Rozmowa z Arturem Sawickim, dyrektorem zarządzającym UNIT4 TETA
– Systemy informatyczne wspomagające zarządzanie klasy ERP zdążyły się już upowszechnić. Dlaczego więc potrzebują „pokazać ludzką twarz”, co jest hasłem przewodnim waszej najnowszej kampanii marketingowej?
– Jak wiadomo, firma TETA wywodzi się od bardzo dobrego i popularnego systemu do zarządzania zasobami ludzkimi. My, w przeciwieństwie do naszych konkurentów, których systemy wyrosły z obszarów finanse lub produkcja, bardzo dobrze rozumiemy wszelkie aspekty zarządzania ludźmi. Wiemy też, że to właśnie pracownik stanowi o przewadze konkurencyjnej firmy. Wiele podstawowych elementów produkcyjnych typu surowce, maszyny, technologie czy systemy zarządzania jakością są ogólnie dostępne i bardzo do siebie podobne, co powoduje, że powoli zaczynają się coraz mniej od siebie różnić.
Nie jest tajemnicą, że jest tylko kilku producentów matryc do telewizorów i duża część konkurujących ze sobą producentów używa tego samego podzespołu, który swoją drogą jest bardzo ważnym elementem odbiornika. Dlatego jeszcze raz podkreślę, że o przewadze konkurencyjnej zaczynają decydować niuanse w zarządzaniu operacyjnym i logistyką, podejście do innowacji oraz kwestie obsługi klienta. A w tych obszarach to człowiek jest decydującym ogniwem. I dlatego zdecydowaliśmy rozwijać system otwarty na ludzi i użytkowników, system z „ludzką twarzą”.
– W czym konkretnie wyraża się to państwa dążenie i podejście do budowy systemu ERP przyjaznego użytkownikom?
– Są trzy główne elementy, na które szczególnie zwróciliśmy uwagę rozwijając systemy TETA, a które mają pozwolić pracownikom na bardziej efektywną pracę: dać im narzędzia wspierające szybszą i efektywniejszą pracę, np. poprzez automatyzację pewnych procesów, sprawić, że system jest łatwy i zrozumiały w użytkowaniu, a przez to łatwy do nauczenia, pozwolić im używać systemu w ich miejscu pracy bez zbędnego czasu na logowanie i szukanie właściwego komputera, co jest szczególnie ważne dla pracowników, którzy na co dzień nie używają komputerów, np. w produkcji, magazynach czy logistyce, ale także w przypadku pracowników mobilnych. Myśląc o tym, co ułatwia korzystanie z naszych systemów klientom i ich użytkownikom, zauważyliśmy, że bardzo ważne jest również to, iż systemy TETA są polskie! Od zawsze były bowiem tworzone w Polsce dla polskiego użytkownika, a to, wbrew pozorom, jest niesamowicie ważne.
Wdrożenie systemu ERP i HR jest złożonym procesem, który bardzo często dotyczy zdecydowanej większości pracowników. Jest to dla nich w wielu wypadkach nowa umiejętność i zmiana sposobu pracy, z czym często jest związany stres. Jeżeli system jest niezrozumiały, źle przetłumaczony, a jego logika biznesowa i procesy oparte na zagranicznych wzorcach, wtedy proces szkolenia i uzyskania pełnej efektywności wykorzystania jest długi, a użytkownicy bardzo długo czują dyskomfort pracy.
– Jak odbierają klienci waszą nową wizję? Czy jest to dla nich rzeczywiście ważne?
– Obecnie nie istnieją obszary biznesowe, w których rozwiązania technologiczne nie zyskiwałyby na znaczeniu. Liczba oferowanych systemów ERP jest już na tyle duża, że trudno wybrać ten najbardziej przydatny. W innych krajach rynek systemów ERP jest bardziej klarowny. Dostawców jest zdecydowanie mniej, są też jasno określone specjalizacje systemów. Polski decydent ma niezwykle trudne zadanie, gdy obserwuje rynek, na którym potencjalnie jest ponad 100 rozwiązań do wyboru. Staramy się w komunikacji z klientem pokazać dwa elementy: to, że technologia dla biznesu jest ważna, ale też, że to ludzie dają prawdziwą przewagę. Ta idea jest odzwierciedlona w naszym rozwiązaniu, które wspomaga pracowników w bieżącej pracy, by mogli skoncentrować się na kluczowych operacjach, nie marnując cennego czasu na zadania administracyjne. Drugi element to pokazywanie konkretnych korzyści z wdrożenia systemu ERP. Wykonaliśmy olbrzymią pracę z klientami próbując mierzyć te elementy, które w ich biznesie udało się poprawić dzięki wdrożeniu systemu TETA. Znaleźliśmy kilkanaście kluczowych obszarów, gdzie jesteśmy w stanie pokazać rzeczywiste korzyści.
