Dzięki zastosowaniu technologii AI do rozpoznawania tekstu, można dwukrotnie skrócić czas obsługi dokumentów, zwiększyć ich dokładność, uniknąć wielu ludzkich pomyłek i błędów
Poza różnego rodzaju dokumentacją przechowywaną w firmach, w zależności od profilu, u każdego przedsiębiorcy nie da się uniknąć zbioru segregatorów z dokumentacją finansowo–księgową. Nadchodzi zatem czas, aby także w systemie księgowym wprowadzić rewolucyjne zmiany, pozbyć się definitywnie papieru i wprowadzić e-faktury.
Fundamentalne decyzje
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana w obszarze fakturowania od momentu wdrożenia elektronicznych faktur, która od 2026 roku zrewolucjonizuje i ujednolici sposób dokumentowania i rozliczania transakcji w Polsce. To rozwiązanie wpłynie na cały proces księgowy, zobowiązania podatników, a także wprowadzi szereg korzyści i wyzwań dla przedsiębiorców.
Ustawa z 5.08.2025 r. „O zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw” została opublikowana 1.09.2025 r. w Dzienniku Ustaw (Dz.U. z 2025 r.poz.1203). Ta nowelizacja przesunęła obowiązek wystawiania e-faktur na 1.02.2026 roku, w związku z tym do tego czasu zasady fakturowania pozostają bez zmian.
Kluczowe przepisy określają, że od 1.02.2026 r. wszystkie faktury muszą być wystawiane za pośrednictwem systemu, co jest zgodne z celami cyfryzacji i poprawy kontroli podatkowej. Ponadto wprowadzono rozwiązania ułatwiające korzystanie z systemu, np. tryb offline 24 czy możliwość dodawania załączników, które mają umożliwić płynne przejście w nową erę fakturowania.
Od 1.02.2026 r. KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm wystawiających faktury w Polsce, jednak wdrożenie będzie zachodziło etapami. Od 1.02.2026 r. obligatoryjnie dla dużych podatników (wartość sprzedaży za 2024 przekraczająca 200 mln wraz z podatkiem). Od 1.04.2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. Od 1.01.2027 r. dla drobnych przedsiębiorców, których wartość faktur wystawionych w danym miesiącu nie przekracza kwoty 10.000 złotych brutto.
Podatnicy muszą się przygotować do tego procesu już teraz, gdyż faktury będą miały ustrukturyzowany format XML, co wyeliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych z plików PDF czy skanów. Nowe zasady oznaczają, że momentem uznania faktury za wpływającą do systemu będzie jej przyjęcie w KSeF z nadanym numerem, co wpłynie na terminy rozliczeń VAT i odliczeń, w tym skrócenie czasu zwrotu VAT z 60 do 40 dni.
Bankowość cyfrowa, brak konieczności archiwizacji papierowej i automatyzacja procesów transakcyjnych uczynią system efektywniejszym, w pełni integrując przepływ dokumentów z systemami księgowymi przedsiębiorstw. Przedsiębiorcy będą musieli dostosować swoje procedury akceptacji faktur oraz regularnie monitorować postępy we wdrażaniu rozwiązań technicznych, aby wyeliminować potencjalne błędy, a wcześniejsze przetestowanie procesów i narzędzi pozwoli także na usprawnienia pod kątem potrzeb w organizacji.
Wady systemu
Mimo wielu korzyści, KSeF wiąże się z wyzwaniami. Faktury pobrane z KSeF będą miały formę nieczytelnego zestawu danych, co uniemożliwi ich natychmiastową weryfikację. Taki system wymusi użycie niezbędnego oprogramowania, które pozwoli na dalszy obieg dokumentów. Przedsiębiorcy muszą zainwestować w infrastrukturę IT, szkolenia pracowników i procesy integracji systemów księgowych z platformą. Aby uniknąć wątpliwości i problemów, podatnicy także co do zasady powinni wysyłać faktury do systemu KSeF w dniu ich sporządzenia. Dla mniejszych firm i tych z ograniczonym dostępem do internetu, obowiązek ten może stanowić barierę, zwłaszcza w trakcie etapów wdrożenia i ewentualnych awarii technicznych. Ponadto błędy w danych przesyłanych do systemu mogą skutkować problemami finansowymi i podatkowymi, jeśli nie zostaną odpowiednio wcześnie wykryte i skorygowane.
Zalety dla przedsiębiorców
KSeF to przede wszystkim narzędzie zwiększające efektywność i transparentność rozliczeń podatkowych, przyspieszające zwrot VAT, a także minimalizujące ryzyko fałszerstw i sprzecznych z prawem praktyk na rynku. Automatyzacja pozwala na eliminację ręcznego księgowania i ograniczenie ludzkich błędów, co przekłada się na oszczędność czasu i pieniędzy. Ponadto, rozwiązanie to sprzyja cyfrowej transformacji przedsiębiorstw i ułatwia ich dostosowanie do standardów unijnych. Co więcej, nie potrzeba kupować płatnej aplikacji, co na pewno jest ważne dla drobnych przedsiębiorców, a Ministerstwo Finansów zapewnia bezpłatne narzędzia, które będą poddawane regularnej aktualizacji.
Wprowadzenie KSeF to wielka rewolucja, która wymusi na przedsiębiorcach zmiany w codziennej działalności, ale jednocześnie przyniesie korzyści w postaci szybszych zwrotów VAT, poprawionej kontroli i efektywności procesów księgowych. Fakt, że system ten jest oparty na nowoczesnej technologii, wprowadza nie tylko wygodę, ale i wymaga od podatników dużej adaptacyjności. Ostatecznie czas pokaże, czy benefity przewyższą wyzwania, a najwięksi przegrani to ci, którzy zbyt późno przygotują swoje systemy i procedury.
Agnieszka Jakubowska
