Środowisko pracy jako narzędzie zarządzania

Postępująca digitalizacja świata zmienia sposób, w jaki pracujemy. Tendencje te odzwierciedla architektura biur, która koncentruje się nie tylko na kwestiach estetycznych, ale przede wszystkim wspomaga wydajność

Środowisko pracy powinno być więc rozumiane jako narzędzie zarządzania ukierunkowujące wysiłki pracowników na osiąganie celów. A firmy – jak wiadomo – mają różne plany w odniesieniu do wydajności, dobrego samopoczucia pracowników i dbałości o koszty.

– Jeśli środowisko pracy jest narzędziem zarządzania, muszą istnieć cele biznesowe, które są osiągane przy użyciu tego narzędzia – podkreśla Ari-Matti Purhonen, odpowiedzialny za działalność firmy Martela w Finlandii i Szwecji. – Ma to na celu stworzenie profilu środowiska pracy i pracowników, a następnie kształtowanie odpowiednich przestrzeni i obszarów, które będą służyć potrzebom firmy. Kiedy na początku XX wieku powstawały pierwsze lokale biurowe, ich forma stanowiła odwzorowanie hal produkcyjnych. Pracownicy siedzieli za biurkami ustawionymi – tak jak maszyny – w liniach prostych. A wydajność mierzono za pomocą zegarka. W ciągu ostatniego stulecia sposób, w jaki pracujemy, uległ znaczącym zmianom, ale niedostatecznie przełożyło się to na projektowanie środowiska pracy. Także i dzisiaj biura często przypominają fabryki sprzed stu lat. Według Ari-Matti Purhonena, zmiany w tej dziedzinie zachodzą zbyt wolno. – Dla osób zaangażowanych w obszary wiedzy, środowisko pracy jest bardzo ważne, ponieważ powinno pobudzać zdolność do tworzenia nowych wartości. Uważam, że stanowczo zbyt rzadko jest to brane pod uwagę. Dobrze funkcjonujące środowisko pracy składa się z obszarów symbolizowanych przez Cztery C: communication, concentration, collaboration, chilling out, czyli komunikacja, koncentracja, współpraca i relaks.

Komunikacja jest ważna zarówno w zarządzaniu, jak i interakcjach między pracownikami. Środowisko pracy musi więc obejmować obszary, które sprzyjają komunikacji. Nowoczesna organizacja pracy powinna też kłaść nacisk na zdolność do koncentracji, która przekłada się na wydajność, zwłaszcza w przypadku pracowników działających w obszarze wiedzy. Środowisko pracy powinno być wolne od zakłóceń, co może być trudne do osiągnięcia w biurach zaprojektowanych na otwartym planie. Gdy wymagająca koncentracji praca jest zakłócana, powrót do poprzedniego rytmu i osiąganie płynności może zająć wiele cennego czasu. Ari-Matti Purhonen podkreśla, że środowisko pracy powinno ułatwiać współpracę między ludźmi i różnymi wydziałami firmy. Tymczasem możliwość harmonijnego współdziałania stanowi problem wielu firm. Niewiele zadań może być wykonywanych przez jedną tylko osobę, właściwie zawsze jest konieczna współpraca. Powinna więc przebiegać bezproblemowo. Środowisko pracy powinno stanowić stymulator współpracy, m.in. proponując obszary, które będą skłaniać do wchodzenia we wzajemne relacje. Nikt nie jest w stanie pracować ze stuprocentową wydajnością przez cały dzień. Podobnie jak sportowcy, pracownicy muszą od czasu do czasu odpocząć. Dlatego też środowiska pracy powinny oferować możliwości relaksu.

– Mózg, a nie mięśnie to najważniejszy zasób pracownika w dzisiejszych czasach – dodaje Ari-Matti Purhonen. – A mózg nie może pracować z pełną mocą przez cały dzień. Środowisko pracy powinno mieć wydzielone miejsca, w których ludzie odpoczywają, aby mogli powrócić do swoich zadań i ponownie dawać z siebie wszystko. Zasada Czterech C powinna być realizowana w oparciu o potrzeby użytkowników. Nigdy nie powinna być wprowadzana mechanicznie. Kształtując miejsce pracy należy jasno określić cele: może to być np. poprawa współpracy lub lepsza koncentracja. Firmy często starają się utrzymywać koszty biura na możliwie jak najniższym poziomie, a propozycja wprowadzenia Czterech C może u nich powodować zdziwienie. Czy jednak koszty tworzenia właściwego środowiska pracy, które jest narzędziem zarządzania, muszą być duże?

– Badania wykazały, że stopień wykorzystania środowisk pracy jest często znacznie mniejszy niż sądzimy. Co więcej, praca w dzisiejszych czasach jest często mobilna: pracownicy odwiedzają klientów, pracują zdalnie i tak dalej. Oznacza to, że nowe, zmodernizowane biuro jest prawie zawsze mniejsze niż tradycyjne. A to powoduje oszczędności, które mogą być wykorzystane do pokrycia kosztów wprowadzanych zmian – podsumowuje Ari-Matti Purhonen.