To bardzo ważne, bo klienci coraz częściej zwracają uwagę na uzyskiwanie realnych korzyści z wdrożeń systemów IT. Oczekują, że po uruchomieniu systemu pewne procesy będą realizowane szybciej i z mniejszą ilością błędów oraz że będą ponosić mniejsze koszty związane z ich użytkowaniem. Dlatego też staramy się już na początku wdrożenia rozmawiać z naszymi klientami na temat oczekiwań, by później podporządkować je realizacji zakładanych celów. W kampanii informacyjnej pokazujemy te miejsca i operacje w organizacji, gdzie zastosowanie nowoczesnego rozwiązania TETA ERP zintegrowanego z przyjaznymi, lekkimi rozwiązaniami typu aplikacje mobilne czy platforma samoobsługi pracowniczej, najbardziej i najszybciej może przynieść poprawę. Przecież poprzez zautomatyzowanie procesu obiegu dokumentów, raportowania, sprzedaży i obsługi klientów można zmniejszyć konieczność powtarzania nudnych i rutynowych czynności na rzecz działań priorytetowych. Rzecz zresztą nie w tym, czy technologie tego typu są dla biznesu ważne, tylko w jakim stopniu odciążą ich pracowników od zadań drugorzędnych.
– Czy strategia budowy i oferowania rozwiązań zorientowanych na komfort użytkowników wymagała zmian w działaniu waszej firmy?
– Tak, wcześniej system był oferowany jako TETA Constellation, a zmiana nazwy zapoczątkowała proces rebrandingu, jaki rozpoczęliśmy w I połowie br. Zdecydowaliśmy wyraźniej pokazać trzy różne rozwiązania, które mamy w swojej ofercie dla trzech różnych rynków: TETA ERP, TETA HR i TETA EDU. Wymagało to również zmian po stronie produktu, a przede wszystkim zdecydowaliśmy się zbudować platformę samoobsługową dla wszystkich pracowników. Oczywiście, platforma jest częścią systemu ERP, jednak jest od niego zdecydowanie prostsza w obsłudze i bardziej ergonomiczna. Jest też inaczej licencjonowana, co pozwala w bardzo korzystnej cenie zapewnić do niej dostęp dużej liczbie pracowników. Często firmy, z uwagi na wysoki koszt licencji systemu, bardzo ograniczają ich liczbę, co ma wpływ na zakres i skalę użytkowania systemu ERP.
Silnym atutem TETA ERP jest również to, że, jako nieliczny produkt tej klasy na rynku, jest zintegrowany z systemem obiegu dokumentów opartym na elastycznym mechanizmie workflow, dzięki czemu firma może samodzielnie przygotować skrojony na potrzeby organizacji schemat zarządzania przepływem dokumentów. Oferujemy też bibliotekę gotowych konfiguracji obiegów dokumentów, m.in. delegacji, wniosków urlopowych i oceny okresowej, dzięki czemu obsługę związanych z nimi procesów można uruchomić natychmiast, odciążając pracowników od prac administracyjnych na rzecz działań priorytetowych.
– Jak duże jest zapotrzebowanie na branżowe ERP oraz na systemy prekonfigurowane i czy UNIT4 TETA ma je w swojej ofercie?
– Jeśli chodzi o rozwiązania branżowe, to nasze rozwiązania informatyczne są na tyle elastyczne i funkcjonalne, że nie trzeba tworzyć dedykowanych wersji oprogramowania. W przypadku UNIT4 TETA to kwestia odpowiednich preinstalacyjnych, gotowych branżowo konfiguracji tego samego systemu IT. Takie branże, jak np. usługowa, bankowa, dystrybucyjna czy produkcyjna, różnią się od siebie użyciem innej palety modułów pakietu ERP/HR/CRM/BI, itd. oraz odrębnej konfiguracji, np. planów kont czy typów i wzorców dokumentów. To wszystko można obsłużyć w jednym rozwiązaniu IT, które nieustannie jest poszerzane o nowe moduły i funkcjonalności, a to pozwala sięgać po kolejne branże, utrzymując jeden duży produkt.
