza i informacje są przekazywane od pracownika do pracownika w sposób naturalny. Zasada sprawiedliwości zapewnia równe traktowanie wszystkich pracowników sektora publicznego. Jednak osoby pracujące w tym sektorze mają także różne osobowości. Badania pokazują, że kiedy pracownik może wpływać na swoje działania i wybierać najodpowiedniejsze formy pracy, poprawia się jego samopoczucie i efektywność. Dla niektórych oznacza to pracę w domu. Inni chcą pracować w spokojnym miejscu, podczas gdy pozostali wolą być otoczeni przez ludzi. Nowy sposób zarządzania wymaga więc zaufania do pracownika. Nie ma znaczenia, gdzie praca jest wykonywana, ważne jest, aby osiągać zakładane cele. Jak wynika z badań, wynikiem wprowadzenia biura opartego na aktywności jest – niezwykle ważne dla wydajności – dobre samopoczucie pracowników. Zadowoleni ludzie są bardziej efektywni i innowacyjni.