Biura (niedalekiej) przyszłości. Jak koronawirus faktycznie zmieni funkcjonowanie biznesu?

Praca zdalna, choć zdobywała coraz większą popularność wśród pracowników, nadal dość niechętnie postrzegana była przez polskich pracodawców. Wielu z nich traktowało ten rodzaj świadczenia obowiązków jako przywilej, a nie zwyczajną alternatywę. Sytuacja związana z pandemią COVID-19 zmieniła jednak ów przywilej w konieczność, a praca zdalna stała się nową rzeczywistością, która na zawsze zmieni sposób pracy wielu biur. 

Aktualnie każdy, kogo obecność w biurze nie jest niezbędna, świadczy stosunek pracy zdalnie. Konieczność zaadaptowania nowych warunków z pewnością zaskoczyła, ale stworzyła również zupełnie nowe podejście do pracy, nierzadko bardziej skuteczne i co ważne – w pełni funkcjonalne. Hubert Stablewski, sportowiec, ekspert ds. planowania aktywnej pracy oraz właściciel firmy HSR.life, specjalizującej się w organizacji innowacyjnego biura uważa, że wiele czynników wskazuje na to, że obecna sytuacja przyczyni się do zredefiniowania i utrwalenia nowego sposobu pracy, a pracownicy wielu firm nie wrócą już do biur w takim jak dotychczas wymiarze. Home office stanie się skutecznym uzupełnieniem dotychczasowej pracy biurowej.

Powrót do biur w etapach

Choć nie da się przewidzieć, co może się wydarzyć dalej, firmy muszą się przygotować już teraz.

Stworzenie bezpiecznych stanowisk pracy to nowy priorytet. Pracownicy nie wrócą do biur, które nie zagwarantują im bezpieczeństwa, a obecne rozwiązania w przestrzeniach typu open space, gdzie zagęszczenie stanowisk jest duże, takie rozwiązanie wyklucza. Firmy zdają sobie sprawę, że powrót do poprzedniej rzeczywistości jest niemożliwy, gdyż narażą pracowników na ewentualne niebezpieczeństwo, które może również spowodować ponowne zamknięcie biur, jak i znacząco przyczynić się do upadku marki pracodawcy. Dlatego zmiany są koniecznością – tłumaczy Hubert Stablewski.

Zdaniem eksperta firmy wdrożą tego typu modyfikacje etapami, podobnie, jak czynią to państwa, odmrażając gospodarkę. Tego typu zmiany pomogą nie tylko ulepszyć sposób pracy, ale także przygotować się na ewentualne kolejne kryzysy, jak ten związany epidemią koronawirusa.

Upowszechnienie pracy zdalnej 

Pracownicy z dnia na dzień musieli dostosować swoje przestrzenie mieszkalne do warunków biurowych. Takie biuro często składało się ze stołu w jadalni oraz kuchennego krzesła. Tego typu meble nie są przystosowane jednak do wielogodzinnej pracy, stąd pracodawcy powinni zapewnić pracującym zdalnie ergonomiczne meble, oświetlenie i narzędzia pracy, które pomogą im uniknąć uszczerbku na zdrowiu spowodowanego np. złą postawą ciała. Obecnie na rynku jest wiele krzeseł i stołków, które promują tzw. aktywne siedzenie. Hubert Stablewski zaznacza, że osoby pracujące w domu narażone są na jeszcze mniejszą dawkę ruchu, a w sytuacji, gdy obiekty sportowe pozostają nadal zamknięte, korzystnym benefitem będzie wyposażenie biur zdalnych w aktywne meble.

Gdy się ruszamy, ciało mobilizuje stawy, umożliwiając organizmowi regularne odżywianie, nawodnienie, a co za tym idzie, ich prawidłowe funkcjonowanie i redukcję dolegliwości bólowych. Długie siedzenie przy biurku na zwykłym lub nawet ergonomicznym krześle, sprawia, że wyłączona jest praca mięśni, które mają za zadanie utrzymywać prawidłową postawę ciała. Dlatego tak popularnym trendem na świecie staje się siedzenie np. na aktywnych stołkach Swopper, w ekskluzywnym fotelu 3Dee lub bardziej klasycznych niemniej nadal aktywnych RH New Logic, Accis Pro czy też Capisco – mówi Stablewski. Jest to też moment na zmianę w systemie pracy, który dotychczas dla wielu był jedynie siedzący. Wiele zagranicznych biur stawia na biurka z regulowaną wysokością, przy których można stać lub siedzieć a także specjalne maty, które imitują podłoże leśne, dzięki czemu poprzez stopy stymulowana jest praca całego organizmu.