Jeśli natomiast mówimy o rozwiązaniach prekonfigurowanych to trzeba pamiętać, że teoretycznie wszystkie firmy działają podobnie i mają podobne potrzeby w zakresie ERP, ale diabeł tkwi w szczegółach. Każda firma ma swoją specyfikę, każda jest inna i to na dodatek zwykle stanowi o jej przewadze konkurencyjnej. Po wdrożeniu standardowego, czyli prekonfigurowanego systemu ERP pojawia się potrzeba wdrożenia dodatkowych funkcjonalności. Jednak takie rozwiązanie zyskuje punkty już na starcie, zapewniając pokaz działającego rozwiązania i dając gwarancję, że modyfikacja „pod klienta” to część końcowa procesu wdrożenia, a nie jego całość, co ma niebagatelny wpływ na koszt całego projektu.
– Skąd wywodzą się wasi klienci na systemy tej klasy?
– Głównie z sektora firm średniej i dużej wielkości. Potrzeba firm na zmianę lub wdrożenie systemu ERP wynika z tego, że coraz większa liczba klientów zaczyna być niezadowolona z ograniczonej elastyczności obecnie posiadanych systemów ERP.
W zakresie rozwiązań HR coraz więcej firm poszukuje rozwiązania, które, oprócz klasycznych funkcjonalności, zapewni im wspieranie obszarów „miękkich”. Poszukiwane są takie, które pozwalają wspierać m.in.: definiowanie celów pracownikom, ocenianie ich realizacji, wyciąganie wniosków z braków efektów czy proponowanie ścieżki rozwoju i szkoleń. Wspólnie z klientami udało nam się w tym obszarze zrealizować wiele bardzo ciekawych wdrożeń i jako nieliczni w Polsce możemy się pochwalić konkretnymi przykładami.
– A czy rośnie wśród klientów zainteresowanie korzystaniem z tego typu rozwiązań w chmurze?
– Tak, ale głównie wśród międzynarodowych korporacji, które w swoich oddziałach zagranicznych z powodzeniem pracują w oparciu o te koncepcję. Zainteresowanie polskich firm jest na razie mniejsze, ale przewidujemy, że model ten będzie zyskiwał na popularności, podobnie jak to miało wcześniej miejsce w Europie Zachodniej. Jest to rozwiązanie dla firm, które szukają rozwiązań markowych i najlepszych, ale z różnych względów nie chcą dokonywać inwestycji w zakup oprogramowania oraz utrzymywać go i nim administrować we własnym zakresie, a także dla tych, które nie dysponują odpowiednim zapleczem IT, ponieważ kupując system w chmurze ma się pewność, że będzie on utrzymywany i administrowany przez dostawcę. Poziom zabezpieczeń i dostępności jest regulowany poprzez umowy SLA, które w naszym przypadku są na bardzo wysokim poziomie.
W Polsce dużą popularnością cieszy się chmura prywatna, ale trzeba pamiętać, że takie rozwiązanie skierowane jest w pierwszej kolejności do firm, które mają zidentyfikowane i poukładane procesy wewnątrz organizacji. Praca w tym modelu jest bowiem często związana z wdrożeniem predefiniowanego systemu, bez wielkiej ilości modyfikacji. W takim przypadku jest to model opłacalny choćby ze względu na ograniczenie kosztów wdrożenia. Sam system opłat miesięcznych, zależnych od liczby użytkowników w przypadku ERP i od liczby pracowników w przypadku HR, jest rozłożony w czasie, więc nie wiąże się z dużą, jednorazową inwestycją.
– Jakie jeszcze inne kluczowe produkty są w ofercie UNIT4 TETA?
– TETA HR, wcześniej znany pod nazwą TETA Personel, w którym to obszarze jesteśmy liderem rynku mając ponad 500 klientów, TETA BI oraz pakiet dla sektora uczelni wyższych – TETA EDU. Uzupełnieniem jest platforma samoobsługi pracowniczej TETA Web (poprzednio oferowana jako TETA Galactica), a także aplikacja TETA Mobile dostępna z poziomu urządzeń przenośnych. W chmurze oferujemy natomiast dwa z naszych bazowych systemów – TETA ERP Cloud i TETA HR Cloud.
– TETA EDU to pakiet klasy ERP?
