Paweł Staworzyński od niemal 20 lat zajmuje się szeroko pojętą optymalizacją i doskonaleniem kluczowych procesów w przedsiębiorstwach (głównie procesy produkcyjne).
W tym czasie przeprowadził setki projektów i szkoleń obustronnie wymieniając się doświadczeniami z pracownikami z różnych szczebli.
Na przestrzeni lat zauważył, że firmy często tkwią w mylnym przekonaniu, że ich efektywność jest na poziomie około 80% – 90%, tymczasem rzeczywistość bywa trochę inna. Wynika to z brania pod uwagę nieodpowiednich parametrów – tzw. „ECP” powinno być wyliczane na podstawie różnicy sumy czasów normatywnych danej pracy i sumy czasów dostępnych na wykonanie tych prac.
Wskaźnik ECP powinien być traktowany jako kluczowy dla przedsiębiorstwa szczególnie w przypadku jeżeli w głównej grupie kosztów (A wg ABC) znajdują się koszty pracy. Wskaźnik ten w porównaniu do wskaźnika ilościowego produktywności jest bardziej obiektywny do obliczania efektywności wykonywanej pracy w bezpośrednim aspekcie czasu pracy. Jego zastosowanie pozwala na bardziej obiektywne rozliczanie efektywności czasu pracy i powiązanie tego wskaźnika z systemem premiowania za efektywność pracy.
Wskaźnik efektywności czasu pracy nie jest alternatywą dla wskaźnika ilościowego produktywności tylko uzupełnieniem. Zarządzanie efektywnością czasu pracy wiąże się z zagadnieniami związanymi z organizacją pracy i optymalizacją procesów.
Warunkiem zastosowania tego wskaźnika jest posiadanie czasów normatywnych tworzonych w procesie normowania czasów (NCP) na wykonanie głównych zadań realizowanych przez pracowników dla których ten wskaźnik będzie liczony. Najłatwiej jest zastosować ten wskaźnik w procesach produkcji seryjnej lub masowej i bardzo powtarzalnej. Można również wskaźnik ten wprowadzać w innych obszarach niż produkcja i dla procesów mało powtarzalnych. Wymaga to jednak stworzenia narzędzi do dokładnego i szybkiego kalkulowania czasów normatywnych dla zadań nie powtarzalnych lub o dużej zmienności czasochłonności. Obecne praktyki biznesowe potwierdzają to stwierdzenie, że możliwym jest wdrożenie normatywów czasów prac nie powtarzalnych i wskaźnika efektywnego wykorzystania czasu pracy w większości przypadków zadań realizowanych jednostkowo (np. produkcja jednostkowa, remonty, utrzymanie ruchu). Obecnie spotyka się wdrożenie wskaźnika ECP w obszarach:
- produkcji jednostkowej i mało powtarzalnej,
- produkcji seryjnej i masowej,
- utrzymani ruchu, remontach, służbach technicznych,
- szeroko pojętej administracji (księgowość, kadry, finanse),
- usług finansowych (banki, ubezpieczenia),
- procesach BPO,
- administracji publicznej,
- logistyce,
- technologii i konstrukcji.
- Wskaźnik efektywności czasu pracy nie da się wdrożyć w pracy kreatywnej tj. np. opracowanie wizji rozwoju, koncepcji nowego modelu produktu.
Jak zwiększyć efektywność czasu pracy (wskazówki)?
W zależności od potrzeb metodyka podejścia do zwiększania ECP może się różnić.
- Pierwszym krokiem jest określenie kluczowych zadań realizowanych wykonywanych na wybranych stanowiskach.
- Do przygotowanej listy zadań należy oszacować średnią czasochłonność oraz częstotliwość ich realizacji.
- Obliczyć czasochłonność wykonywanych zadań w skali miesiąca (lub innego okresu w zależności od specyfiki stanowiska).
- Przeprowadzić klasyfikację PARETO lub ABC w odniesieniu do czasochłonności.
- Podzielić czynności pomiędzy dodające wartość i nie dodające wartości.
- Ustalić czas dostępny najlepiej na podstawie danych kadrowych na realizację zebranych zadań.
- Wg wzoru na procentową efektywność czasu pracy wyliczyć obecny poziom wskaźnika ECP.
- Dla czynności z grupy A przeprowadzić dokładne analizy metod pracy i zmierzyć ich obecną czasochłonność metodami pomiarowymi o większej dokładności (np. chronometraż, nagrania wideo, analizy MTM).
- Opracować optymalne metody i obliczyć ich czasochłonność dostępnymi metodami normowania czasów planowanych.
- Przygotować listę działań usprawniających oraz plan ich realizacji.
- Przypisać do poszczególnych zdefiniowanych działań zakładane procentowe wartości wzrostu wskaźnika ECP.
- Obliczyć możliwy wzrost ECP dla całości wdrożonych zmian.
- Wprowadzić wskaźnik ECP z uwzględnieniem planowanego wzrostu.
- Powiązać cele ECP z systemem motywacyjnym (Zarządzanie przez Cele).
- Zrealizować niezbędne działania wdrożeniowe.
- Monitorować wskaźnik.
- Podejmować systematyczne działania usprawniające w ramach procesu ciągłego ulepszania wracając do punktu 3 niniejszej listy działań.
Wykorzystując doświadczenie i KNOW-HOW kształtowane od ponad 60 lat przez specjalistów w krajach wysokorozwiniętych (m.in.: Niemcy, USA, Francja, Włochy, Wielka Brytania), jak również w krajach rozwijających się (Polska, Rosja, Brazylia, Chiny, Czechy i Słowacja) jesteśmy w stanie prawidłowo wyznaczyć ECP, zaproponować konkretne działania optymalizacyjne z poszanowaniem wartości godnościowych pracowników.
Zachęcam do obejrzenia wykładów Pawła Staworzyńskiego, w których opowiada o potencjalnych zagrożeniach w firmach oraz o tym jak im zapobiegać.
YouTube: Normowanie czasów pracy tempo pracy MTM wydajność humanizm etos pracy wskaźnik OEE OLE ECP
YouTube: Motywacja do doskonalenia i rozwoju talentów, „szanowanie pracy”, zarządzanie godnościowe, kaizen a wartości społeczeństwa