Powrót do zreorganizowanego biura

Zdaniem Stablewskiego, ten etap również powinien rozpocząć się już teraz. Oprócz zdefiniowania na nowo zdalnej formy pracy, firmy powinny również rozważyć specjalistyczne planowanie i modernizowanie swoich siedzib, w oparciu o globalne wytyczne zdrowotne.

– Bazując na lekcjach, jakie należało w ekspresowym tempie odrobić z powodu pandemii COVID-19, pracownikom, których obecność w biurach jest konieczna, należy zapewnić na nowo skonfigurowane stanowiska pracy, które wymagać będą nie tylko nowych sposobów aranżacji przestrzeni, ale również długoterminowych rozwiązań zwiększających bezpieczeństwo – od samego stanowiska, po funkcjonowanie w przestrzeni wspólnej. Nowe biura muszą także uwzględniać dbałość o samopoczucie pracowników – fizyczne, poznawcze i emocjonalne, które są nieodłącznie związane z ich bezpieczeństwem – tłumaczy ekspert.

Stablewski podkreśla, że kluczowymi zasadami kolejnych etapów będzie skupienie się na zagęszczeniu stanowisk pracy, geometrii rozmieszczenia mebli, a także użyciu ekranów, paneli lub innych barier, które oddzielą od siebie pracowników. Według zaleceń powinni oni siedzieć w odległości co najmniej dwóch metrów od siebie. Ekspert dodaje, że dobrze sprawdzi się również styl szachownicy. Meble powinny być również łatwe w przenoszeniu i zmianie konfiguracji przestrzeni, która z czasem będzie mogła zostać zagęszczona, gdy pandemia nie będzie już stanowiła zagrożenia.

Naukowe rozwiązania będą musiały zostać zintegrowane z narzędziami technologicznymi do tworzenia środowiska, które są bezpieczne dla ludzi do wygodnej interakcji.

Nowy system spotkań

Pandemia koronawirusa sprawiła, że ekspresowo musieliśmy nauczyć się również komunikacji w większych grupach. Popularność zyskały różnego rodzaju platformy konferencyjne, jednak ta metoda nie zawsze się sprawdza, dlatego klasyczne spotkania w salach konferencyjnych nie odejdą do lamusa. Zmieni się jednak ich formuła. Stablewski zwraca uwagę, iż wiele firm swoje siedziby utrzymywać będzie głównie dla miejsc do spotkań biznesowych.

Nowoczesne sale konferencyjne powinny pozwalać na prostą zmianę konfiguracji, aby uczestnicy spotkań mogli siedzieć w bezpiecznej odległości. Niewykluczone, że konieczna będzie również inwestycja np. w sprzęt, który będzie reagował na polecenia głosowe lub gesty, co wykluczy konieczność dotykania przedmiotów lub ekranów. Z pewnością nowym standardem będzie również stały dostęp do środków dezynfekujących, które w dodatku nie będą miały negatywnego wpływu na urządzenia lub meble z racji na częste ich stosowanie – wyjaśnia Stablewski.

Według badania przeprowadzonego w kwietniu br. przez Nationale-Nederlanden, pomimo przeszkód w dopasowaniu się nowej rzeczywistości, ponad 40 proc. badanych uważa, że praca zdalna spełnia oczekiwania, a co czwarty respondent przyznaje, że tego typu warunki są nawet komfortowe. Jedynie co dziesiąty badany jest zdania, że home office to uciążliwa forma wykonywania dotychczasowych zadań i stara się ją ograniczyć, stąd wiemy, że to jeszcze nie koniec pracy w biurze.