– To kompleksowe połączenie rozwiązań klasy ERP, HR i BI z mocno rozbudowaną częścią do zarządzania projektami, np. grantami, funduszami czy projektami badawczymi. Ponieważ wiadomo jak ważna jest dla uczelni intensyfikacja kontaktów pomiędzy uczelnią a otoczeniem, oferujemy rozwiązanie do sprawnego pozyskiwania i zarządzania projektami, usprawniające komunikację z pracownikami oraz wychodzące naprzeciw potrzebom studentów poprzez integrację z zewnętrznymi systemami specjalistycznymi. System zawiera szeroki wachlarz funkcjonalności dedykowanych, takich jak ewidencja stopnia i tytułów naukowych, automatyczne naliczanie wymiarów urlopów dla nauczycieli akademickich czy ewidencja oraz rozliczanie absencji. Jako jedyni obsługujemy funkcjonalność zatrudnienia w architekturze OneRec (pracownik ewidencjonowany jest pod jednym rekordem, przy czym przypisana jest do niego cała historia zatrudnienia – przyp. red.), która jest kluczowa dla wyższych uczelni.
Ciekawym przykładem wdrożenia może być projekt zrealizowany przez UNIT4 TETA dla Gdańskiego Uniwersytetu Medycznego. Kwestora GUMed przede wszystkim zaskoczył potencjał, który tkwi w systemie TETA EDU m.in. w zakresie tworzenia własnych metod rozliczania kosztów pośrednich, a jest to bardzo nośny temat w chwili obecnej, związany z ustawowym obowiązkiem kalkulacji kosztu kształcenia studenta. Chodzi o to, aby wiedzieć, ile kosztuje, z punktu widzenia nakładu środków poniesionych w całym okresie funkcjonowania studenta w strukturach uczelni, jego kształcenie w ramach wydziału czy grupy. Wiele uczelni kupuje mniej zaawansowane programy, które dobrze obliczają koszty na poziomie bezpośrednim, a nie pośrednim, a to jest akurat proste.
– Jakimi osiągnięciami może się pochwalić firma w ostatnim czasie?
– Szczególnie ważny był dla nas miniony rok. Udało nam się zakończyć rozpoczęty w 2010 r. proces zmian związanych z przejęciem firmy przez nowego właściciela, firmę UNIT4, i związany z tym proces wycofania z giełdy. Zaczęliśmy też intensywnie korzystać z wiedzy i doświadczeń UNIT4 na rynkach światowych, łącząc to z naszą znajomością rynku lokalnego. Pierwsze efekty tych synergii są widoczne zwłaszcza w obszarze szeroko rozumianego systemu ERP, a w szczególności na rynku edukacyjnym. Warto zaznaczyć, że UNIT4 w tym obszarze obsługuje około
80 proc. rynku w Wielkiej Brytanii, a z jego usług korzystają tak znamienite uniwersytety, jak Cambridge, Oxford czy amerykański Harvard. A my w Polsce w ostatnich dwóch latach staliśmy się partnerem dla kolejnych 6 prestiżowych uczelni, dzięki czemu nasza obecność w sektorze edukacji dynamicznie wzrosła.
Spory sukces udało się nam też odnieść na przyszłościowym rynku SaaS (Software as a Service) i rozwiązań w chmurze (cloud – przyp. red.), gdyż pozyskaliśmy sporą ilość klientów na rozwiązanie w tym obszarze. Klienci cenią sobie to, że UNIT4 TETA przejmuje wiele z ich obowiązków, dając gwarancje niezawodności i pełnego dostępu do systemu w rozsądnych kosztach. To też poniekąd efekt możliwości wykorzystania funduszy UE, które pozwalają wielu firmom realizować projekty informatyczne podnoszące ich efektywność i konkurencyjność.
– A plany na przyszłość?
– Wydaje nam się, że rynek odzyskuje pewność, iż kryzys ma już za sobą. Firmy zaczynają się znowu gwałtownie rozwijać, ale nie chcąc szybko zwiększać kosztów stałych próbują zwiększać efektywność pracy i wykorzystania posiadanych zasobów. Systemy informatyczne ERP, które optymalizują działanie kluczowych procesów biznesowych oraz systemy HR, które pozwalają efektywnie zarządzać i wykorzystywać coraz bardziej cenniejszy zasób – pracowników, na pewno mogą w tym pomóc. To też poniekąd efekt możliwości wykorzystania funduszy UE, które pozwalają wielu firmom realizować projekty informatyczne podnoszące ich efektywność i konkurencyjność.
