Autor: Rafał Wiśniewski
Od kilkunastu lat pomagam przedsiębiorcom skutecznie korzystać z funduszy europejskich. Widziałem dziesiątki sukcesów, które pozwoliły firmom się rozwinąć, ale i niemało porażek wynikających z pośpiechu, braku planu czy zbyt dużego optymizmu. Dotacje unijne to ogromna szansa – jednak tylko dla tych, którzy potrafią podejść do nich z rozwagą. Bo w świecie funduszy nie wygrywa ten, kto złoży wniosek jako pierwszy, lecz ten, kto potrafi go dobrze przygotować, rzetelnie zrealizować i skrupulatnie rozliczyć.
Od lat obserwuję, jak firmy różnie podchodzą do tematu dotacji. Dla jednych to przemyślane wsparcie w rozwoju, dla innych – szybki sposób na pozyskanie dodatkowych środków. Niestety, ta druga postawa często kończy się rozczarowaniem. Fundusze europejskie nie są „darmowymi pieniędzmi”, które można po prostu wziąć i wydać. To środki publiczne obwarowane wieloma zasadami, których złamanie może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi.
Najczęstszym problemem, z jakim spotykam się w mojej pracy, jest niedoszacowanie kosztów projektu. Firmy zakładają, że dotacja pokryje większość wydatków, a tymczasem dofinansowanie obejmuje jedynie część kosztów kwalifikowanych. Resztę trzeba sfinansować samodzielnie – z własnych środków lub kredytu. Brak odpowiedniego zabezpieczenia finansowego to przepis na kłopoty.
Pamiętam przypadek przedsiębiorstwa budowlanego, które z entuzjazmem przystąpiło do realizacji projektu związanego z rozwojem nowoczesnych technologii. Niestety, już po kilku miesiącach okazało się, że koszty sprzętu i materiałów znacząco przewyższyły pierwotne założenia. Zabrakło pieniędzy na dalsze prace, harmonogram się opóźnił, a firma musiała szukać dodatkowych źródeł finansowania, by nie stracić dotacji. Takie sytuacje pokazują, jak ważna jest chłodna kalkulacja i precyzyjne planowanie – nie tylko w fazie wnioskowania, ale przez cały okres realizacji projektu.
Drugim błędem, który obserwuję równie często, jest realizacja projektów niezgodnych ze strategią firmy. Zdarza się, że przedsiębiorcy – zachęceni możliwością zdobycia środków – próbują dopasować swoje pomysły do aktualnych priorytetów programów unijnych. Tymczasem to projekt powinien wynikać ze strategii rozwoju firmy, a nie odwrotnie.
Widziałem przykład małej firmy IT, która postanowiła opracować oprogramowanie związane z ochroną środowiska, tylko dlatego, że akurat taki typ projektów mógł liczyć na wysokie dofinansowanie. Problem w tym, że produkt nie miał realnego odbiorcy. Po kilku miesiącach okazało się, że rynek nie był zainteresowany, a firma poniosła straty i stanęła przed koniecznością zwrotu części środków. To bolesna lekcja, ale też przestroga: fundusze unijne mają wspierać rozwój, a nie zastępować przemyślaną strategię biznesową.
Nie mniej istotnym obszarem jest rozliczenie projektu, które wielu przedsiębiorców bagatelizuje. Tu nie ma miejsca na niedopatrzenia. Każda złotówka musi być udokumentowana, każdy wydatek – uzasadniony, a każdy raport – złożony w terminie. Niewłaściwe wydatkowanie środków, opóźnienia czy brak realizacji wskaźników mogą skutkować nie tylko zwrotem dotacji, ale i karami finansowymi.
Zdarzało mi się widzieć przypadki, w których drobne błędy – takie jak brak jednego podpisu, niepoprawna faktura lub spóźnienie w przekazaniu raportu – prowadziły do ogromnych problemów. Instytucje rozliczające są bardzo skrupulatne i mają do tego pełne prawo. Dlatego zawsze powtarzam swoim klientom: najlepszym ubezpieczeniem przed stratami jest porządek w dokumentach i dyscyplina w działaniu.
Jak zatem zminimalizować ryzyko błędów i zwiększyć swoje szanse na sukces?
Przede wszystkim należy dobrze przygotować się do projektu już na etapie planowania. Realistyczny budżet, spójna strategia i dokładna analiza kosztów to podstawa. Należy też pamiętać, że dokumentacja powinna być prowadzona skrupulatnie od pierwszego dnia realizacji. Każdy wydatek musi mieć pokrycie w fakturach, umowach i protokołach. Warto też regularnie monitorować postępy prac – dzięki temu ewentualne problemy można wychwycić i rozwiązać na bieżąco, zanim przerodzą się w poważne komplikacje.
Dużą rolę w tym procesie odgrywają doradcy. Profesjonalny doradca nie tylko przygotuje dobry wniosek o dofinansowanie, ale też pomoże w prawidłowym prowadzeniu projektu, w kontaktach z instytucjami oraz w jego końcowym rozliczeniu. Współpraca z ekspertami może więc znacznie zwiększyć bezpieczeństwo przedsięwzięcia.
Trzeba jednak zachować ostrożność przy wyborze partnera. Na rynku działa wiele firm doradczych, ale nie każda oferuje kompleksową i rzetelną obsługę. Niska cena usług często idzie w parze z brakiem doświadczenia i ograniczonym zakresem wsparcia. Warto więc zweryfikować referencje, zakres oferty i doświadczenie zespołu. Doradca może być ogromnym wsparciem, ale odpowiedzialność za projekt zawsze spoczywa na beneficjencie – czyli na samej firmie.
Dotacje unijne to narzędzie, które może realnie przyspieszyć rozwój przedsiębiorstwa – pod warunkiem, że jest używane mądrze. Dobrze zaplanowany i prawidłowo rozliczony projekt przynosi wymierne korzyści: nowe technologie, miejsca pracy, wzrost konkurencyjności. Jednak źle przemyślana inwestycja może skończyć się utratą płynności finansowej, koniecznością zwrotu środków, a nawet zablokowaniem możliwości ubiegania się o kolejne fundusze.
Dlatego, gdy słyszę, że „warto brać, bo są pieniądze”, odpowiadam: warto brać, jeśli wiesz po co. Fundusze unijne są jak narzędzie – skuteczne tylko w rękach tych, którzy potrafią się nim posługiwać. Nie chodzi o to, by gonić za dotacjami, ale by konsekwentnie realizować własną strategię rozwoju. Bo w końcu nie dotacja buduje firmę – tylko mądrze wykorzystana szansa.
Rafał Wiśniewski to doświadczony ekspert i właściciel firmy Roseti Polska Sp.z o.o., specjalizującej się w pozyskiwaniu oraz rozliczaniu funduszy unijnych. Od lat pomaga przedsiębiorcom skutecznie zarządzać projektami dofinansowanymi ze środków europejskich, minimalizując ryzyko związane z formalnościami i wymogami biurokratycznymi.
