Felieton Rafała Wiśniewskiego, eksperta ds. funduszy unijnych, Roseti Polska
Od kilkunastu lat doradzam firmom w zakresie pozyskiwania i rozliczania funduszy unijnych. Przez moje ręce przeszły dziesiątki projektów – od mikroprzedsiębiorstw po spółki giełdowe. Widziałem, jak dotacje stawały się potężnym narzędziem rozwoju, ale też jak potrafiły wyhamować dobrze prosperujący biznes. Dlatego mówię wprost: fundusze unijne to nie są „darmowe pieniądze”, tylko poważne zobowiązanie. Kto o tym zapomina, ten szybko przekonuje się, że można utopić w projekcie więcej energii, nerwów i środków niż się zyskało.
Najpierw strategia, potem wniosek
Najczęstszy błąd? Aplikowanie „bo jest nabór” albo „szkoda nie wziąć”. Takie podejście kończy się projektami, które nie mają nic wspólnego z faktycznymi potrzebami firmy. Dofinansowanie powinno być narzędziem realizacji strategii biznesowej, a nie pretekstem do jej tworzenia na szybko.
Zanim zaczniemy pisać wniosek, zadaję klientowi kilka prostych, ale wymagających pytań:
- W jakim kierunku chcesz rozwijać firmę w perspektywie 3–5 lat?
- Jakie inwestycje są naprawdę potrzebne?
- Czy środki unijne poprawią Twoją pozycję na rynku, czy tylko „przy okazji” coś sfinansują?
- Czy masz zasoby, by projekt zrealizować od A do Z?
Firmy, które potrafią odpowiedzieć na te pytania, znacznie rzadziej wpadają w pułapkę nieprzemyślanych inwestycji.
Przygotowanie zaczyna się w środku firmy
Podpisanie umowy o dofinansowanie to nie początek projektu – to finał wielomiesięcznych przygotowań. Pierwszym zadaniem jest uporządkowanie spraw formalnych i organizacyjnych. Dokumenty, rejestry, umowy, struktura zespołu – wszystko musi być klarowne i zgodne z wymogami instytucji finansujących.
Z mojego doświadczenia wynika, że nawet świetnie zarządzane operacyjnie przedsiębiorstwa często nie są przygotowane na biurokratyczną precyzję wymaganą w projektach unijnych. Brak osoby odpowiedzialnej za realizację i rozliczenia lub chaotyczna dokumentacja potrafią pogrzebać projekt już na etapie pierwszej kontroli.
Dobrze przygotowana firma nie tylko ma plan realizacji, ale też rezerwę czasową i finansową – bo opóźnienia, zmiany cen czy dostępności materiałów to w projektach norma, a nie wyjątek.
Po dotacji zaczyna się prawdziwa praca
Uzyskanie dofinansowania to nie meta, a raczej start w nowej, dużo bardziej wymagającej konkurencji. Projekt unijny zmienia rytm pracy firmy – wymaga szczegółowego planowania, dodatkowej dokumentacji, ścisłego trzymania się harmonogramu i budżetu, a także pilnowania wskaźników, które zadeklarowaliśmy we wniosku.
Widziałem firmy, które po podpisaniu umowy stawały się zakładnikiem projektu – każdy dzień podporządkowany był raportom, spotkaniom projektowym, rozliczeniom. W tym czasie kluczowa działalność zaczynała schodzić na drugi plan. Prawdziwe problemy zaczynają się, gdy pojawią się opóźnienia lub konieczność zmian: instytucje rzadko są elastyczne, a każdy aneks to dodatkowy czas i formalności.
Innowacja – słowo nadużywane
Istnieje mit, że dotacje można zdobyć wyłącznie na projekty „przełomowe” w skali świata. W praktyce innowacyjność w definicji unijnej to często wprowadzenie nowego rozwiązania w skali firmy, regionu lub branży.
Największy błąd to sztuczne „upiększanie” projektów – dopisywanie do zakupu maszyny narracji o rewolucji technologicznej czy wrzucanie modnych słów jak „AI” czy „blockchain” bez realnego zastosowania. Eksperci oceniający wnioski szybko wyczuwają brak spójności.
Najlepiej oceniane są projekty konkretne, osadzone w realiach firmy i rynku, które realnie podnoszą konkurencyjność, nawet jeśli nie wyglądają efektownie na prezentacji.
Kontrola – wrogi patrol czy naturalny etap?
Dla wielu przedsiębiorców kontrola to moment największego stresu, często większego niż samo przygotowanie wniosku. A przecież dobrze przygotowana firma może przejść kontrolę bez nerwów.
Kluczem jest systematyczne gromadzenie dokumentów: faktur, protokołów odbioru, umów, zdjęć z realizacji, korespondencji. Nie „po czasie”, tylko na bieżąco. Kontrola dotyczy nie tylko wydatków, ale i osiągnięcia celów – jeśli deklarowaliśmy wdrożenie nowej technologii czy stworzenie 10 miejsc pracy, musimy to realnie udowodnić.
Wielu przedsiębiorców lekceważy też „miękkie” wymogi: oznakowanie inwestycji, informacje na stronie, prawidłowe logotypy. Brak takich elementów może skutkować korektą finansową – realnym obcięciem dotacji.
Fundusze unijne to potężne narzędzie inwestycyjne, ale też wymagające zobowiązanie. Dobrze użyte – potrafią otworzyć nowe rynki, zwiększyć moce produkcyjne, poprawić konkurencyjność. Źle – stają się obciążeniem finansowym i organizacyjnym.
Dlatego każdemu przedsiębiorcy mówię to samo: zanim złożysz wniosek, upewnij się, że projekt jest spójny z Twoją strategią, a firma jest gotowa go udźwignąć – zarówno organizacyjnie, jak i mentalnie. Bo dotacja może być trampoliną, ale jeśli podejdziesz do niej bez planu, łatwo zamieni się w kotwicę, która spowolni Twój rozwój.