Mając to wszystko na względzie, w 2014 r. planujemy zwiększenie przychodów. W obszarze systemów HR, gdzie od lat jesteśmy liderem polskiego rynku, postaramy się jeszcze lepiej wspierać naszych klientów wprowadzając do naszej oferty kilka nowych modułów z obszaru tzw. miękkiego HR. Nie bez znaczenia jest też to, że zaczęliśmy wdrażać nową platformę komunikacji z klientami, w tym w ramach help desk, która pozwoli im na szybszy i łatwiejszy kontakt z naszą firmą. Planujemy też dalsze inwestycje w rozwój rozwiązań dla uczelni wyższych i sektora publicznego. A wszystko to przy mocnym rozwoju sieci partnerskiej i to nie tylko w obszarze sprzedaży i wdrożeń, ale także konsultingu i doradztwa, co m.in. pomogłoby nam zbudować wspólną ofertę w zakresie kompleksowego rozwiązania w obszarze miękkiego HR, tzn. ocen, szkoleń i rekrutacji, a także rozwiązań planistycznych, które pozwalają optymalizować harmonogramowanie pracy pracowników, bo na to wszystko jest teraz coraz większe zapotrzebowanie.
– A co zmieni się w przyszłości w samych technologiach informatycznych?
– Ich dostawcy będą musieli wyjść naprzeciw zwiększającym się wymaganiom użytkowników. Już teraz wyzwaniem jest to, by każdy pracownik miał dostęp do systemu, gdzie można sprawdzać podstawowe informacje i rejestrować samodzielnie wybrane operacje. Żeby im sprostać, systemy muszą być dostępne on-line, najlepiej z poziomu urządzeń mobilnych, a także proste i ergonomiczne w obsłudze. Nasza samoobsługowa platforma internetowa TETA Web, którą zamierzamy mocno rozwijać w tym roku, właśnie temu ma służyć. Coraz większa waga będzie też przykładana do analizy informacji.
Oprócz tego, że na poziomie rejestrowania danych i operacji firmy będą uzyskiwać optymalną sprawność, to przejdą do dużej optymalizacji procesów analizy danych i udostępniania tej wiedzy kierownictwu. Tu ERP będzie grał kluczową rolę, a systemy mogące integrować i przetwarzać dużą ilość danych oraz ich źródeł umożliwią organizacjom uzyskanie dokładnych danych na czas, prowadząc do wzrostu efektywności decyzji podejmowanych w czasie rzeczywistym. Oczekujemy też, że w niedługim czasie wzrośnie w jeszcze większym stopniu zainteresowanie ofertą SaaS i przetwarzaniem w chmurze, a organizacje będą chciały współpracować z bardziej dojrzałymi dostawcami o większym potencjale, by móc wykorzystać możliwości optymalizacji kosztów.
UNIT4 TETA
Firma informatyczna, która jako TETA działała z powodzeniem na polskim rynku od 27 lat, oferując systemy klasy ERP i HR. Od 2010 r. należy do Grupy UNIT4 – holenderskiego producenta oprogramowania klasy ERP dla firm średniej wielkości, który prowadzi działalność w 17 krajach w Europie i 7 w Ameryce Północnej, Azji i Afryce, zatrudniając ponad 4 tys. pracowników i mogąc się pochwalić ponad 6 tys. klientów. W 2013 r. jej przychody wyniosły 490,5 mln euro, co oznacza wzrost o 4,4 proc. i plasuje koncern wśród dostawców systemów tej klasy na 6. miejscu na świecie i 2. w Europie. Dwa kluczowe systemy, które oferuje Grupa to UNIT4 Agresso, flagowy system klasy ERP dla średniej wielkości przedsiębiorstw usługowych, oraz UNIT4 Coda Financials, najlepszy w swojej klasie system do zarządzania finansami. W jej skład wchodzi także FinancialForce, joint venture z salesforce.com, która oferuje usługi w chmurze.
W Polsce koncern proponuje jednak wyłącznie produkty napisane i rozwijane od lat przez firmę TETA, co wynika z tego, że centrala stara się nie ingerować zbyt głęboko w działalność swoich lokalnych oddziałów, udostępniając know-how i wymagając w zamian jedynie realizacji postawionych celów finansowych:
– TETA ERP (poprzednio TETA Constellation),
– TETA HR (poprzednio TETA Personel),
– TETA BI,
– TETA EDU.
Uzupełnieniem dwóch pierwszych jest samoobsługowa platforma internetowa TETA Web (poprzednio TETA Galactica), a one same są także dostępne w chmurze. Niezależnie od nich jest też oferowany TETA Mobile, który umożliwia korzystanie z modułów Urlopy, Sprzedaż, Magazyn oraz WMS na urządzeniach przenośnych.
